Welke velden kan ik toevoegen aan mijn TaskFlow taken?

Inleiding

Taskflow is het systeem voor het opvolgen van de verschillende taken bij de klanten (Admin-IS) of projecten (Admin-Consult). U kunt bestaande taken aanpassen of volledig nieuwe taken maken. Dit artikel beschrijft de verschillende taakonderdelen of velden die u kan toevoegen.

Deze functionaliteit is zowel beschikbaar in Admin-Consult als in Admin-IS.

Hoe kan ik velden toevoegen?

U kunt taakonderdelen toevoegen tijdens het maken van nieuwe taken of het wijzigen van bestaande taken. Meer info hierover kan u terugvinden in de gerelateerde artikels.

Echte taak

Een "echte taak" beschrijft een nodige actie van de gebruiker: een taak die uitgevoerd moet worden tegen een bepaalde datum. Dit zijn de velden die u kunt invullen:

 

Naam	Omschrijving
Naam	De naam van het taakonderdeel
Volgorde	De volgorde van het taakonderdeel. Echte taken dienen steeds per 10-tal (10, 20, 30, 40, ...) gerekend te worden om een goede opvolging van de flow te kunnen voorzien. Dit is ook de logische volgorde van afwerken als de taak in zijn geheel wordt bekeken.
Percentage	Hoeveel % van de globale taak is uitgevoerd als dit onderdeel wordt aangeduid? Is van belang voor de globale taskflow rapportering
Taakonderdeel actief?	Is het een actief onderdeel? Niet actieve onderdelen worden niet (meer) getoond, maar eventuele oudere gegevens blijven wel bewaard.
Op lijst?	Wordt het onderdeel op de lijst (bv taskflow rapporten) getoond of is dit onderdeel enkel zichtbaar als u de detail van de taak opent? Dit staat voor echte taken normaal gezien altijd aangevinkt, zodat er een gemakkelijke opvolging kan gebeuren
Datum op lijst?	Als dit aan staat, ziet u in de TaskFlow rapporten een datum in plaats van een aanvinkvak. Dit kan een invloed hebben op het geavanceerd filteren van taken in de taskflow rapporten
Deadline op lijst?	Als de datum op de lijst getoond wordt, is het dan de deadline datum van het veld of de datum van afvinken?
Tijdsregistratie vragen?	Dient er bij het afvinken direct een scherm geopend te worden waarin de gebruiker een tijdsregistratie kan invullen?
afw. tov taak deadline	Als een taak vroeger/later dient uitgevoerd te worden dan de globale taak deadline, dan kan u hier de afwijking ingeven.
Echte taak?	Is het een echte taak of een informatie veld? Over informatievelden verder in dit artikel meer.
Verantwoordelijke	U kan hier aanduiden wie (op basis van naam, profiel, taskflowgroep of iedereen) er verantwoordelijk is voor dit taakonderdeel

Bij echte taken heeft u ook de optie om een bericht te versturen naar een vooraf aangeduide persoon. Vink het vakje 'Verstuur bericht na afvinken taakonderdeel' aan en vul in naar wie het bericht verstuurd wordt.

Informatie velden

Een informatieveld is een veld waar u extra, bijkomende informatie in kwijt kan zodat u bv niet steeds het dossier van de klant hoeft te openen om bepaalde informatie gaan ophalen. Een informatieveld kan informatie bevatten die u zelf heeft toegevoegd of die uit het pakket wordt opgehaald. Dit zijn de mogelijkheden:

Type Veld

Dit veld bepaalt welk soort informatie het veld kan bevatten. De mogelijke types zijn datum, decimaal, nummer (geheel getal), string (letters en cijfers), tekst of tijd.
Als u tekst of string kiest, krijgt u extra mogelijkheden voor de weergave van het veld:

Weergave

Weergave	Omschrijving
Aanvinkvak	De TaskFlow toont de naam van het veld met een aanvinkvak ernaast.
Dynamische lijst	Selecteer een selectielijst. De gebruiker kan dan een waarde uit deze lijst kiezen.
Keuzevak	Vul onder "Waarden" de mogelijke keuzes in. De gebruiker kan er 1 kiezen.
Link naar bestand	Dit geeft de mogelijkheid aan de gebruiker om een extern bestand aan de taskflow te linken.
Medewerkers	Hier kunt u kiezen uit de diverse profielen (profiel moet toegewezen zijn aan dossier waar taak aan gekoppeld wordt).
Selectielijst	Hier kunt u een selectielijst definiëren. Opgelet, dit is geen dynamische lijst en zal dus enkel voor dit taakonderdeel beschikbaar zijn.
Tekstvak	Dit geeft een vrij veld waar je algemene informatie in kwijt kan.
Vaste velden	Dit zijn een aantal gegevens die uit het permanente dossier van de klant kunnen opgehaald worden (bv aanslagjaar, btw regime, ...).
Vorige uitvoering	Indien beschikbaar, dan kunt u hier de velden van de vorige uitvoering van de taak ophalen. Opgelet, dit kan per taak verschillen.

Binnen versie 6.0 werden volgende velden toegevoegd aan de 'vaste velden':

• Buitenlandse rekening
• De velden in verband met de volmachten voor de BTW, het fiscaal dossier en Biztax / TaxOnWeb