Inleiding
Stap 1: Gegevens invoeren
Stap 2: Controle
Stap 3: Opvolging
- Relatielijst: UBO-Online
- UBO Ontvangstbewijs
Opmerkingen
FAQ:
Voorbeelden

Inleiding

Om het UBO-register in te vullen maakt Admin-IS een berekening op basis van de reeds ingevulde gegevens in Admin-IS. U dient dus aandeelhouders, bedrijfsleiders en/of andere personen met zeggenschap in te geven. Admin-IS maakt voor u de berekeningen en toont wie moet worden ingegeven in het UBO register.

Versie 8.1.0.x. (december 2018)

We maken de berekeningen volgens de bestaande wetgeving voor vennootschappen.
Fiduciën en VZW's zijn nog niet opgenomen in de berekeningen.

Versie 9.0.0.x (februari 2019)

Vruchtgebruik wordt wel opgenomen
Berekening van meerdere de UBO plichtigen tegelijkertijd
Versturen van UBO structuur naar de klant
Download: U kunt het BIBF volmacht document mét SCE tags HIER downloaden

Versie 9.0.1.x (juni 2019)

Aandeelhouder:
- begin- eind datum
- verificatie
- Enkelvoudig of meervoudig stemrecht
Controle
- Als een bedrijfsleider een vennootschap is, is de vertegenwoordiger de UBO plichtige.
- Er is de mogelijkheid om de structuur in PDF te bewaren bij de berekening van een UBO. Het PDF-document wordt ook aangepast telkens u een wijziging doet in de structuur.
Controle:
- extra gegevens
- Identificatie
  - Natuurlijk persoon rijksregister of geboortedatum
  - Rechtspersoon: Ondernemingsnummer of BTW nummer
- Begin en einde ubo-plicht
- Opmerkingsveld
- Mogelijkheid om bijlage toe te voegen
- Beschrijvingsveld (uit aandeelhouder opmerking of 'controle door ander middelen' opmerking)
- Rode vlag indien niet alle data volledig is voor online ingave
- Je kan de data eenvoudig kopiëren naar de website: klik op een veld en deze krijgt een kader ter referentie en de data wordt op het klembord geplaatst. Navigeer naar het overeenkomstige veld op de FOD UBO-site en plak de waarde.

Versie 9.0.2.x (September 2019)

Het UBO ontvangstbevestiging kan geupload worden, dit zal dan weggeschreven worden in Admin-DMS.
Relatielijst: Datum laatste "UBO online" is als kolom toegevoegd
Controle
- UBO: eerst doen we een crosscheck of een UBO plichtige meerdere keren voorkomt, dan bekijken we pas of de bedrijfsleiders moeten vermeld worden.
- In opmerkingen wordt gemeld indien het aantal uitgegeven aandelen (Aandelen - Uitgegeven) is opgegeven en niet overeenstemt met het aantal aandelen bij de aandeelhouders.
- Indien een bedrijfsleider ook een bedrijf is wordt deze ook getoond in de controle structuur
- Er wordt eerst het nationaal nummer dan pas geboortedatum getoond bij de controle.
- Onbekende aandeelhouders: Indien de naam van een aandeelhouder "UBO-others" bevat zal deze niet opgenomen worden als UBO plichtig. De relatie moet een natuurlijk persoon zijn!
- De rode vlag achteraan wordt enkel getoond bij UBO plichtigen

Versie 9.1.0.x (december 2019)

Indien u een aandeelhouder 'Natuurlijk persoon' toevoegt, kunt u aanduiden dat de partner van deze aandeelhouder ook moet worden aangeduid als UBO plichtig.
Indien de klant genoteerd is op een europese of gelijkgestelde beurs, is deze vrijgesteld van verdere identificatie van de UBO plichtigen (AWW Art. 23 §2)
Bij kringverwijzingen loopt de berekening niet meer vast.
Het afdrukken van de "Verklaring Uiteindelijke Begunstigde" kan u doen via de het tabblad Anti-Witwas, met de knop "Documenten Afdrukken" bovenaan in de ribbon.
Indien er nog geen ubo-controle gedaan werd, kan er uiteraard geen document afgeprint worden en zal er hier een witte ruimte voorzien zijn.

