Facturation Admin-Consult : déroulement du processus de facturation

Déroulement du processus de facturation

Cet article explique le processus de facturation standard d'Admin-IS et d'Admin-Consult. Dans cet article, il est supposé que vous avez tous les droits de facturation et que vous pouvez passer par toutes les étapes. Il est également supposé que tous les paramétrages nécessaires ont déjà été effectués.

Vous pouvez démarrer le module de facturation via Home -> Facturation.

Après avoir ouvert le module, vous verrez que vous pouvez choisir en bas de l'écran parmi les différentes étapes du processus de facturation.

Le processus de facturation est divisé en plusieurs étapes :

• Admin-Consult : Créer factures proposées, Facture project, Facture client, Facture numérotée
• Admin-IS : Factures proposées, Factures ouvertes, Factures clients, Factures numérotées

 

En plus de ces étapes fixes, vous pouvez également trouver un certain nombre d'autres options. Celles-ci sont distinctes du processus de facturation standard en soi, mais elles ont un rapport avec celui-ci. Ces options supplémentaires sont :

• Chercher factures : Vous pouvez rechercher ici des factures qui ne sont pas encore numérotées. Plus info.
• Créer facture libre/note de crédit : La première étape de la création d'une facture libre (non liée à une enregistrement) ou d'une note de crédit.
• Créer facture interne (seulement disponible pour Admin-Consult) : Si vous avez plusieurs sociétés, vous pouvez utiliser cette option pour facturer les diverses sociétés en interne.
• Exporter : Si vous recevez des fichiers CODA de votre banque, vous pouvez lier les paiements à vos factures numérotées ici.
• Import CODA : si vous recevez des fichiers CODA de votre banque, vous pouvez ici lier des paiements à vos factures numérotées.
• Modèles factures libre : Ici vous pouvez modifier/gérer les modèles de factures déjà créés.
  
  

Étape 1 : Factures proposées

Factures basées sur la planification

Le mode de facturation standard repose sur une planification. Ici, le programme passe aux propositions de facture suivantes en fonction des paramètres de facturation des relation fichiers/projets. Le réglage de base de cet écran est le suivant :

Par défaut, les dates correspondent à aujourd'hui. Vous pouvez bien sûr les changer. Cliquez sur 'Rafraîchir' pour demander à nouveau les propositions de facture si vous avez modifié quelque chose dans ces paramètres. Ces 3 données sont indépendantes les unes des autres et ont chacune leur propre fonction et/ou signification.

• Facture planifiée avant le : cette date considère le planning de facturation des différents projets/rélations. Y a-t-il des plannings qui génèrent une proposition de facturation jusqu'à cette date? Si c'est le cas, ces propositions seront affichées dans la liste.
• Lié prestations, frais et produits avant le : quelle est la date de facture actuellement accordée à la proposition de facture qui doit être traitée? Cette date est utilisée ensuite pour déterminer l'échéance de la facture.
• Date de facture : quelles sont les prestations actuellement considérées par les propositions de facture sélectionnées? Cette date sera utilisée aussi pour calculer l'indication de temps variable dans le texte standard.

Si vous utilisez des périodes, vous pouvez également utiliser la dernière option 'Périodes de facturation'.

Vous obtiendrez un écran supplémentaire avec la possibilité de sélectionner les périodes désirées.

 

La facture n'apparaît pas dans les propositions de facture ?

Si vous attendez une proposition de facture ici et que vous ne pouvez pas la voir, veuillez vérifier :

• si la propre société pour laquelle vous appelez les propositions de facture est bien la propre société du projet pour lequel vous attendez la proposition
• si le Groupe de facturation pour lequel vous appelez les propositions de factures est bien le groupe de facturation du projet pour lequel vous attendez la proposition
• si un planning de facturation est lié au projet/rélations
• si la facture peut être établie déjà selon le planning de facturation indiqué dans le projet

 

 

Détail facture

Si vous souhaitez vérifier le contenu détaillé de la proposition de facture, vous pouvez sélectionner la proposition et cliquer sur'Imprimer > Afficher les détails' dans la navigation pour voir quels enregistrements sont liés à cette facture.

Toutefois, il s'agit d'une liste dans laquelle vous ne pouvez pas encore apporter de modifications. Vous avez également la possibilité de vérifier les remarques de facturation.

 

Ces notes de facturation peuvent être lues en double-cliquant sur la proposition. Vous pouvez facilement trouver les clients avec un commentaire de facturation dans la liste. Il y a un point d'exclamation dans la colonne Remarque de facturation pour les factures où un commentaire est rempli.

