Documentherkenning

Via de DocumentAnalyser-integratie kunnen documenten automatisch herkend en verwerkt worden. Ook bijlagen uit e-mails kunnen automatisch in Admin-DMS opgeslagen worden, indien de mailbox-integratie werd geïnstalleerd.

Inhoudstafel

Installatie

     Marketplace

Beheer ontvangstbewijzen

     Configuratie

     Werking

Versies

Installatie

Marketplace

De DocumentAnalyser is een Marketplace integratie.
In Admin-IS / Admin-Consult vind je het Marketplace platform via [Configuratie - Algemeen - Marketplace].  Indien u hiernog niet over beschikt  dien je eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben. Je hoeft de DocumentAnalyser-integratie niet te installeren. Deze wordt automatisch mee geïnstalleerd en geactiveerd bij het installeren van de Marketplace.

 
Indien je al over een Marketplace beschikt, ga je naar de Marketplace Manager en klik je op 'integraties bijwerken' om de DocumentAanalyser te activeren. De DocumentAnalyser komt niet in het Marketplace overzicht, maar in de configuratie van de Marketplace manager kan je wel verifiëren of deze geïnstalleerd is.

Beheer ontvangstbewijzen

Via batch - beheer ontvangstbewijzen, kan je ontvangstbewijzen gaan inlezen, taken automatisch gaan afvinken en de nodige tijdsregistraties hiervoor laten uitvoeren.

Configuratie

In batch - beheer ontvangstbewijzen - configuratie - ontvangstbevestiging kan je het volgende instellen per type ontvangstbewijs:

• Taak en Taakonderdeel: bij het verwerken van de ontvangstbevestiging zal er een taakonderdeel behorende tot de gekozen taak worden afgevinkt.
• DMS Categorie en DMS-Sleutelwoord in Admin-DMS:  het ontvangstbewijs wordt in Admin-DMS met het gekozen sleutelwoord en categorie bewaard
• Registratietype: welke soort registratie wil je doen en de bijhorende parameters (tijd, kostprijs,..) kan je hier instellen. 

Het is ook mogelijk om geen taken te laten afvinken of geen registraties te doen bij het verwerken van een ontvangstbewijs en enkel het document in Admin-DMS op te slaan onder het gekozen sleutelwoord en categorie. Je hoeft dus enkel in te stellen wat je nodig hebt.

Maar indien je wel kiest voor tijdsregistratie moet zowel de prestatie/kost + medewerker + duurtijd ingegeven worden, anders zullen de ontvangstbewijzen niet inlezen.

Voorbeeld instellingen:

Een project kan afwijken van deze algemene configuratie. Je kan in een projectdossier onder 'afwijkende configuratie' projectspecifieke instellingen voor ontvangstbewijzen toevoegen. Een taak en subtaak voor het type ontvangstbewijs dient wel in de algemene configuratie ingesteld te worden.

Werking

Je kan ontvangstbewijzen gaan inlezen op verschillende manieren: 

• Onder batch - beheer ontvangstbewijzen sleep je jouw document in  het linker venster en klikt vervolgens op verwerken.
• In batch - beheer ontvangstbewijzen stel je een locatie in van de map waar jouw ontvangstbewijzen zich bevinden, je klikt op scannen waardoor de gevonden bestanden in het linker venster verschijnen. Vervolgens klik je op verwerken.
• Indien de mailbox integratie in de Marketplace staat geïnstalleerd, kan je ontvangstbewijzen uit e-mails gaan verwerken. (zie artikel Mailbox integratie)
• In Admin-DMS kan je documenten toevoegen die door DocumentAnalyser herkend en verwerkt kunnen worden. Indien het document niet volledig herkend of verwerkt werd, vind je dit terug onder hulpmiddelen > weesbestanden zodat je dit alsnog manueel kan toevoegen aan Admin-DMS.

In het rechter venster verschijnt het resultaat van de verwerking door de DocumentAnalyser:

• Indien de DocumentAnalyser het document herkende, geeft het de naam weer van het type document. Indien het document niet herkend werd, krijg je type 'unknown'.
  
  
  
• Het document is verwerkt als de drie vakjes (Taskflow OK?, DMS ok?, Registratie ok?) staan afgevinkt. Het vakje is zwart gekleurd, indien het voor dat type ontvangstbewijs niet werd geconfigureerd.
  
  
• Indien het document niet volledig verwerkt is, dan staat de reden hiervoor in het rood bij het document. Het kan zijn dat
  • de relatie niet gevonden werd.
  • de taak niet bestaat.
  • er geen registratie is toegelaten op het project.
  • het document reeds verwerkt is.
  • het type ontvangstbewijs niet ingesteld staat in de configuratie.
  • het document niet gescand kan worden door de DocumentAnalyser.
    
    
• Indien het document niet volledig verwerkt kan worden, heb je ook de mogelijkheid om correcties uit te voeren in Admin-IS / Admin-Consult en daarna voor 'verwerken' te kiezen zodat het ontvangstbewijs toch nog verwerkt zou kunnen worden. Of je kan kiezen om het document te wissen.
  

Versies

28-06-2022 - v1.0.0.26

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
• Documenten kunnen bewaard worden bij projecten (Via configuratie ontvangstbewijzen in Admin-IS / Admin-Consult vanaf v11.0.1.23)
• Interne verbeteringen

17-06-2022 - v1.0.0.24

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
• Prefix van Intracom ontvangstbewijs is gewijzigd in 'ICO'
  
• Documenten waarvan het type wordt herkend, maar waarvoor er geen relatiegegevens in het document kan worden gevonden, krijgen de melding 'No customer identification inside document'. Via 'weesbestanden' kan dit bestand aan de gewenste relatie worden gekoppeld.

18-05-2022 - v1.0.0.21

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
• Naam van ingelogde gebruiker wordt gebruikt voor de tijdsregistratie. (Er wordt geen rekening meer gehouden met de 'Receipt user id' in de definitie.)

09-05-2022 - v1.0.0.20

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
• Naam van ingelogde gebruiker wordt weergegeven bij 'Toegevoegd door'.
  

27-04-2022 - v1.0.0.19

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
• Correcte afhandeling van taskflow bij IC-listings

12-04-2022 - v1.0.0.18

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
  
• Nieuw document voor neerlegging van de jaarrekening.

23-03-2022 - v1.0.0.17

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
• Interne verbeteringen
  

23-02-2022- v1.0.0.15

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
• Initiële release