Stap 1: Gegevens invoeren

Aandeelhouders (mandatarissen)

Vul bij mandaten alle aandeelhouders in van een vennootschap.
Let op dat u zowel aandelen als stemrecht invult.
U kunt hier ook aangeven vanaf wanneer deze persoon de aandelen in handen heeft en/of wanneer deze persoon ze niet meer in bezit heeft. Zo kunt u wel oud-aandeelhouders toch bijhouden als data.
Indien dit niet is ingevuld, wordt er geen rekening gehouden bij de bepaling van de UBO-plichtigen.
Voor een aandeelhouder kunt u ook aangeven hoe u deze informatie heeft geverifieerd. (bv. Statuten, Algemene vergadering, verklaring klant, …)
Let er op dat u ALLE aandeelhouders invult. Indien er voor een deel van de aandelen de personen niet gekend zijn, koppelt u de relatie 'UBO-Others' als aandeelhouder en koppelt alle resterende aandelen hieraan. (Het is dan wel mogelijk dat deze onbekende persoon als UBO plichtige wordt aanzien. We bekijken nog hoe we dit kunnen opvangen)
Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, dient u ook in deze fiche de aandeelhouders in te geven. Dit herhaalt u tot alle natuurlijke personen gekend zijn.
U kunt bij de aandeelhouders groepen maken. Zo kunt u aangeven dat bepaalde aandeelhouders zich hebben gegroepeerd. Deze lijst is klantspecifiek.
Aandeelhouders met enkel vruchtgebruik wordt vanaf versie 9.0. wel opgenomen in de controle lijst. Om de berekening juist in te vullen vult u de aandeelhouders als volgt in:
- Bij de naakte eigenaar enkel de aandelen in aantal in, niets bij aantal stemmen.
- Bij de genieter van het vruchtgebruik niets bij aantal en wel iets bij Aantal stemmen.
Voor natuurlijke personen kunt u aangeven dat we de partner ook moeten opnemen als UBO plichtige.

Bedrijfsleiders (mandatarissen)

Geef de bedrijfsleiders in.
Indien de data bij 'Mandaat', begin en einde zijn ingevuld zal de berekening hiermee rekening houden. Indien deze leeg zijn (00/00/0000), wordt er geen rekening mee gehouden. en wordt deze aanzien als een actief mandaat.
Indien de bedrijfsleider een rechtspersoon is, zal de vertegenwoordiger worden opgegeven als UBO plichtige.

Controle door andere middelen. (Mandatarissen - UBO)

Geef een persoon in die via andere middelen zeggenschap heeft over de firma.

Stap 2: Controle

UBO - Algemene gegevens

U kunt de gegevens op de UBO website eenvoudig overeenstemmen in het tabblad: Algemene gegevens.
Dit is enkel een weergave, hier kunt u niets wijzigen. Alle wijzigingen dienen gedaan te worden in het permanent dossier.

UBO - Controle door andere middelen

Vul hier de nodige personen aan

UBO - Controle

Op basis van de ingevulde gegevens worden de personen/bedrijven ingegeven die in het UBO register moet worden ingevuld. De controle kan voor 1 klant of voor meerdere klant tegelijkertijd gedaan worden.

Controle voor 1 klant

Ga naar [Mandatarissen - UBO - Controle], druk bovenaan op toevoegen.
- Geef uw controle een naam
- Geef aan wanneer u de controle heeft uitgevoerd
- Geef aan of u direct een PDF-document wenst op te maken.

Controle voor meerdere klanten

Ga naar Relaties
Relatielijst: Selecteer de gewenste klanten
Bulk – UBO

Vul de pop-up verder aan
- Kies een actie
  - Aanmaken: Maak een nieuwe berekening voor een of meerdere klanten. Indien er een klant is met een UBO-berekening met dezelfde naam zal deze niet gemaakt worden.
  - Verwijderen: Verwijder de UBO-berekeningen met dezelfde naam voor meerdere klanten.
  - Email: mail de UBO controle bij controlenaam door naar de geselecteerde klanten.
- Indien er een klant is met een UBO-berekening met dezelfde naam zal deze niet gemaakt worden.
- Verwijderen: Verwijder de UBO-berekeningen met dezelfde naam voor meerdere klanten.
- Geef een controle naam op
- Geef een controle datum op (u kunt deze datum vrij kiezen maar is daarna niet aanpasbaar)
- Structuur bewaren: Geef aan of u direct een PDF-document wenst op te maken.
(!) Indien een relatie reeds een UBO controle heeft met de opgeven naam wordt er geen berekening gemaakt voor deze klant.

Mogelijke berichten:
- Er is een fout opgetreden bij x, verder gaan? Er kon voor een klant geen UBO berekening worden gemaakt.

U kunt ook voor meerdere klanten meerdere UBO controles verwijderen.