 

Pour traiter une proposition de facture, vous devez sélectionner la facture et la sauvegarder (via l'icône, le point de menu ou CRTL+S) vers les factures ouvertes. Il est bien sûr possible de sélectionner plusieurs factures en même temps.

Important :

Sauvegardez chaque proposition de facture dans les factures ouvertes, y compris les factures 'vides' ou les factures avec de petits montants !

 

Le fait de conserver les propositions permettra d'aller plus loin dans la planification du dossier. Un contrôle supplémentaire est également effectué au moment du sauvegarde. Les propositions de factures vides sont automatiquement reportées et ne seront pas trouvées dans les factures ouvertes. 0-factures qui ne sont pas vides (et peuvent donc être '0' incorrectement) seront trouvées dans les factures ouvertes. Celles-ci doivent être vérifiées plus en profondeur. Le traitement des "petites" factures (par exemple, le reportage à la facture suivante) se poursuivra également pour les factures en cours.

 

Conseil :

Dans l'aperçu de ces factures proposées, les noms des relations/projets sont considérés comme des liens. Si vous voulez vérifier les paramètres d'un projet/rélations, il suffit de cliquer sur ce lien pour ouvrir le fichier de cette relation/projet. Vous pouvez (dé)activer cette fonctionnalité via l'écran Home -> Configuration -> Ma configuration -> Ecrans.

 

 

Forcer les factures 'comme EN REGIE' (facturation irrégulière)

Vous pouvez établir à tout moment une facture en régie pour prestations, même s'il est paramétré que le projet doit être facturé d'une autre manière (acompte/décompte, forfait). Cochez la case 'comme EN REGIE' et rafraîchissez la liste des propositions de facturation.

La liste affiche tous les projets et calcule le prix pour tous les enregistrements ouverts, comme si ceux-ci sont à facturer en régie. Cochez la case 'Seulement projets (montant <> 0)' pour voir les dossiers dont le montant à facture est différent de 0. Il est aussi obligatoire de sélectionner et de sauvegarder ici une ou plusieurs lignes pour pouvoir les traiter ensuite comme facture en régie dans les 'Factures du projet'.

Important :

 

Cette option n'est à utiliser que pour une facturation irrégulière et pour des dossiers sans planning de facturation. S'il y a un planning de facturation pour le projet, celui-ci est entièrement ignoré. Le planning ne sera donc pas avancé et les montants fixes, les textes standards ... réglés dans le planning ne seront pas pris en compte!

Conseil :

Créez un groupe de facturation spécifique - "Sans planning" - pour ces projets. De cette façon, vous pouvez facilement filtrer les projets appropriés et vous ne risquez pas de facturer accidentellement un projet planifié comme non planifié.

 

Étape 2 : Factures du projet (Admin-Consult)/ Factures ouvertes (Admin-IS)

Dans cette étape, vous pouvez modifier tout le contenu des factures. Double cliquez sur une facture pour accéder aux détails.
Cet écran est constitué de différents onglets.

En-tête facture

Ce sont les données générales de la facture. Dans cet onglet, vous pouvez adapter les données suivantes:

• Date facture : la date de la facture.
• Date d'échéance : la date d'échéance de la facture.
• Société de facturation : la propre société qui facture (faites attention à la rentabilité si vous modifiez ces données ici).
• N° d'offre : le numéro de loffre des prix.
• Langue : la langue dans laquelle la facture doit être établie (attention: ceci ne vaut que pour la disposition standard; à ce moment, les lignes de facture ne sont plus traduites automatiquement).
• Coûts administratifs : le % appliqué + si des frais administratifs sont effectivement facturés.
• Cette facture est un acompte : surtout pour les factures libres. Le programme considérera la facture comme acompte et fera le réglage sur la facture suivante. Lorsquil y a des enregistrements liés, ceux-ci sont déliés et attachés à la facture suivante.
• Exercice : lexercice de cette facture.
• Texte libre : le texte libre de la facture.
• Annexe externe : par ex. un rapport que vous avez reçu. Si vous utilisez cette option, vous ne pouvez pas ajouter dautres annexes.
• Adresse fact. : ladresse à laquelle la facture doit être envoyée (si lenvoi se fait par la poste).
• Facture avec annexe : si oui, vous pouvez aussi indiquer le type dannexe que vous voulez.
• Domiciliation : le client travaille-t-il avec des domiciliations? Le résultat (si réglé au niveau du lay-out) est une autre indication/un autre texte sur la facture.
• Facture avec TVA/texte/cocontractant : la TVA doit-elle être facturée et si non, quel est le texte à mentionner sur la facture ?

