Taken automatisch afvinken en automatisch inlezen van de ontvangstbewijzen

Hoe dient welk document  te worden ingelezen?

Configuratie

Configuratie Uitzonderingen

Wat als een taak niet ingelezen kan worden:

Informatie

Hoe dient welk document te worden ingelezen?

Er zijn meerdere ontvangstbewijzen die automatisch kunnen verwerkt worden. Om documenten in te lezen wordt er op bestandsnaam gescand hiervoor moet de juiste bestandsnaam ingegeven zijn.

• Als bestandsnaam 'LISTING' of 'LC' bevat dan: BTW-Listing
• Als bestandsnaam 'VAT' of 'TVA' bevat dan: BTW-aangifte
• Als bestandsnaam 'VATREFUND' bevat dan: BTW-Terugbetaling
• Als bestandsnaam 'ICO' bevat dan: IC-aangifte
• Als bestandsnaam 'BIZTAX' of 'ONTVANGSTBEWIJS' bevat dan: Biztax
• ls bestandsnaam '281.20' bevat dan: Fiche 281.20
• Als bestandsnaam '281.50' bevat dan: Fiche 281.50
• Als bestandsnaam 'RECEIPT' bevat dan: RV
• Als bestandsnaam 'OVERSCHRIJVING', 'BEVESTIGING_BETALING', ''CONFIRMATION_PAIEMENT' of 'BEVESTIGING' bevat dan: Jaarrekening
• Als bestandsnaam 'SOC' bevat dan: fiche Sociale bijdrage
• Als bestandsnaam 'UBO' bevat, dan: UBO Bevestiging
• Als bestandsnaam 'BELCOTAX' bevat, dan: BELCOTAX
• Als bestandsnaam 'FINPROF' bevat, dan: FINPROF
• Als het een excel bestand is dan: Personenbelasting

Configuratie

- Je kan een afwijkende instelling gaan registreren. Project -> afwijkende instelling. Dan gaat hij enkel voor dat project die instelling toepassen.
- Bij de afgevinkte subtaak wordt de gebruiker vermeld die dit ingelezen heeft.
Benaming is nu "[gebruikernaam](BATCH)"

 

OPGELET: voor de personenbelasting is het de .XLS die we verwerken, hierdoor kan er niets in DMS worden bewaard.

Als je ontvangstbewijzen verwerkt kan je tijdsregistratie gaan toevoegen. Deze kan je instellen per soort document, Voor UBO kan dit niet;

In configuratie kan je dit gaan instellen. We gaan naar batch -> beheer ontvangstbewijzen. Ga dan naar de configuratie van de ontvangstbewijzen .

Hier kan je aangeven welke soort registratie je wil doen, welke prestatie en de duur hiervan meegeven. Deze wordt geregistreerd op alle klanten waarvan je een attest verwerkt. Bij van-tot registratie worden deze wel allemaal op hetzelfde start uur geplaatst.

Het is dus mogelijk om de taak af te vinken , in DMS op te slaan en tijdsregistratie uit te voeren. Je kan ook bv enkel opslaan in DMS of enkel taak afvinken en tijdsregistratie gaan verwerken. Alles is mogelijk.Je hoeft enkel in te stellen wat je nodig hebt.

In printscreen een Voorbeeld, bij de eerste lijn gaan we alles toepassen. In de 2^de lijn gaan we enkel afvinken en tijd gaan registreren. NIET in DMS opslaan, dit toon je gewoon aan door dit niet in te vullen.

 

Bij het verwerken zal het vakje bij wat niet van toepassing is zwart gekleurd zijn.

 

Configuratie Uitzonderingen

Als er op een project een uitzondering is kan je deze gaan instellen op projectniveau . hier ga je de configuratie bij beheer ontvangstbewijzen overrulen voor dit project.

 

Je krijgt nu ook de keuze om in DMS onder project of onder relatie op te slaan. Standaard gaat hij het onder de relatie opslaan. In configuratie kan je gaan aanvinken “DMS On Project” welke documenten onder het project moet opgeslagen worden.

Wat als een taak niet ingelezen kan worden:

Indien een taak niet ingelezen kan worden kan u enkele dingen nakijken:

• Bestaat de klant in de relatielijst?
  Zoek op ondernemingsnummer, ook onder de geschrapte relaties, om te zien of het er een klant bestaat met dit ondernemingsnummer.
  Ook wanneer er een spatie voor het ondernemingsnummer staat wordt het ondernemingsnummer niet herkend. Dit komt er vaak in door te kopieren vanop een website, dit kan je enkel vaststellen door in het veld te staan en zien of er een spatie of tab staat voor het ondernemingsnummer.
• Bestaat er een taak gelinkt aan deze klant?
  
  • Wanneer er een ondernemingsnummer dubbel gebruikt wordt (in meerdere klantenfiches), kan het zijn dat de applicatie de foutieve relatie gaat zoeken. en daar geen taak vind.
  • Bij Admin-IS
    Kijk na in klantenfiche of er een taak gelinkt is aan de  klant.
  • Of Projectfiche (Admin-Consult)
    Kijk na of er in 1 van de Projectfiches een taak gelinkt is.
• Er wordt een taak afgevinkt, maar ik zie dat niet in de projectfiche
  • Vermoedelijk is de taak meerdere keren aanwezig in in meerdere projecten, en wordt "de andere" taak afgevinkt.
• Ingelezen ontvangstbewijs Biztax wordt niet gevonden.
  • Dit is voor het inlezen van Fiche 281.20, bezoldiging van bedrijfsleiders. Er wordt daarom op Nationaal Nummer gezocht

Informatiefilmpje

7.5 Ontvangstbewijzen: Admin-IS/Consult from Syneton on Vimeo.