Relatielijst: Selecteer de gewenste klanten
Bulk – UBO
- Selecteer de controle dat je wenst te verwijderen.
- Druk op ok

Beschrijving van het controle scherm

Het scherm bestaat uit 2 delen. Het bovenste deel omvat de algemene info zoals naam en datavelden.

Het onderste gedeelte omvat de structuur met bijkomende info zodat deze eenvoudig naar de site kan worden overgebracht.

Beschrijving midden gedeelte
- Naam: Naam van de controle.
- Controle datum: zoals ingegeven
- Datum email: Wanneer heeft u een mail opgemaakt wordt dit ingevuld.
- Online Datum: Wanneer heeft u de gegevens doorgegeven aan de overheid. Dit wordt ingevuld indien u een ontvangstbevestiging inleest.
- Opmerking: vrij veld voor opmerkingen
  - Indien er personen voorkomen bij ‘uiteindelijke begunstigden’ die niet voorkomen in de UBO-controle lijst, worden deze hier opgelijst
  - Indien het aantal aandelen ingegeven bij [Mandatarissen - aandeelhouders] zal dit worden gemeld. Deze controle wordt enkel gedaan indien er bij Aandelen - Uitgegeven iets werd ingevuld.
Beschrijving onderste gedeelte kolommen:

Naam:
- : Rechtspersoon (wordt in het vet weergegeven)
- : Deze persoon is volgens de berekeningen WEL een UBO plichtige. (Zie de redenen hieronder)
- : Deze persoon is volgens de berekeningen GEEN UBO plichtige.Deze persoon wordt voor de volledigheid wel weergegeven in de lijst maar dient niet worden ingegeven als UBO plichtige.
- : Een firma zonder aandeelhouders, controle door andere middelen of bedrijfsleider.
- : Een aandeelhoudersgroep.
- : Extra informatie over deze persoon.
- : Deze persoon is een onbekende UBO plichtige. Bij de upgrade naar 9.0.2.x wordt een klant type aandeelhouder aangemaakt met naam "UBO-others" (als deze nog niet bestaat). Je kan deze gebruiken of je bestaande "onbekende" aanpassen zodat de naam "UBO-others" bevat. Deze worden niet opgenomen als UBO plichtig maar dienen om de juiste verdeling van de aandelen te bekomen. De relatie moet een natuurlijk persoon zijn!
UBO%: Het percentage aandelen/stemrecht van deze persoon in de gekozen vennootschap.
Aard van de controle: Beschrijving waarom deze persoon een UBO-register plichtige.

Volgende redenen zijn opgegeven waardoor een persoon als een UBO plichtige wordt opgegeven.

Deelneming in het kapitaal(1)	Directe UBO: >25% aandelen
Stemrecht in het kapitaal(1)	Directe UBO: >25% stemmen
Deelneming in het kapitaal(2)	Indirecte UBO: meerderheidsdeelneming >50 van indirect >25%
Stemrecht in het kapitaal(2)	Indirecte UBO: meerderheidsdeelneming >50 van indirect >25%
Deelneming in het kapitaal(3)	Indirecte UBO: gewogen belang > 25%
Stemrecht in het kapitaal(3)	Indirecte UBO: gewogen belang > 25%
Controle door andere middelen(4)	Direct door andere zeggenschap
Controle door andere middelen(5)	Indirect door andere zeggenschap
Deelneming in het kapitaal(6)	Via cross check in alles takken, >25% aandelen,heeft opm: Persoon komt meerdere keren voor
Stemrecht in het kapitaal(6)	Via cross check in alles takken, >25% stemmen,heeft opm: Persoon komt meerdere keren voor
Persoon die behoort tot het hoger leidinggevend personeel(7)	Indien er geen enkele voorgaande UBO is, alle bedrijfsleiders

Identificatie:
- Natuurlijk persoon: rijksregisternummer of indien niet gekend geboortedatum.
- Rechtspersoon: Ondernemingsnummer
Begin en einde mandaat:
- Aandeelhouder: vanaf wanneer deze persoon aandelen in handen heeft / niet meer in bezit heeft.
- Bedrijfsleider: vanaf wanneer de mandaat start / stopt
- Controle door andere middelen: vanaf wanneer de mandaat start / stopt
% aandelen: Het percentage aandelen van deze persoon in een tussen vennootschap.
Stem%: Het percentage stemrecht van deze persoon in een tussen vennootschap.
Opm.: de mogelijkheid om een opmerking toe te voegen.
Bijlage PDF: de mogelijkheid om een document toe te voegen.
Rode vlag: Indien niet alle gegevens compleet zijn voor een UBO plichtige, blijft de rode vlag staan. Zo ziet u snel waar u nog gegevens moet vervolledigen.