 

 

Attention !

Les modifications des champs suivants sont également effectuées dans le fichier de la relation/projet et sont donc applicables à cette facture et à toutes les factures futures : domiciliation, pièce jointe souhaitée, facture avec TVA. Si vous souhaitez effectuer ici des corrections qui ne s'appliquent qu'à cette facture, vous devez effectuer ces corrections à l'étape suivante (factures clients/ facture à numéroté)

 

Corps facture

Ces sont les données mentionnées sur la facture même (en tenant compte des réglages du lay-out). Ces lignes sont établies sur base des paramètres du lay-out du projet et sur base de toutes les données qui sont prévues dans l'annexe ou dans cette facture. Le contenu de cet écran est donc "calculé". Vous pouvez adapter ici les différents champs, mais n'oubliez pas que ces modifications seront écrasées par les adaptations faites dans l'annexe. Nous vous recommandons donc de modifier l'annexe avant d'apporter des changements au 'Corps facture'. Il est également possible de supprimer ou d'ajouter des lignes à cet endroit.

 

 

Faites attention aux montants !

 

Si vous modifiez les montants dans le 'Corps facture', ces adaptations ne sont pas effectuées dans l'annexe de la facture. Il y aura donc toujours une différence entre les deux. Pour cette raison, il est à déconseiller fortement de modifier les montants dans le texte principal ! Faites ceci dans les détails de la facture (voir plus loin): dans ce cas, les modifications sont aussi effectuées dans le texte principal de la facture.

Détails facture

Ce sont les données des différents enregistrements, en combinaison avec les lignes sur les montants fixes, les acomptes, ... Si vous ajoutez une annexe à la facture, ces données sont reprises dans cette annexe (selon votre lay-out). Modifiez le contenu de votre facture en effectuant des modifications sur cet écran. Ceci est possible dans les lignes même, mais aussi via l'écran détail 'Ligne détaillé facture'. Si vous sélectionnez une ou plusieurs lignes, vous pouvez également utiliser les fonctionnalités supplémentaires du menu principal. Dans ce menu, vous disposez des options suivantes :

 

 

 

• Ajouter : Pour ajouter une ligne supplémentaire aux détails. Ceci peut être une prestation, un coût (im)matériel ou un montant fixe. Attention : Il s'agit d'une ligne de facturation qui n'est donc pas ajoutée aux enregistrements.
• Ajourner ligne : La ligne ne sera pas facturée maintenant, mais elle sera ajoutée à la proposition de facture suivante pour ce fichier.
• Facturer la ligne : La ligne sélectionnée devient une ligne facturable
• Ne pas facturer la ligne : La ligne sélectionnée devient une ligne non facturable et ne sera donc jamais facturée.
• Modifier la prestation : La prestation est remplacée par une autre prestation que vous sélectionnez dans la liste des prestations.
• Modifier tarif : Permet d'ajuster le montant de la ligne sélectionnée. Le montant entré dans la fenêtre contextuelle sera ajouté à la ligne de détail sélectionnée.
• Déplacer ligne : L'enregistrement est transféré dans un autre fichier.
• Facture libre : Récupère l'enregistrement de cette facture et le transforme en une facture séparée.

Si vous effectuez l'une de ces modifications, la ligne en question recevra une couleur spécifique. Vous verrez également que l'action pour l'option 2 n'est pas mise en œuvre immédiatement. Cette action ne sera exécutée que lorsque vous continuerez à traiter la facture. Si vous avez sélectionné une ligne incorrecte ici, vous pouvez toujours annuler cette opération.

Si vous décochez une case dans la colonne 'Facture', la même chose se passe comme avec l'option 'Ne pas facturer la ligne' : la ligne ne sera jamais facturée.
C'est également le cas pour la colonne 'Exempté' : ceci a la même fonction que l'option 2 'Ajourner ligne' dans la navigation. En fait, vous pouvez aussi apporter cette modification dans l'écran détail. Comme information supplémentaire dans cet écran, vous pouvez voir dans la colonne "Montant" le montant qui sera facturé et le montant qui pourrait être facturé si tout était compté en régie.

