Courriels et lettres automatiques (SCE)

Introduction

Sélection des relations/projets

Sélection du modèle

Traitement/impression/envoi des documents générés

Qui est le destinataire de la communication...

Troubleshooting:

Introduction

Dans l'application, vous pouvez partir de différents écrans pour établir votre communication. Ceci dépend surtout de l'information que vous voulez envoyer via les balises SCE. La question fondamentale à vous poser est la suivante: 'Le programme peut-il déterminer les données à envoyer?'. Si ce n'est pas possible, les différentes balises demeurent vides. Il va de soi que le texte standard est toujours mis en forme.

Ensuite, vous devez vous interroger sur le destinataire de la communication. Pour le type 'e-mail', vous pouvez indiquer séparément des destinataires en fonction du modèle de document et/ou du document même. Attention: ceci n'est possible que pour les communications du type e-mail.

Création de la communication

Sélection des relations/projets

Si vous voulez générer un document dont les données viennent en totalité de la liste de relations, vous pouvez créer ce document en sélectionnant un projet dans la liste des projets et en cliquant ensuite sur le bouton 'Masse'. Choisissez 'Nouvelle lettre/e-mail/Excel' dans le sous-menu. Il est également possible de sélectionner plusieurs projets à la fois afin d'élaborer un mailing complet en quelques clics.
Cette procédure est nécessaire si vous voulez envoyer des données de projet spécifiques dans la communication.

 Si vous utilisez des données du flux de tâches dans votre communication, le programme doit connaître la tâche concernée. Ouvrez les rapports de flux de tâches et sélectionnez la tâche de votre choix. Cliquez ensuite sur 'Action tâche' (1) et choisissez l'option 'Créer lettre/fax/e-mail' (2). Il est également possible de sélectionner plusieurs tâches à la fois.

Sélection du modèle

En haut de l'écran qui s'ouvre après avoir cliqué sur 'Créer lettre/fax/e-mail' ou 'SCE', vous pouvez sélectionner le type de document et la langue de communication. Vous pouvez également définir l'affichage des différents documents, p. ex. une liste de tous les documents ou une sélection de documents en fonction de leur structure. Cet affichage peut être utile s'il y a plusieurs modèles. Il en va de même pour la langue et le type.

• standard/langue: SCE recherche dans le dossier permanent du client le type de document de préférence: les clients à préférence e-mail recevront alors le document par e-mail. En plus, la langue du client est prise en compte lors de création de la communication.
• lettre/fax/e-mail: SCE s'occupe de la mise en forme respective, quelles que soient les préférences du client.
• NL/FR/EN/DE: SCE s'occupe de la mise en forme respective, quelle que soit la langue du client.

Si vous faites une sélection spécifique de type et de langue, vous ne voyez que les modèles de cette combinaison. Choisissez ensuite le modèle à utiliser et cliquez sur 'OK'.

 

Traitement/impression/envoi des documents générés

Les documents créés figurent dans la colonne de droite. La colonne de gauche comporte les actions à exécuter. Sélectionnez d'abord le document (ou les documents), puis l'action de la colonne gauche:

Outlook 

 Word

 

Montrer document Word/montrer document Outlook: le document est ouvert dans Word ou dans Outlook. Attention: les documents peuvent s'ouvrir en arrière-plan. Vous pouvez réviser et éventuellement adapter les documents affichés. Si vous apportez des modifications à un e-mail, vous devez d'abord l'enregistrer dans Outlook.

• Sauvegarder dans Admin-DMS: les documents sélectionnés sont enregistrés dans Admin-DMS. À ce moment, le paquet vous demandera aussi les autres données (catégorie, mot-clé, ...).
• Imprimer les documents sélectionnés: les différents documents Word sont imprimés.
• Envoyer les e-mails sélectionnés: dans ce cas, Outlook demandera votre autorisation pour chaque e-mail. C'est une protection propre à Outlook, qui peut être fastidieuse. Pour plus de convivialité, il est possible de donner à Outlook l'autorisation d'envoyer tous les e-mails pendant une période de quelques minutes.

