Envoyer des factures par e-mail

L'envoi de factures par e-mail peut être proposé aux clients qui ne souhaitent plus recevoir une version papier. Cette fonctionnalité est disponible dans Admin-Consult et Admin-IS et est configurée de la même manière.

Vous vous demandez si les factures électroniques sont légales ? Depuis le 1er janvier 2013, les factures papier et électroniques sont traitées sur un même pied d'égalité. Les factures créées par Admin-IS et Admin-Consult répondent aux exigences du gouvernement en matière de factures électroniques. Vous trouverez plus d'informations sur les règles relatives aux factures électroniques sur le site web du gouvernement.

Table de Contenu

Principe

Configuration

Modèle général

Modèle par entreprise

Configuration par client

Fonctionnement

Principe

L'intention est de créer un modèle Outlook dans lequel vous créerez votre texte standard (éventuellement complété par des tags SCE) pour votre client. Ensuite, vous lierez ce modèle dans Admin-IS/Admin-Consult. Lorsque vous envoyez ce modèle, il sera envoyé avec un pdf de votre facture en pièce jointe.

Cliquez ici  pour plus d'informations sur la création d'un modèle Outlook.
Cliquez ici  pour plus d'informations sur la façon de lier le modèle à notre logiciel.

Configuration

Après avoir lié le modèle au programme Admin-IS / Admin-Consult, vous devez encore sélectionner dans la configuration le modèle que vous allez utiliser pour envoyer vos factures par e-mail. Vous pouvez opter ici pour un modèle général ou un modèle par entreprise.

Modèle général

Le modèle général sera utilisé s'il n'y a pas de paramétrage au niveau de l'entreprise. Pour configurer un modèle général, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

• Naviguez vers Home -> Configuration -> Facturation

• Dans l'option "Modèle e-mail", vous pouvez retrouver et lier votre modèle.
• Sauvegardez ensuite les modifications.

Modèle par entreprise

S'il y a un autre modèle défini au niveau de l'entreprise, alors ce modèle sera utilisé par le logiciel. Pour configurer un modèle spécifique pour votre entreprise, vous pouvez suivre le suivant :

• Naviguez vers Home -> Sociétés

• Indiquez l'entreprise désirée et ouvrez le fichier en double-cliquant.
• Dans l'écran des paramètres de facturation, vous pouvez sélectionner le modèle voulu.
• Sauvegardez ensuite les modifications.

Configuration par client

Dès que vous avez lié le modèle et effectué les paramétrages nécessaires, il vous suffit d'indiquer pour quels clients vous souhaitez utiliser cette fonctionnalité.
Vous pouvez l'indiquer dans le fichier relation sous l'onglet Général -> Divers. Là vous avez l'option'facture digitale'. Si vous cochez cette option, elle sera immédiatement activée pour ce client.

Pour déterminer le destinataire de l'e-mail, les mêmes règles sont appliquées que pour une communication SCE 'normale' à envoyer.  Vous trouverez ici (Partie : qui va recevoir la communication) de plus amples informations.

Fonctionnement

Une fois que vous avez numéroté les factures, vous pouvez sélectionner les factures à envoyer par e-mail dans la liste des factures numérotées.
Vous pouvez utiliser un filtre sur la colonne'facture digitale'.
Il y a 2 colonnes nommées 'facture digitale'. Dans une colonne, vous verrez une enveloppe lorsque dans le dossier du client il est indiqué qu'il veut une facture digitale. Dans l'autre colonne, il y aura une coche dans la case s'ils veulent une facture digitale.
Si le client ne veut pas de facture digitale, une icône d'imprimante apparaît dans une colonne et aucune coche n'apparaît dans l'autre colonne.

Sélectionnez les factures pour lesquelles vous souhaitez envoyer une facture par e-mail.

 

Naviguez ensuite vers Actions -> Envoyer des factures par e-mail pour créer les différents mails.

Lorsque vous avez cliqué sur 'Factures par e-mail', la fenêtre SCE apparaîtra. Vous reconnaissez ou non cette fenêtre de l'émission de documents SCE. Si vous êtes sûr que le tout peut être envoyé, vous sélectionnez la totalité dans la liste (ctrl + A) et vous choisissez 'Envoyer'.

Conseils !

• Si c'est la première fois que vous allez utiliser cette fonction, envoyez d'abord un exemplaire à votre propre adresse e-mail.
• Vous pouvez visualiser votre sélection sur l'icône de l'enveloppe, mais il est encore plus facile d'activer la colonne "facture digitale". Lorsque celle-ci est reprise dans votre liste, vous pouvez faire un triage simple en cliquant sur l'en-tête de la colonne. De cette façon, vous obtenez rapidement une liste des factures à envoyer uniquement par e-mail, ou inversement de celles qui sont à imprimer.