Si toutes les lignes sont correctes, cliquez sur 'Sauver' en haut de l'écran. Le programme vous demande si vous souhaitez effectuer les modifications sur la facture elle-même, cliquez sur "Oui". Le texte principal de la facture sera alors reconstruit à partir des lignes modifiées. Les paramètres (de mise en page) du fichier projet seront également réexaminés. Tous les ajustements que vous avez effectués entre-temps (par ex. d'autres regroupements de prestations) seront immédiatement pris en compte !

 

Sur le détail de la facture vous voyez un total des lignes sélectionnées.

Historique facture

Pour ce fichier, voici un aperçu des factures précédentes.

Aperçu avant impression

Un aperçu avant impression de votre facture. Il n'y a pas de numéro de facture car la facture n'est pas encore numérotée. Les détails de l'adresse peuvent également manquer, car les détails du client n'ont pas encore été ajoutés à cette facture ouverte.

Aperçu annexe

Un aperçu avant impression des annexes selon votre mise en page. Les mêmes remarques que pour le point précédent s'appliquent.

Suite du traitement

Fermez tous les écrans de détail, de sorte que seulement la liste des 'Factures du projet' soit affichée. Sélectionnez toutes les factures qui peuvent être transférées à l'étape suivante et cliquez sur 'Sauver'. De cette manière, il faut aussi sauvegarder les factures d'un montant total (contrôlé et considéré comme correct) de €0. Les factures ordinaires se trouvent au stade 'Factures client'. Les factures à 0 peuvent être retrouvées directement dans les factures numérotées lorsque vous y avez coché la case "Montrer aussi les factures internes, supprimées et zéro". Celles-ci n'ont pas besoin d'un traitement poursuivi.

Le cas peut se présenter où vous ne voulez pas (encore) continuer le traitement d'une facture. Sélectionnez cette facture dans la liste des factures ouvertes et cliquez sur "Effacer". Différentes options vous seront proposées; les deux premières partent du principe d'une facturation ultérieure et les deux dernières partent de l'idée d'une non-facturation de ces enregistrements au client.

• Replacer à l'endroit des propositions de facture : à choisir si vous voulez recréer la facture. La facture est alors replacée dans la catégorie des propositions de facture, le planning est reculé d'une étape et les modifications effectuées dans la facture ouverte sont annulées. Attention : Si vous sélectionnez une facture irrégulière, celle-ci sera complètement supprimée ! Les enregistrements associés subsistent et seront libérés à nouveau. Ainsi, ils peuvent être adaptés et refacturés.
• Remettre à la période suivante : toute la facture et toutes les lignes/tous les enregistrements sous-jacent(e)s sont remis à la période de facturation suivante. Le planning n'est pas non plus reculé. Faites attention aux factures de forfait et d'acompte : celles-ci ne sont pas comptées en plus sur la facture suivante. Dans le cas d'un forfait, seules les prestations hors forfait seront ajoutées à la proposition de facture suivante. Dans le cas d'une facturation d'acompte, le client paiera moins d'acomptes, mais le dernier règlement sera plus élevé.
• Indiquer la facture comme supprimée : la facture est alors "effacée". Les lignes de cette facture ne seront jamais mises en compte. Ces factures sont à retrouver ultérieurement dans la liste "Factures numérotées" si vous avez coché à cet endroit la case "Montrer aussi les factures internes, supprimées et zéro".
• Indiquer la facture comme interne : pour créer une facture interne. Les lignes sont considérées comme facturées. Ces factures sont à retrouver ultérieurement dans la liste des "Factures numérotées" si vous avez coché à cet endroit la case "Montrer aussi les factures internes, supprimées et zéro".

Les enregistrements qui ont été entrés après la sauvegarde de la proposition de facture dans les factures de projet peuvent encore être ajoutés à cette facture. Cliquez sur "Ajouter enregistrement" dans la navigation. La date à entrer est la nouvelle date "Prestations jusqu'à..." qui sera utilisée pour cette facture.

Factures client (Admin-Consult)/ a numéroté (Admin-IS)

Dans Admin, chaque société a sa propre numérotation des factures et des notes de crédit. C'est pourquoi cet aperçu présente les factures par entreprise.

Par défaut, Admin calculera et proposera toujours le prochain numéro de facture au cours de l'exercice. Vous pouvez forcer le numéro de facture des factures suivantes en modifiant le champ 'Prochain n° facture'. Cela vaut également pour les notes de crédit. Les numéros de facture et de note de crédit ont un format spécifique.

