Relaties: tabblad Identificatie

Informatie

Inleiding

Dit artikel zal het tabblad 'Identificatie' van het permanente dossier van de relatie verder in detail bekijken. Velden die ingevuld moeten worden omdat het programma anders niet (goed) werkt, staan in het vet.

Gegevens

Relatie: identificatie

Menu

In het tabblad 'Identificatie' worden zaken zoals de naam, BTW nummer, rechtsvorm en dergelijke bewaard. Dit zijn de eerste gegevens die u nodig heeft om een bepaalde relatie te gaan identificeren. Van zodra u de nodige gegevens ingevuld heeft, kan u gebruik maken van de snelkoppelingen in (1). Deze koppelingen gebruiken de bedrijfsnaam, het ondernemingsnummer, de BTW nummer ... Opgelet, de snelkoppelingen Admin-DMS, e-Share, Companyweb, Companyweb Spider en Companyweb mandaten zullen enkel beschikbaar zijn indien u beschikt over het juiste abonnement. De snelkoppelingen 'Staatsblad' en 'KBO' zijn standaard steeds beschikbaar.

In de Admin-IS omgeving is het per dossier tevens mogelijk een aantal snelle acties uit te voeren. Deze acties kan u opstarten via (2). Deze acties zijn:

• Nieuwe registratie: Opent het snelkoppelingsscherm op het onderdeel 'Nieuwe tijdsregistratie'
• Nieuwe factuur: Opent de mogelijkheid om een vrije factuur aan te maken
• Nieuwe To Do: Opent het snelkoppelingsscherm op het onderdeel 'Nieuwe To Do'
• Nieuwe communicatie: Opent het snelkoppelingsscherm op het onderdeel 'Nieuwe communicatie'
• Nieuwe E-mail, Brief of Excel: Opent de mogelijkheid om een SCE-document op te maken.

Schermfuncties

Naast een aantal velden kan u een vergrootglas (3) zien. Als u gegevens invoert door eerst op het vergrootglas te klikken, zorgt Admin-IS/Admin-Consult ervoor dat de gegevens volgens een bepaald formaat worden opgeslagen. De administrator kan ervoor zorgen dat iedereen altijd alle gegevens via het vergrootglas moet invoeren (systeemopties). In dat geval zijn de invoervelden zelf donkergrijs gekleurd. Opgelet, deze eventuele verplichting is een verplichting voor elk veld en voor alle medewerkers! Hier kan geen uitzondering ingesteld worden!

Naast het vergrootglas heeft u ook de lijst-icoontjes (4). Deze functie laat u toe om de respectievelijke selectielijst direct te beheren. Door op het icoontje te klikken krijgt u direct de lijst van de mogelijke waarden en kan u nieuwe waarden toevoegen of bestaande waarden beheren.

Rechtsboven ziet u een wit kadertje; op de afbeelding hierboven staat daar Klant in. Andere mogelijkheden zijn onder andere Contact of Extern. Wat hier staat bepaalt welke onderdelen van het dossier (de tabbladen links) zichtbaar zijn en verplicht in te vullen zijn.

Velden

Veld	Omschrijving	verplicht?
Rechtsvorm	De rechtsvorm van de relatie. Bepaalt mee de mogelijke inhoud/opzet van het dossier van de relatie	Ja
Aanspreking	De aanspreking van deze klant, gefilterd op de rechtsvorm van de relatie	Neen
Naam	De naam van de relatie. Indien het een natuurlijke persoon is, dan wordt dit veld opgesplitst in naam en voornaam.	Ja
Ondernemingsnummer	Het ondernemingsnummer van de relatie. Wordt automatisch ingevuld als het BTW-nummer wordt ingevuld	Neen
BTW nummer	Het BTW-nummer van de klant. Kan via het vergrootglas specifiek worden ingevuld en gecontroleerd.	Neen
Kastnummer	De kast of locatie waar eventuele documenten worden bewaard (indien niet in Admin-DMS)	Neen
Tel 1	Het hoofdtelefoonnummer van de relatie	Neen
Tel 2	Een tweede telefoonnummer van de relatie	Neen
GSM	Het GSM-nummer van de relatie	Neen
Fax	Het faxnummer van de relatie	Neen
Website	De URL van de relatie	Neen
E-mail	Het hoofd e-mailadres van de relatie	Neen
Klant sinds	Sinds wanneer is de relatie bekend binnen het kantoor. Dit wordt automatisch ingevuld bij aanmaak van de relatie	Neen
CRM Type	Het type (klant, contact, ...) van de relatie. Bepaalt mee de mogelijke inhoud/opzet van het dossier van de relatie	Ja
Klantgroep	De klantgroep van de relatie. Bepaalt mee of er registraties kunnen ingevoerd worden op deze relatie	Ja, indien CRM-type klant. Neen indien andere types
Holding	Het moederbedrijf van deze relatie	Neen
Klantcode	De interne klantcode van deze relatie	Neen
Commerciële naam	De commerciële naam van de relatie. Deze naam kan mee op de factuur worden geplaatst.	Neen
RPR	Plaats neerlegging rechtspersonenregister	Neen
Beroep	Beroep van de relatie	Neen
Nace code beroep	Nace code van het beroep van de relatie
ID in boekhouding	De unieke ID van de relatie in uw boekhoudpakket. Deze ID is niet verplicht, maar gaat wel zorgen voor de link Admin-IS/Consult <> Boekhouding bij het exporteren van gegevens	Neen
Soort klant	Een interne aanduiding van de relatie. Geen verdere link of invloed binnen het pakket	Neen
Afstand	De afstand (enkel) tussen het kantoor en de relatie	Neen
Taal	De taal van de relatie	Ja
Valuta	De valuta van de relatie.	Ja
Geen klant meer	Aanduiding dat een relatie geen actieve relatie meer is binnen het kantoor. Indien u dit aanvinkt, dan krijgt u de mogelijkheid om een reden mee te geven.	Neen
Opmerking	Extra opmerkingsveld dat u kan gebruiken om algemene informatie te bewaren	Neen