De gemaakte verkoopfacturen kunnen naar het Peppol platform gestuurd worden via het Ibanity acces point om zo naar jouw klanten (overheid én privé-bedrijven) te worden gestuurd. Dit gebeurt automatisch na een eenmalige opzet. Dit is een niet betalende plugin. U kan na de installatie de registratie starten zonder eerst contact op te nemen met Ibanity (Peppol)
Peppol First instellen voor nieuwe klanten
Peppol First instellen voor bestaande klanten (één voor één)
Installatie Integratie
Via [Configuratie - Algemeen - Marketplace] vind je het Marketplace platform. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben. Daarna kan je via de knop "installeren" de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.
Integratie Instellen
Onboarding Peppol
Met de knop Configuratie kom je op een scherm waar je je parameters kan ingeven.
Om Peppol te kunnen gebruiken moet je
- een ingescande voorzijde van de identiteitskaart van de vertegenwoordiger opladen.
- startdatum instellen: alle facturen van voor deze datum worden niet verstuurd.
- status activeren van het gewenste eigen bedrijf. Deze staat dan op 'PENDING'. Van zodra het scherm wordt vernieuwd, is de status op 'CREATED'. Is de status 'ONBOARDED' dan werd deze goedgekeurd en kan je Peppol gebruiken. Dit gebeurt niet onmiddellijk, maar kan tot enkele dagen duren.
Opgelet: volgende velden van het "Eigen bedrijf' dienen in Admin-IS / Admin-Consult ingevuld te zijn alvorens de status kan aangepast worden en dit kan enkel voor Belgische bedrijven:
- IBAN
- Website (beginnend met http:// of https://)
- Ondernemingsnr.
- Tel.
- Adres (Straat en nr. , Postcode, Gemeente, Land)
Bij wijzigingen van gegevens van je Eigen bedrijf
Als de gegevens van het eigen bedrijf worden gewijzigd in Admin-IS / Admin-Consult, zal het niet meer mogelijk zijn om facturen te versturen. De gegevens moeten eerst bijgewerkt worden. Je doet dit door naar de configuratie te gaan en voor het gewijzigde 'Eigen Bedrijf' op 'Bijwerken' te klikken. De status blijft 'onboarded' en je zal opnieuw facturen kunnen versturen.
Configuratie Klant
Je dient per klant nog een controle te doen of deze de juiste configuratie heeft om facturen te kunnen ontvangen.
Dat kan je per klant doen of voor meerdere klanten tegelijkertijd.
Pas vanaf de datum waarop de controle gebeurde zal de factuur verstuurd worden. Facturen die eerder gemaakt worden zullen dus worden overgeslagen. Dit om te voorkomen dat facturen van maanden of jaren geleden plots ook verstuurd worden
Peppol First instellen voor nieuwe klanten
Je kan in [Configuratie - Facturatie - Configuratie] de standaard afhandelaar voor het versturen van facturen instellen.
Indien je Peppol activeert, zal de standaardwijze voor aflevering van facturen bij nieuwe klanten Peppol zijn. Zo volg je het Peppol-First principe. Dit staat ingesteld in de Configuratie - Facturatie.
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.0.2.11: Klanten aangemaakt met een sjabloon volgen de instellingen van het sjabloon en niet de standaard afhandelaar bij Configuratie - Facturatie.
Je dient dus, indien gewenst, het sjabloon aan te passen.
Peppol First instellen voor bestaande klanten (één voor één)
Per klantenfiche kan je in het tabblad 'Diversen' aanduiden of deze relatie via Peppol of een ander systeem jouw facturen wenst te ontvangen.
Bij het kiezen van 'Peppol' wordt er meteen een Peppol controle gedaan:
| Dit betekent dat facturen en creditnota's correct kunnen verstuurd worden naar de klant. |
| Hier is er geen volledige facturatie mogelijk via Peppol, dus er is geen Peppol verzending. De klant is niet gekend op het platform, of ondersteunt ons protocol niet. |
Wij ondersteunen volgende protocollen in Admin-IS / Admin-Consult:
- UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214)
- Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)
Peppol First bulk scan
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.3.0.2 is er een extra bulk-actie voor de relatielijst:
Uit de geselecteerde relaties worden de klanten gecontroleerd en na bevestiging als Peppol first behandeld.
