Facturatieproces: opmaken van een vrije factuur

Vrije factuur aanmaken

Het kan voorkomen dat u, los van een bestaande planning, een factuur wilt maken zonder dat er tijdsregistraties of registraties van kosten gedaan zijn. Dit type factuur heet 'Vrije factuur'. Het opmaken van een vrije factuur kan via het menu 'Facturatie - Vrije factuur/kredietnota'.

Tevens is het mogelijk om voor meerdere klanten tegelijkertijd een vrije factuur op te maken. Deze optie vindt u terug onder het menu 'Batch -> Koppel registraties - dossiers of Koppel registraties - projecten'

Vrije factuur maken

Voor 1 klant

• Open het menu voor de opmaak van de factuur (zie inleiding).
• Vul de factuurdatum in, kies uw eigen bedrijf en selecteer het project (Admin-Consult)/Klant (Admin-IS).
• Duid de optie 'Factuur/kredietnota' aan.
• Klik in het menu op 'Maak factuur'.

Er zal nu een lege factuur aangemaakt en geopend worden in de projectfacturen. Daar kan u de verdere verwerking van deze factuur verzorgen.

Voor meerdere klanten

• Open het menu voor de opmaak van meerdere facturen (zie inleiding).
• Selecteer in dit scherm de projecten waarvoor u een vrije factuur wenst op te maken door het plaatsen van de nodige vinkjes. U kan hier tevens gebruik maken van een vooraf gedefinieerde lijst of filter. (Hoe u kunt filteren vindt u terug in volgend artikel: Zoeken, filteren en sorteren)
• Klik op de knop 'Vrije factuur maken' in de navigatie bovenaan de lijst.
• Vul in het bijkomende scherm de gewenste factuurdatum in.
• Geef aan op basis van welk sjabloon u deze vrije factuur wenst op te maken (zie verder).
• Klik op opslaan.

Van zodra er een bevestiging komt, heeft het pakket de diverse vrije facturen aangemaakt in de projectfacturen. Daar kan u de verdere verwerking van deze facturen verzorgen.

Opmaak van de sjabloon

Indien u een vrije factuur wenst op te maken voor meerdere klanten tegelijkertijd, dan dient u gebruik te maken van een sjabloon. Deze sjabloon dient u eerst aan te maken via de facturatiemodule. Deze module kan u openen via het menu 'Facturatie'.

Van zodra u deze module geopend heeft, dient u een vrije factuur op te maken (zie boven) en deze te selecteren in het overzicht van de projectfacturen.

In de navigatie kan u vervolgens klikken op 'Maak factuursjabloon'. De sjabloon is direct klaar voor gebruik.

Indien u reeds beschikt over een aantal sjablonen, dan kan u deze verder beheren via de optie 'Sjablonen vrije facturen' in het onderste menu. Opgelet, dit item kan verborgen zitten achter de '...'-knop.

Verdere verwerking

In het menu van de projectfacturen kan u dubbelklikken op de lijn van deze vrije factuur. In het detail van de factuur (tabblad factuurhoofding) kan u in de linkernavigatie klikken op 'Nieuw' om een factuurlijn toe te voegen. Klik er zo vaak op als u lijnen nodig heeft. De inhoud van de factuurlijnen kunt u verder aanpassen. Als u alle nodige lijnen heeft ingevuld, klikt u in de linkerkolom op bewaren. De factuur wordt verder behandeld als een gewone factuur.

Vrije voorschotfactuur

Via de vrije facturatie is het tevens mogelijk een vrij voorschot op te maken voor een bepaald project. Dit voorschot zal dan later mee afgerekend worden op de afrekeningsfactuur. Maak hiervoor een vrije factuur op met de nodige gegevens en facturatielijnen. Vink vervolgens in het detail van de factuur (tabblad factuurhoofding) de optie 'Factuur is een voorschot' aan. Daarna kan u de factuur verder verwerken zoals een gewone factuur.

Opmerkingen

• Als u een vrije factuur wist, zijn alle lijnen die u eraan heeft toegevoegd ook echt gewist. Er zijn immers geen registraties aan gekoppeld.
• Zorg er voor dat u geen negatief totaalbedrag heeft. Indien dit het geval is, maakt u immers een vrije kredietnota aan.
• Een vrije factuur of voorschotfactuur is een factuur zonder bijlage of zonder gekoppelde gegevens. De gegevens dient u te vermelden in de factuurhoofdtekst, niet in de factuurdetails.
• Openstaande registraties worden en kunnen niet gekoppeld worden aan een vrije factuur.