 

Important :

Format n° facture et Format n° note de crédit, seuls des zéros peuvent être entrés dans ces champs. Le nombre de zéros indique le nombre de caractères qui peuvent être utilisés pour la numérotation de la facturation. Par exemple, si votre numéro de facture contient 5 chiffres, alors 5 chiffres seront affichés dans ce champ.

Double cliquez sur une ligne pour pouvoir consulter les détails de la facture.

En-tête de la facture

Comme pour les factures ouvertes, vous avez ici la possibilité d'adapter les données de la propre entreprise et du client. La différence consiste dans le fait que les données que vous adaptez ici ne valent que pour cette facture. Il n'y a donc plus de rapport avec le dossier de la relation.

Texte principal de la facture

Comme pour les factures ouvertes, vous pouvez encore changer le texte à cet endroit. Les montants ne sont plus adaptables.

Détail de la facture

Comme pour les factures ouvertes, vous pouvez encore apporter ici des modifications au texte. Les montants ne sont plus adaptables. Si vous voulez changer d'autres choses que les textes, vous devez replacer la facture dans la catégorie de factures ouvertes. Fermez alors les onglets de détail, jusqu'à ce que vous vous retrouviez dans la liste "Factures à numéroter". Sélectionnez la facture que vous voulez modifier et cliquez sur "Effacer" dans la colonne gauche. La facture réapparaît dans liste des "Factures ouvertes" où vous pouvez la modifier.

Suite du processus

Pour pouvoir transférer les factures à l'étape suivante, vous devez fermer tous les onglets de détail jusqu'à ce que vous vous trouviez dans l'aperçu 'Factures client'. Là, vous pouvez numéroter les factures en les sauvegardant. Si vous avez plusieurs factures à numéroter pour un même client, vous pouvez les regrouper. Sélectionnez les factures que vous voulez grouper et cliquez sur 'Fusionner' dans le bandeau supérieur. Vous pouvez uniquement fusionner des factures qui sont établies pour un même client.

Conseil : sélectionnez toutes les factures et cliquez sur 'Fusionner'. Le programme recherchera lui-même les clients correspondants et demandera pour chaque correspondance si les factures sont à grouper. Ainsi, vous ne devez pas les rechercher vous-même dans la liste.

Vous pouvez fixer l' ordre comment Admin-IS ou Admin-Consult doit fusionner des factures. Poussez sur le bouton [Trier], puis vous pouvez choisir quel ordre on doit utiliser.

Factures numérotées

Les réglages en haut de l'écran ('Société', 'Du' et 'Au') sont mémorisés. La prochaine fois que vous ouvrez cet écran, vous voyez les mêmes données que celles affichées au moment où vous avez fermé cet écran. La raison la plus courante pour laquelle on ne peut pas trouver une facture, est la sélection incorrecte de la 'Société' ou l'encodage erroné de l'intervalle de dates.

La première colonne indique si une facture a été exportée vers votre logiciel comptable (rouge) ou non (vert). La deuxième colonne indique si le client veut une facture papier (icône imprimante) ou une facture par e-mail (icône enveloppe). La troisième colonne indique le type de pièce jointe :

 

• une feuille blanche signifie "pas d'annexe" .
• l'icône pdf signifie "pièce jointe créée par Admin-Consult".
• le mot icône signifie "pièce jointe est un document externe".

 

 

Attention : Il est possible de changer l'ordre des colonnes ou de les rendre invisibles. Seul l'Administrateur a accès à ces changement.

 

Sélectionnez les factures à imprimer et appuyez sur 'Imprimer' dans la navigation. Selon les paramètres que vous voyez en haut à droite de cet écran, ce qui suit se produira :

• Fact. sélectionnées : toutes les factures sont envoyées simultanément à l'imprimante. N'utilisez pas cette option pour une impression recto verso!
• Facture par facture : les factures sont envoyées une par une à l'imprimante. À choisir pour une impression recto verso ou si votre imprimante ne peut pas traiter des tâches trop nombreuses.
• PDF : le fichier PDF existant est appelé pour être imprimé.

Sélectionnez les factures qui sont à envoyer par e-mail et cliquez sur 'Action' > 'Envoyer factures digitales' dans la navigation. Le moteur SCE est alors démarré. Vous pouvez toujours appeler les détails de la facture en double cliquant sur la ligne de facture. En plus, vous pouvez indiquer dans cette liste si une facture est payée. Sélectionnez la facture et cliquez sur 'Action' > 'Ajouter paiement'. Le montant payé est alors inscrit dans la colonne 'Payé TVA inclus'.

Export

Plus d'informations sur l'exportation des factures peuvent être trouvées ici.