Envoi de plusieurs communications par courrier électronique :

Les documents sont placés dans la boîte d'envoi d'Outlook.
Lors de l'envoi de nombreux courriers électroniques, dans certains environnements, il peut s'écouler un certain temps avant que tous les documents ne soient créés et envoyés par Outlook. Vous pouvez également choisir de faire passer les courriels par un serveur SMTP afin que tout se passe en arrière-plan et que votre Outlook ne soit pas occupé. 
Pour cela il faut activer l'intégration du e-mail: Email via SMTP

Lors de la création d'un document de masse, le type de document est par défaut l'e-mail.
Lors de l'envoi, la question « Souhaitez-vous envoyer par Batchmail » vous sera posée.
Si vous cliquez sur Oui, les courriels seront envoyés via l'intégration smtp. Notez que vous ne pourrez plus ouvrir ou modifier les courriels.
Si vous cliquez sur Non, la procédure habituelle décrite ci-dessus sera exécutée.

Qui est le destinataire de la communication...

... Dans le cas d'une lettre/d'un fax ?

Dans ce cas, les données sont recueillies par des balises SCE. Si, par exemple, vous saisissez l'adresse postale, la communication sera envoyée à cette adresse. Si nécessaire, vous pouvez ajouter la personne de contact ('à l'attention de') par balise SCE.

... Dans le cas d'un e-mail ?

Lorsqu'il s'agit d'une communication e-mail, vous pouvez indiquer par document, par groupe de documents et par client/projet le destinataire de la communication et l'adresse à laquelle cette communication doit être envoyée. Vous pouvez définir ces paramètres dans la zone 'destinataires e-mail' du dossier permanent du client et du projet. Attention: la facturation est toujours une communication client et doit être toujours paramétrée dans le dossier client !

 

 

Dès que vous avez sélectionné cet écran, vous pouvez ajouter ou gérer les destinataires au moyen des boutons respectifs. Par document ou groupe de documents, vous pouvez indiquer plusieurs contacts et vous pouvez aussi spécifier si la communication est à envoyer dans le champ À, Cc ou Cci. Les contacts peuvent être repris du dossier, mais il est aussi possible de taper manuellement des adresses e-mail, ce que vous pouvez déterminer en cochant la case adéquate.

S'il y n'a pas de destinataires spécifiques dans cet écran ou si vous avez établi une communication pour laquelle aucun destinataire spécifique n'a été défini, le paquet suivra les paramètres standard. Dans ce cas, il va d'abord examiner si le paramètre général 'Utiliser l'adresse e-mail du contact' est activé. Ce paramètre peut être vérifié et/ou adapté via l'écran de configuration générale (Menu principal > Configuration modèles de document).

Si cette option est activée, le paquet utilisera comme destinataire les données de la personne de contact. Si cette option n'est pas activée ou si aucune personne de contact n'est indiquée dans le dossier, l'adresse e-mail du dossier même sera utilisée. Dans le cas où cette dernière adresse fait également défaut, l'e-mail sera établi sans destinataire et vous devrez le saisir manuellement après la mise en forme de la communication.

 

Depuis la version 6.0.0.0 il est possible dans Admin-Consult d'utiliser un modèle Excel pour la mise en forme de vos documents.
Cette option est disponible tant dans l'envoi de masse que dans la communication de flux de tâches. Pour le reste, les modalités de mise en forme restent inchangées.

Troubleshooting:

Symptome

1/ Lors de la mise en forme du document, mon écran affiche un message indiquant que le système ne trouve pas le modèle.
2/ J'ai défini un contact dans le dossier, mais je ne peux pas le sélectionner comme destinataire.

Cause

1/ Il n'y a probablement pas de document disponible pour la combinaison langue-type que vous avez sélectionnée.
2/ Il n'y a pas d'adresse e-mail dans le dossier du contact.

Solution

1/ Modifiez la langue ou le type ou ajoutez le modèle manquant dans la configuration des modèles.
2/ Ajoutez l'adresse e-mail au dossier du contact.