Stap 3: Opvolging

Relatielijst: UBO-Online

In de relatielijst is er een kolom toegevoegd met de laatste datum wanneer de UBO controle online werd gezet.

UBO Ontvangstbewijs

Een UBO ontvangstbevestiging kan worden ingelezen. We raden aan om bij [Configuratie – TaskFlow – Ontvangstbewijs], UBO toe te voegen als type en de Admin-DMS instellingen in te geven.

Indien de naam 'UBO' bevat als tekst zal het herkend worden als een UBO ontvangstbevestiging.
Plaats het document (pdf) in de map waar u ook uw andere ontvangstbewijzen inleest.
Druk in [Batch - Beheer ontvangstbewijzen] op verwerk.
Wat wordt er uitgevoerd:
- Bij de laatst gemaakte UBO-controle vóór datum van afdruk zal “datum online” worden ingevuld.
- Indien bij [Configuratie – TaskFlow - Ontvangstbevestiging] voor het type UBO, de parameters voor Admin-DMS is ingevuld. Deze zal in Admin-DMS weggeschreven worden én gekoppeld worden aan de laatste UBO controle voor datum afdruk.
Er kan nog géén TaskFlow worden afgevinkt of tijd/kosten worden geregistreerd. Dit zit momenteel nog in analyse.
Een voorbeeld kunt u hier (Voorbeelden ontvangstbewijzen)terugvinden.

Uw UBO-ontvangstbevestiging zal gekoppeld worden aan de recentste UBO berekening, ouder of gelijk aan, de afdrukdatum op het ontvangstbewijs. In volgend voorbeeld zijn er 3 berekeningen gemaakt.
Op 06/06 werd er een UBO aangifte ingediend en het ontvangstbewijs afgedrukt (PDF). Indien u deze inleest negeert Admin-IS de berekening van 01/08 omdat het later valt dan 06/06. De berekening van 01/06 is de meest recente maar ouder of gelijk aan dan 06/06.

Voorbeeld parameters voor het wegschrijven van een UBO-ontvangstbewijs in Admin-DMS

Resultaat

Opmerkingen

Een persoon kan een directe of een indirecte UBO zijn.
Indien de aandeelhouder een rechtspersoon is, gaat Admin-IS verder kijken naar de daar achterliggende aandeelhouders. Dit blijft het programma doen tot deze een natuurlijke persoon heeft gevonden.
Indien een aandeelhouder rechtstreeks en onrechtstreeks een aandeelhouder is bij een firma, wordt de som gemaakt om de totale aandeelhouderspercentage of stemrecht percentage te berekenen.
Enkel indien er geen aandeelhouders of personen met andere zeggenschap werd teruggevonden, gaat Admin-IS de bedrijfsleiders voorstellen als UBO. (Hoger leidinggevend personeel)
Enkel dubbele personen worden getoond, niet dubbele bedrijven, die wordt getoond met het uitroepteken: "Bedrijf zit al in deze hiërarchie"

FAQ:

Voor de beschrijving van de wetgeving verwijzen we naar de bestaande wetgeving.

Voorbeelden

Case 1

Case 2

Johan heeft 40% x 50% = 20%. Dit is niet meer dan 25%, dus Johan is geen UBO in klant 'ABC'
Didier heeft 20% x 50% = 10%. Dit is niet meer dan 25%, dus Didier is geen UBO in klant 'ABC'
Jill heeft in een totaal van 70% (20%+50%) van de aandelen in handen en is dus een UBO plichtige.
- Indirect: Via 'A tot Z transport': 20% (40% x 50%)
- Direct: 50%

Case 3 (versie 9.0.2.x of later)

Meerderheidsaandeelhouder in tussen vennootschap

Persoon A heeft in aandelen en klassiek indirect stemrecht, (6% +(60% x 20%)) = 6% + 12% = 18% in bezit. Persoon A is dus gebaseerd op aandelen geen UBO plichtige.
Persoon A heeft echter volledige zeggenschap over de tussen vennootschap (60%) in bezit. Voor stemrecht rekenen we de volledige 20% die de tussen vennootschap heeft in de eind vennootschap in rekening voor Persoon A. De berekening loopt dan als volgt: 6% + 20% = 26%.
26% > 25%, dus Persoon A wordt door Admin-IS als UBO plichtig beschouwd.

Artikelen in deze sectie