Taken automatisch afvinken en automatisch inlezen van de ontvangstbewijzen

Hoe dient welk document  te worden ingelezen?

Configuratie

Configuratie Uitzonderingen

Wat als een taak niet ingelezen kan worden:

Informatie

Hoe dient welk document te worden ingelezen?

Er zijn meerdere ontvangstbewijzen die automatisch kunnen verwerkt worden. Om documenten in te lezen wordt het document automatisch herkend vanaf DMS versie 4.0 +Admin versie 11.0.1.7, bij oudere versies gebeurde dat op bestandsnaam.

Configuratie

Hoofconfiguratie gebeurd via Home > configuratie > taskflow > ontvangstbevestiging.

- Je kan een afwijkende instelling gaan registreren. Project -> afwijkende instelling. Dan gaat hij enkel voor dat project die instelling toepassen.
- Bij de afgevinkte subtaak wordt de gebruiker vermeld die dit ingelezen heeft.
Benaming is nu "[gebruikernaam](BATCH)"

 

OPGELET:

• voor de personenbelasting is het de .XLS die we verwerken, hierdoor kan er niets in DMS worden bewaard.
• Voor UBO ontvangstbewijs gaan we er van uit dat er maar 1 taak per jaar is, dus voor jaarlijkse bevestiging. Dit is anders dan de wetgeving omtrend indienen ubo. 

Als je ontvangstbewijzen verwerkt kan je tijdsregistratie gaan toevoegen. Deze kan je instellen per soort document

In configuratie kan je dit gaan instellen. We gaan naar batch -> beheer ontvangstbewijzen. Ga dan naar de configuratie van de ontvangstbewijzen .

Hier kan je aangeven welke soort registratie je wil doen, welke prestatie en de duur hiervan meegeven. Deze wordt geregistreerd op alle klanten waarvan je een attest verwerkt. Bij van-tot registratie worden deze wel allemaal op hetzelfde start uur geplaatst.

Het is dus mogelijk om de taak af te vinken , in DMS op te slaan en tijdsregistratie uit te voeren. Je kan ook bv enkel opslaan in DMS of enkel taak afvinken en tijdsregistratie gaan verwerken. Alles is mogelijk.Je hoeft enkel in te stellen wat je nodig hebt.

In printscreen een Voorbeeld, bij de eerste lijn gaan we alles toepassen. In de 2^de lijn gaan we enkel afvinken en tijd gaan registreren. NIET in DMS opslaan, dit toon je gewoon aan door dit niet in te vullen.

 

Bij het verwerken zal het vakje bij wat niet van toepassing is zwart gekleurd zijn.

PREFIX: Indien  u graag uw benamingen anders wil, kan u die desgewenst laten voorafgaan door een prefix naar keuze.

Let op! Indien u dat veld niet ziet moet u uw Admin-IS/Admin-Consult bijwerken naar de laatste versie.

 

De originele documenten worden verplaats naar een subfolder van de bron locatie ( vanaf Versie 11.0.1.21.  Versies 11.0.0.3 tm 11.0.1.16 werden de files verplaatst naar subfolder 'receipt' onder  de algemene DMS map op het netwerk.  Versie 11.0.0.1 of lager  werden de files hernoemt naar .old in zelfde folder.  )

Configuratie Uitzonderingen

Als er op een project een uitzondering is kan je deze gaan instellen op projectniveau . hier ga je de configuratie bij beheer ontvangstbewijzen overrulen voor dit project.

 

Of een document onder project (Enkel Admin-Consult)  of relatie wordt bewaard hangt af of de gekozen categorie gekoppeld is met het type 'projecten' (zie ook afb) , indien ja, dan wordt het daar geplaatst, indien nee, dan onder relatie. Indien Categorie met beide gelinkt is dan heeft project voorrang.

Wat als een taak niet ingelezen kan worden:

Indien een taak niet ingelezen kan worden kan u enkele dingen nakijken:

• Bestaat de klant in de relatielijst?
  Zoek op ondernemingsnummer, ook onder de geschrapte relaties, om te zien of het er een klant bestaat met dit ondernemingsnummer.
  Ook wanneer er een spatie voor het ondernemingsnummer staat wordt het ondernemingsnummer niet herkend. Dit komt er vaak in door te kopieren vanop een website, dit kan je enkel vaststellen door in het veld te staan en zien of er een spatie of tab staat voor het ondernemingsnummer.
• Bestaat er een taak gelinkt aan deze klant?
  
  • Wanneer er een ondernemingsnummer dubbel gebruikt wordt (in meerdere klantenfiches), kan het zijn dat de applicatie de foutieve relatie gaat zoeken. en daar geen taak vind.
  • Bij Admin-IS
    Kijk na in klantenfiche of er een taak gelinkt is aan de  klant.
  • Of Projectfiche (Admin-Consult)
    Kijk na of er in 1 van de Projectfiches een taak gelinkt is.
• Er wordt een taak afgevinkt, maar ik zie dat niet in de projectfiche
  • Vermoedelijk is de taak meerdere keren aanwezig in in meerdere projecten, en wordt "de andere" taak afgevinkt.
• Ingelezen ontvangstbewijs Biztax wordt niet gevonden.
  • Dit is voor het inlezen van Fiche 281.20, bezoldiging van bedrijfsleiders. Er wordt daarom op Nationaal Nummer gezocht

Informatiefilmpje

7.5 Ontvangstbewijzen: Admin-IS/Consult from Syneton on Vimeo.