Comment exporter mes factures vers mon logiciel de comptabilité ?

Exporter via Admin-Exporter

Exporter via UBL

Annuler l’exportation

FAQ

Dès que vous avez établi des factures dans Admin-IS/Admin-Consult, celles-ci sont automatiquement prêtes à être exportées vers votre logiciel de comptabilité. Grâce à ces possibilités d’exportation, vous ne devez plus transférer vos factures manuellement d’un logiciel à l’autre. Cela peut se faire via l'exportateur, spécifique à votre logiciel de comptabilité, ou via UBL.

Exporter via Admin-Exporter

Pour exporter vos factures au moyen d’Admin-Exporter (par défaut), vous devez d’abord créer le fichier général d’exportation dans Admin-IS/Admin-Consult. Pour créer ce (premier) fichier, vous devez passer par l’écran 'Exporter' du module de facturation.

Admin-IS/Admin-Consult dressera la liste de toutes les factures à exporter. Il vous suffit d’enregistrer cette liste pour créer le premier fichier d’exportation. Une fois ce fichier créé, Admin-Exporter s’ouvre automatiquement. Admin-Exporter se charge ensuite de 'traduire' ce fichier général en un fichier que vous pourrez traiter dans votre programme de comptabilité. Pour tout complément d’information sur cette opération, consultez les articles ci-dessous :

Exporter les factures vers le logiciel de comptabilité
Vers quels logiciels de comptabilité puis-je exporter mes factures ?

Exporter via UBL

Vous pouvez utiliser cette fonction si votre logiciel de comptabilité est à même d’importer les factures au format UBL (avant: e-FFF). Tout comme pour l’exportation au moyen d’Admin-Exporter, vous pouvez lancer cette exportation au départ de l’écran ‘Exporter’. Cependant, au lieu de l’option ‘Enregistrer’, vous sélectionnerez l’option ‘UBL’. Cette option tentera d’exporter les factures visibles à l’écran vers un sous-dossier placé sous le chemin d’accès choisi (‘Où enregistrer ?’).

En fonction de la société choisie, le système créera un dossier et le baptisera selon le numéro d’entreprise. Vous pourrez ainsi facilement retrouver les fichiers par entreprise. S’il n’existe pas encore de document UBL pour la facture, celui-ci sera créé dans la foulée.

Pour l’importation de ces fichiers dans votre logiciel de comptabilité, nous vous renvoyons au distributeur dudit logiciel.

Annuler l’exportation

Admin-IS/Admin-Consult vous permet d’annuler l’exportation des factures. Pour ce faire, ouvrez l'écran des factures numérotées et sélectionnez les factures de votre choix. Dans le menu, choisissez ensuite l’option ‘Action > Annuler l’exportation’

Cette action annulera l’exportation et vous permettra dès lors de créer un nouveau fichier d’exportation.
ATTENTION : cette action n’a aucun effet sur votre logiciel de comptabilité. Elle n’efface pas les factures qui y ont déjà été importées !

 

FAQ

Symptome

1. L’écran affiche un message d’erreur concernant l’emplacement du fichier
2. Certaines factures s’affichent en rouge et ne peuvent pas être exportées
3. Les documents UBL ne sont pas créés

Cause

1. L’emplacement où vous souhaitez enregistrer (temporairement) le premier fichier général n’est pas disponible
2. L’identifiant comptable n’est pas défini dans le dossier permanent du client (ou du projet)
3. Cette erreur est généralement liée aux droits d’enregistrement et/ou au chemin d’accès

Solution

1. Indiquez le bon emplacement dans le champ ‘Où enregistrer ?’. Ce champ peut contenir un emplacement du réseau, mais aussi un dossier local. Ce dossier sert exclusivement à l’enregistrement temporaire du premier fichier d’exportation.
2. Il suffit de compléter le bon identifiant comptable dans le dossier du client (ou du projet) et d’actualiser l’écran.
3. Pour créer les fichiers UBL, le système utilise le service ‘DBSERVER’. Ce service doit être actif en tant que ‘Network Service’. Demandez à votre administrateur IT de le vérifier et de l’adapter, si nécessaire.