Facturation : Créer facture libre

Créer une facture libre

 

Le cas peut se présenter où vous voulez établir - indépendamment du planning existant - une facture sans que des enregistrements de temps ou de frais ne soient encodés. C'est ce qu'on appelle une 'facture libre'. Une telle facture libre peut être établie via le menu 'Facturation' > 'Créer facture libre/note de crédit'.

Il est également possible de créer une facture libre pour plusieurs clients en même temps. Cette option se trouve dans le menu 'Batch -> lier enregistr. - dossier ou lier enregistr. - projects'.

Établir une nouvelle facture

Pour 1 client

• Ouvrez le menu 'Facturation' pour l'établissement d'une facture libre (voir l'introduction).
• Entrez la 'Date de facture', choisissez votre 'Propre société' et sélectionnez le projet (Admin-Consult) / Client (Admin-is).
• Cochez l'option 'Facture/note de crédit'.
• Cliquez sur le bouton en haut à gauche 'Créer facture/note de crédit'

Une facture vide est créée et ouverte dans les 'Factures du projet' / 'Factures ouvertes'. Vous pouvez continuer le traitement de cette facture.

Pour plusieurs clients

• Ouvrez le menu pour l'établissement de plusieurs factures (voir l'introduction).

• Sélectionnez dans cet écran les projets pour lesquels vous voulez établir une facture libre en cochant les cases correspondantes. Vous pouvez aussi utiliser une liste ou un filtre prédéfini(e).
• Cliquez sur le bouton 'Créer facture libre' dans la navigation en haut de l'écran.
• Entrez la date de facture voulue dans l'écran supplémentaire.
• Indiquez le modèle à utiliser comme base pour l'établissement de la facture libre (voir plus loin).
• Cliquez sur 'Sauvegarder'.

Si vous recevez une confirmation, vous savez que le programme a créé les différentes factures libres dans les factures projets. Ainsi, vous pouvez continuer le traitement de ces factures.

Création du modèle

Si vous désirez établir une facture libre pour plusieurs clients, vous devez d'utiliser un modèle. Ce modèle est à créer d'abord via le module de 'Facturation'. Dès que vous avez ouvert ce module, vous devez établir (voir ci-avant) une facture libre et sélectionner cette facture dans l'aperçu des factures de projet. Dans la navigation, cliquez sur 'Créer modèle facture'. Le modèle est tout de suite prêt à l'emploi.

Si vous disposez déjà de modèles, vous pouvez les gérer via l'option "Modèles factures libres" dans le menu inférieur. Attention: Cette option peut être cachée derrière le bouton "...".

Suite du traitement

Dans le menu 'Factures du projet', vous pouvez double cliquer sur la ligne de cette facture libre. Dans 'Détails facture' (onglet en-tête de facture), vous pouvez cliquer à gauche de la navigation sur 'Ajouter' pour ajouter une ligne de facture. Continuez à cliquer sur 'Ajouter' jusqu'à ce que vous ayez le nombre de lignes voulues. Le contenu des lignes de facture peut encore être adapté. Après avoir rempli toutes les lignes requises, cliquez sur 'Sauver' dans la colonne gauche. Cette facture est alors traitée comme toute autre facture ordinaire.

Facture d'acompte libre

Il est en plus possible, par la facturation libre, d'établir un acompte libre pour un projet donné. Cet acompte sera alors déduit ultérieurement de la facture finale. Créez pour ceci une facture libre avec les données et lignes de facturation requises. Cochez ensuite dans l'En-tête facture' 'Cette facture est un acompte'. Ensuite, cette facture peut être traitée comme toute autre facture ordinaire.

Remarques

• Si vous supprimez une facture libre, toutes les lignes qui ont été ajoutées sont également effacées, parce qu'il n'y a pas d'enregistrements liés.
• Veillez à ne pas avoir un montant total négatif. Si c'est le cas, vous créez alors une note de crédit libre.
• Une facture libre ou facture d'acompte libre est une facture sans annexes et sans données couplées. Les données sont à mentionner dans le texte d'en-tête de la facture, pas dans les détails de la facture.
• Des enregistrements ouverts ne sont et ne peuvent être couplés à une facture libre.