Peppol aansluitingen
Op https://directory.peppol.eu/ kan je opzoeken of een klant op het Peppol-netwerk zit en welke documenttypes hij/zij ondersteunt.
UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214) en Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0) worden ondersteund door Admin-IS / Admin-Consult.
Verwerking
Elke avond om 20.30 uur zullen de facturen van Peppol-klanten automatisch verstuurd worden.
Vanaf versie 2.5.0.1 van de Peppol integratie zullen facturen worden verstuurd vanaf de datum van Peppol First controle van de klant, niet vanaf de onboarding datum van het Eigen Bedrijf.
Dus als de factuurdatum in het verleden ligt, dus eerder dan de eerste peppol first check. Dan zal die niet opgepikt worden door de Peppol integratie.
Ofwel verstuur je die facturen nog via oude methode, ofwel moet je de facturen ontnummeren, factuurdatum aanpassen naar datum na peppol first check,en dan zullen ze wel verstuurd worden.
Je kan de synchronisatie ook manueel starten in de Marketplace Peppol-integratie:
Bij een fout gaat de Marketplace een bericht aanmaken voor alle Administrators + de persoon die deze factuur genummerd heeft. Zo kunnen de nodige correcties aangebracht worden.
Bij correcte verwerking staat de Afhandeler in Genummerde facturen op PEPPOL.
Let wel: deze kolom toont de laatste handeling; als je daarna bijvoorbeeld de factuur gaat mailen zal dat op email komen te staan. Via Acties - Status Verzending Terugzetten ga je de afhandelaar weer leeg maken
Admin-IS / Admin-Consult zal jouw verkoopfacturen via het Peppol Acces Point versturen.
Verzonden UBL bewaren
Soms kan het nodig zijn om een UBL te bewaren, voor onderzoek of voor andere redenen.
Dat doe je door in de file settings.ini van de Marketplace een parameter in te vullen.
De file settings.ini vind je op de database server onder C:\Program Files (x86)\Syneton\Hermes . Indien niet moet je die zelf aanmaken met de instelling PeppolSaveUbl
Er zijn enkele mogelijke parameters:
- PeppolSaveUbl=Y - Dit gaat alles exporteren bij synchronisatie.
- PeppolSaveUbl=123456 - gaat enkel factuur 123456 exporteren.
- PeppolSaveUbl=N - gaat dit weer uitzetten.
Let wel, na aanpassen van de parameter moet je telkens de service "Hermes Peppol" gaan herstarten.
Wanneer je dan facturen gaat synchroniseren gaan de ingestelde UBL's geëxporteerd worden naar de Log Folder (C:\Program Files (x86)\Syneton\Hermes\log)
Factuur Lay-out
Mogelijks moeten er regels in jouw factuur lay-out gewijzigd worden m.b.t. de visibiliteit van afbeeldingen. Vooral indien je gebruik maakt van zowel facturen geprint op briefpapier én facturen die gemaild moeten worden. Dien hiervoor een aanvraag in.
Tips
- Je kan de kolom "Digitale Factuur type" toevoegen in in verschillende schermen. Dit verwijst naar het veld Digitale Factuur type in Diversen. (Lees hier hoe je kolommen kan toevoegen)
- In het relatie overzicht, om een zicht te krijgen welke klanten al aangesloten zijn bij Peppol, en welke je dus nog aanschrijven of zelf onboarden.
- In Genummerde schermen, als je graag de klanten die nog niet onboarded zijn al wil emailen vóór de nachtverwerking van Peppol, zonder dat de werking van Peppol in gedrang komt.
-
Als je de verzonden facturen wil opvolgen kan je binnen de genummerde facturen een kolom "Peppol Status" toevoegen met behulp van dit artikel die je toelaat om de opvolging te doen van de verzendstatus.
Daar staan kunnen onderstaande statussen in staan:-
- created De factuur was ontvangen op het verzendende acces point.
