Admin-DMS Addon for "new Outlook"

Sinds begin 2025 startte Microsoft met het gebruik van de "nieuwe outlook voor windows", die de "Klassieke Outlook" vervangt, te forceren. 

Deze werkt achterliggend op een volledig andere manier, daarom werd van de Admin-DMS addon in Outlook herschreven, we behouden hier zo veel als mogelijk de functionaliteit van de oude Admin-DMS Addon. Dit artikel geeft je meer info over de werking van de nieuwe addon.

Enkele functionaliteiten komen te vervallen:

• E-mailen van SCE documenten vanuit Admin-Consult wordt niet toegestaan door O365. Indien je nog steeds SCE documenten wil versturen naar je klanten kan je de Email Integratie kunnen gebruiken.
• Indien je met gedeelde accounts werkt, moeten ook die accounts ingesteld worden in de Installatie van de addon, opdat ook daar de emails worden opgeslagen.
• Emails worden altijd na verzending opgeslagen. De ingestelde voorkeuren "Altijd vragen om op te slaan" , "automatisch opslaan" en  "Niets doen" in de Instellingen zullen niet meer bruikbaar zijn in geval van O365.

Installatie

De Addon zal nu via de Marketplace geïnstalleerd worden, en niet meer via de Admin-DMS applicatie. Je hoeft daarom de Admin-DMS niet meteen te updaten. 

Dit wordt in meer details uitgelegd in volgend artikel: Admin-DMS Addon new Outlook 365 - installatie 

Van zodra de Addon geactiveerd is zal je een groen Admin-DMS icoontje zien bij de knoppen bij de "add-ins" bovenaan in de leesvenster. (1) 
Indien die niet zichtbaar is kan het zijn dat je deze moet gaan zoeken met de "apps" knop. Dat is de vierkante knop met de 4 vierkantjes er in (2); klik daar op, zoek het Admin-DMS icoon, en met een rechtse klik kan je die vastpinnen. 

 

Ontvangen emails toevoegen aan Admin-DMS vanuit Outlook

Wanneer je een email wil toevoegen klik je in op het Admin-DMS logo.

Je zal niet meer de gekende popup krijgen maar een binnen outlook verwerkte zijvenster zal openen:

• Bovenaan kan je een keuze maken tussen Relaties, Projecten (enkel Admin-Consult gebruikers), Personeel, Bedrijven, waar je documenten wil aan toevoegen.
• Er wordt een pre-selectie gedaan van de dossiers op basis van het Email Adres . Klik op "Entiteiten Selecteren" om de selectie aan te passen. In dat zelfde subscherm kan je ook bepalen welke CRM types je wil zien (klanten, contacten,
• Daar onder kies je de categorie, als je de categorie geselecteerd hebt kan je met de knop er onder ok het sleutelwoord selecteren. Als je een Default category hebt zal die voorgesteld worden.
• Je kan ook de status van een document aanduiden bij de keuzelijst "Status". Gaat het om een draft versie of een finale versie? Is het document te klasseren of afgehandeld? Je kan deze statussen zelf bepalen bij hulpmiddelen > instellingen > Bestands-statussen.
• Als “Document vergrendelen” aangevinkt is, kan het document niet geopend worden en ook niet gewijzigd worden op de server. Dit kan enkel als je het document eerst naar jouw lokale harde schijf kopieert. Enkel de persoon die het document heeft vergrendeld, kan deze terug ontgrendelen.
• Het veldje “Publiek document” wordt gebruikt om het document op Admin-Portal zichtbaar te maken voor de relaties aan wie het document gekoppeld is. Dit veld is optioneel
• Je kan ook de status van een document aanduiden bij de keuzelijst "Status". Je bepaalt hier de status van jouw document. Gaat het om een draft versie, een finale versie, Is het document te klasseren of afgehandeld,...  Je kan deze statussen zelf bepalen bij hulpmiddelen > instellingen > Bestands-statussen.
• Als je een start- en einddatum aan een document wilt koppelen (bijvoorbeeld bij contracten) kan je die hier ook reeds ingegeven
• Vervolgens kan je ook nog vrije “document info” ingeven, waar nadien ook op kan gezocht worden.
• Je kan met de knop "todo" ook een to Do aanmaken, met de gekende velden. Zodra je tot afgewerkt is kan je met de knop "terug" terugkeren naar het eerste scherm van de DMS addon.

Klik op doorgaan om naar het volgende scherm te gaan:

• Als je een Keyword selecteerde waar een prefix aan gelinkt is, kan je hier kiezen om dit ook toe te passen. de naam van de klant en de naam van de prefix zullen ook zichtbaar zijn.
• Daar onder krijg je een overzicht van de documenten die je kan toevoegen. Dat is in eerste plaats de email, die is altijd aangevinkt om toe te voegen. De subject wordt als bestandsnaam genomen, maar die kan je hier nog aanpassen.
  Als er bijlagen zijn kan je die ook aanvinken om toe te voegen.
• Je kan voor elk document (en de originele email) apart een keyword gaan instellen indien gewenst.
• Klik Opslaan om finaal toe te voegen aan Admin-DMS. 

 

 

Verzonden emails opslaan in Admin-DMS

Wanneer je een email verzend vanuit een Office 365 account die gekoppeld is zal altijd de vraag komen of je wil opslaan. Je kan niet meer instellen dat je de vraag niet wil ontvangen. 

• Wanneer je een email verzend krijg je onderstaande popup.
• Je kan "send anyway" kiezen om niet op te slaan.
  Met de optie "Toevoegen aan DMS" ga je de de email opslaan in Admin-DMS. De rest van de velden zijn dezelfde als bovenaan beschreven
• Met de knop "Don't send" annuleer je de actie en kan je de email verder bewerken.