Naamgeving van documenten: prefixing

Informatie

Prefixing instellen

Zet Prefixing eerst aan in Tools > Settings > Configuratie

Configuration

De prefixes instellen gebeurt in Tools - Settings - Prefixes

Selecteer eerst een sleutelwoord waaraan je een prefix wilt koppelen. Klik daarna op Add Prefix om een prefix te definiëren voor dat sleutelwoord. Je kan meerdere prefix-definities koppelen aan één sleutelwoord.

Prefix: sleutelwoord kiezen en prefix toevoegen

Een prefix kan uit meerdere delen bestaan:

• een naam, bijvoorbeeld "Contract"
• een label, bijvoorbeeld "Nummer"
• een waarde: tijdens het opslaan van het document geeft de gebruiker een waarde in (bijvoorbeeld "ABC201303")
• de oorspronkelijke bestandsnaam
• ...

In het veld Format Settings Placeholders bepaalt u welke van de prefix-onderdelen u wilt gebruiken en in welke volgorde.

Prefix: formaat

Een bestaand document met de naam "test.docx" dat opgeslagen wordt met de prefix uit het bovenstaande voorbeeld zou dan zo gaan heten:
Contract_Nummer_ABC201303_test.docx

Als u de gebruiker een waarde wilt laten invullen tijdens het opslaan (in het voorbeeld hierboven ABC201303) dan kunt u de structuur van deze waarde bepalen via een Mask.
Een mask kan uit een combinatie van verplichte en optionele delen bestaan. U kunt bepalen of de gebruiker alleen een cijfer of alleen een letter mag ingeven, of dat het allebei mag. U maakt de mask door op de knopjes onder het veld Mask te klikken:

Mask voor de waarde van de prefix

De mask voor de prefix in bovenstaande afbeelding zorgt ervoor dat de gebruiker tijdens het opslaan van het document een waarde moet ingeven die:

• eerst uit 3 letters moet bestaan
• gevolgd door 6 cijfers

De mask kan ook een datum bevatten:

Prefix mask: datum

Er zijn verschillende mogelijkheden voor het formatteren van een datum:

• Date Picker: de gebruiker moet in een kalender een datum kiezen
• DMS date: de gebruiker kan een datum typen, dag/maand/jaar, bijvoorbeeld 18/10/2013
• ISO date: datum volgens de ISO standaard: JaarMaandDag, bijvoorbeeld 20131018

Prefixing gebruiken

Als een gebruiker een document toevoegt met een sleutelwoord waarvoor prefixing is ingesteld, dan opent het scherm waarmee hij de prefixing kan toepassen:

Prefixing gebruiken

De gebruiker vult de waarde in en klikt op Apply Prefix. De bestaande bestandsnaam zal in Admin-DMS vervangen worden door de volgens de prefix gegenereerde bestandsnaam.