- sending De factuur is geldig en wordt naar het ontvangede acces point gestuurd
- sent De factuur is succesvol doorgestuurd naar het ontvangende acces point
- invalid De factuur is niet geldig, je krigjt een foutmelding
- send-error: De factuur kon niet naar de klant gezonden worden, je krijgt een foutmelding in het Berichten widget op het Home scherm. (zie ook foutmeldingen)
-
Gekende foutenmeldingen
Bij het versturen van facturen:
Onderaan zijn een aantal gekende foutmeldingen opgelijst en uitgelegd.
Deze meldingn kan je krijgen in het Home scherm, Maar bevaten meer info in de Logs van de Marketplace Manager
- invalid-malicious: De integriteit van het document kan niet gevalideerd worden.
- invalid-format: Het formaat van documenten die we doorsturen wordt niet ondersteund door (het accespoint van) de klant. Of het document is geen creditnote. (zie ook: Peppol aansluitingen)
- invalid-xsd: The XSD validation failed for the document.
- invalid-schematron: De doorgestuurde gegevens bevatten een fout- Zie log voor meer details
- invalid-size: Het doorgestuurde document overschrijdt 100MB
- Er werd geen Peppol configuratie gevonden voor dit eigen bedrijf: het bedrijf is (nog) niet (meer) gekend op het Peppol netwerk als verzender. De Peppol First controle dient voor elk eigen bedrijf dat facturen uitstuurt via Peppol, te worden doorlopen. Onze Integratie zal vanaf verise 2.5.0.1 bij het versturen van de facturen eerst checken of de ontvanger gekend is op het Peppol-netwerk, dit probleem zal zich dan niet meer voordoen.
- Peppol network: error-customer-not registered: Certificate does not have a valid expiration date: het Access Point van de ontvanger heeft geen geldig certificaat meer. De ontvanger dient dit zelf via zijn gekozen Access Point in orde te brengen.
- Peppol network: error-customer-not-registered: Identifier 'xxx' not registered in SML: de ontvanger is niet gekend op het Peppol-netwerk. Onze Integratie zal vanaf verise 2.5.0.1 bij het versturen van de facturen eerst checken of de ontvanger gekend is op het Peppol-netwerk, dit probleem zal zich dan niet meer voordoen.
- Peppol network: Invalid identifier: Supplier data in document can't be matched with data of supplier: de data van het eigen bedrijf of Iban-nummer komt niet meer overeen met de initiële data waarmee het bedrijf werd geregistreerd. Admin-Consult zal bij wijzigingen van het IBAN-nummer of van de naam van het eigen bedrijf, de nieuwe data doorsturen. Je moet je gegevens bijwerken op het Peppol netwerk
- error-customer-access-point-issue: Unable to fetch xxx: het betreft meestal een tijdelijke fout bij de het versturen van de factuur door onze Peppol-partner. De volgende keer sync zal de factuur automatisch mee versturen, of je kan een manuele synchronisatie triggeren.
Versies
Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel Marketplace Algemeen, Nieuwe Versies.
