Via de Mailbox-integratie kan je een mailbox gaan instellen waar documenten worden naartoe gestuurd die automatisch in Admin-DMS terecht komen. De bijlagen uit een e-mail worden opgehaald door de mailbox-integratie. In combinatie met de 'Documentherkenning' - integratie kan je ook ontvangstbewijzen gaan verwerken die als bijlage in een e-mail zitten.
Inhoudstafel
Bijlage niet herkend of verwerkt
Installatie
Marketplace
In Admin-IS / Admin-Consult vind je via [Configuratie - algemeen - Marketplace] het Marketplace platform. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben.
Daarna kan je via de knop 'installeren' de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.
Via configuratie kan je de frequentie bepalen waarmee e-mails moeten worden opgehaald van de accounts die worden ingesteld in Admin-DMS. Je krijgt hier ook een overzicht van de mailboxen die werden ingesteld via Admin-DMS.
Mailbox-instellingen
Via Admin-DMS kan je jouw mailbox gaan instellen. Je vindt dit onder hulpmiddelen > instellingen > mailbox. Vul de gebruikersnaam en paswoord in indien je Office 365 of een Gmail account gebruikt. Indien je een andere account gebruikt, gelieve dan ook de IMAP-server en de bijhorende poort in te vullen. De mappen haal je op door op het mappen-icoontje te klikken.
Indien de instellingen correct zijn, verschijnen nu de mappen uit jouw mailbox. Je kan hier de mappen aanduiden die je wenst te gebruiken. De Mailbox-integratie zal enkel de mails uit de geselecteerde mappen ophalen.
Elke Admin-DMS gebruiker kan één mailbox-account toevoegen.
Werking
Om het x-aantal uur, zoals ingesteld in de Marketplace, worden de e-mails uit de ingestelde accounts gecheckt.
- Indien een mail geen bijlage bevat, wordt de mail overgeslagen.
- Een bijlage die "logo", "image0", "att0000", "outlook-", "bin" in zijn bestandsnaam heeft, wordt overgeslagen:
- Bijlage die al werden verwerkt, worden ook overgeslagen.
Automatische verwerking
Indien de bijlage herkend wordt door de DocumentAnalyser integratie dan wordt dit document opgeslagen in Admin-DMS en gelinkt aan de gevonden relatie. Toegevoegd door 'DOC' wijst op de DocumentAnalyser. Ook wordt er een categorie en keyword toegekend en eventueel een taak afgevinkt en registratie aangemaakt volgens de instellingen in Admin-Consult. Meer info in het artikel Documentherkenning.
De inhoud van de mail waarin het document als bijlage zat, wordt toegevoegd aan de notities van het document.
Bijlage niet herkend of verwerkt
Indien de bijlage niet herkend werd of niet automatisch verwerkt kon worden (door de Documentherkenning), komt de bijlage terecht bij de weesbestanden. Het icoontje naast hulpmiddelen geeft aan dat er weesbestanden zijn.
Bij de weesbestanden vind je de documenten waar er geen relatie, project, categorie of sleutelwoord werd toegekend. De mogelijke reden hiervoor kan je lezen in de kolom 'info'.
- Werd het document wel herkend, maar kon het niet volledig verwerkt worden, dan lees je dit in de kolom 'info'. Je kan de relatie, project of taak aanpassen in Admin-IS / Admin-Consult en daarna het bestand selecteren en 'opnieuw proberen' om het bestand opnieuw te laten verwerken.
- Wil je het bestand manueel verwerken, dan selecteer je het bestand en klik vervolgens op 'edit properties' om een relatie, categorie en sleutelwoord toe te kennen.
- Indien je het document niet in Admin-DMS wil hebben, dan selecteer je het document en klik verwijderen.
Versies
24-02-2022 - v1.1.2
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
- Initiële release
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.