27-03-2025 V2.5.0.1
- Enkel de facturen die gemaakt werden na de eerste 'peppol first' check binnen Admin-IS/-Consult worden verstuurd. Dit vermijdt dat oude facturen dubbel gestuurd worden (39920)
- Als een eigen bedrijf disabled is kan deze weer opnieuw onboarded worden (39946)
- Voor de Peppol activatiedatum moet de dag/maand/jaar nu in aparte velden ingevuld worden om verkeerde datumotatie te voorkomen (39977)
- Een kolom "peppol-status" werd aangemaakt. Je kan deze in de Genummerde facturen toevoegen om de status van de peppol verzending per factuur op te volgen (40316)
20-02-2025 V2.4
- Bij Peppol First check wordt zowel BTW nummer als op Ondernemingsnummer gecontroleerd (39431)
- Facturen voor de klant worden verstuurd vanaf de datum van Peppol First controle van de klant, niet vanaf de onboarding datum van het Eigen Bedrijf (39580)
- bij onboarden wordt geen EID meer gevraagd, na aanpassingen bij Ibanity acces point (39618)
08-01-2025 V2.3.10
- PO nummer wordt mee gestuurd (36114)
23-04-2024 V2.3.8
- De log is toegevoegd aan de Hermes Manager(34302)
- Enkel facturen met PDF worden gesynchroniseerd. Facturen die nog niet door de PDF generator - Batch facturatie verwerkt werden zullen geen foutmeldingen veroorzaken (36286)
28-03-2023 V2.3.7
- Klanten die enkel met BTW nummer geregistreerd zijn bij Peppol geregistreerd zijn worden correct doorgestuurd.(36114)
08-11-2023 V2.3.5
- Eigen bedrijf gegevens bijwerken stuurt juiste info en geeft geen foutmelding meer (34897)
- Mogelijkheid om de verzonden UBL berichten te bewaren , zie artikel (34899)
18-10-2023 V2.3.3
- Voor Luxemburgse klanten wordt nu eerst naar BTW nummer gekeken ipv ondernemingsnummer. wat problemen gaf in tegenstelling tot Belgische klanten. (34656)
08-05-2023 - v2.3.0
- niet-belgische bedrijven toelaten om via Peppol te versturen
- foutmelding bij niet-gevonden PDF van factuur
28-11-2022 - v2.2.0
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- De Codabox Acces Point certificaten werden vernieuwd
- In de configuratie is het mogelijk om de gegevens van het Eigen Bedrijf bij te werken en het bedrijf te deactiveren.
22-02-2022 - v2.1.0.2
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Facturen zonder grootboekrekening kunnen worden verstuurd.
- Gebruik van Scheme ID 0208 (i.p.v. 9956) voor het ondernemingsnummer voor nieuwe registers.
21-12-2021 - v2.1.0
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- De statussen worden enkele seconden na het versturen van de facturen al opgehaald, die is een voordeel van de nieuwe Ibanity-API. De optie "Factuurstatussen ophalen" is dus niet meer nodig en is verwijderd.
-
Verplichte velden van eigen bedrijf worden opvangen met gepaste melding.
- De URL van de website van het eigen bedrijf automatisch laten voorgaan door "http://" indien niet aanwezig.
- Spaties in IBAN eigen bedrijf worden weggelaten in de UBL
- Foutmelding "Too many request" is opgevangen
- Het datumveld in de configuratie is breder gemaakt zodat het volledig zichtbaar is.
- Aparte foutmelding voor eigen bedrijven uit een ander land dan België.
- De gegenereerde UBL bewaren als zich een fout voordoet.
29-11-2021 - v2.0.0.4
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
De PEPPOL-integratie werkt met een nieuwe Ibanity-API. Hiervoor dient de integratie opnieuw te worden ingesteld en een scan van identiteitskaart te worden opgeladen.
28-09-2021 - v1.2.12.1.
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Interne verbeteringen
04-06-2021 - v1.2.10.
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Creditnota's UBL-schema update zodat deze terug verwerkt worden
-
BTW-nummers en ondernemingsnummers met ongeldige modulo 97 worden opgevangen en gemeld met een bericht
22-2-2021 - v1.2.6.
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Facturen worden om 20.30 uur doorgestuurd en de status wordt 4 uur later opgehaald zodat de volgende dag 's morgens de afhandelaar PEPPOL is.
07-9-2020 - v1.2.5.1
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Het OGM-nr is verplicht, bij afwezigheid wordt het factuurnummer gebruikt als OGM.
- De bankrekening van de klant is verplicht, bij afwezigheid wordt er "unknown" vermeld in de UBL.
12-8-2020 - v1.2.5
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Interne verbeteringen
16-6-2020 - v1.2.4
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Als een relatie geen BTW-nummer heeft wordt het land van de maatschappelijke zetel opgezocht om te bepalen voor welk land dit ondernemingsnummer is. Bij afwezigheid van het land in het adres wordt er gekozen voor België.
- Interne verbeteringen
11-5-2020 - v1.2.3.6
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Geen eFFF meer, deze wordt niet meer toegelaten op het Peppol netwerk. Vanaf nu UBL.BE en als deze niet wordt ondersteund door de bestemming/klant, dan de standaard OpenPeppol v3.0 (BIS3).
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.