Peppol

De gemaakte verkoopfacturen kunnen via het CodaBox Acces Point (AP) met het Peppol-platform naar jouw klanten (overheid én privé-bedrijven) worden verstuurd. Dit gebeurt automatisch na een eenmalige opzet. 

Installatie Integratie

Integratie Instellen

Algemene Configuratie

Configuratie Klantfiche

Verwerking

Factuur Lay-out

Installatie Integratie

Via [Configuratie - Algemeen - Marketplace] vind je het Marketplace platform. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben. Daarna kan je via de knop "installeren" de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.

Integratie Instellen

Algemene Configuratie

Met de knop Configuratie kom je op een scherm waar je je parameters kan ingeven.

Vul dan de parameters in:

• Use sandbox environment for testing: de facturen zullen NIET naar de klant gestuurd worden. Dit dient enkel voor het testen van het systeem.
• Email adress: geef hier het e-mailadres van jouw eigen bedrijf in. Dit adres wordt niet gebruikt om e-mails naar te versturen. Dit dient enkel als een unieke sleutel.
• Start date: facturen met een factuurdatum voor deze datum, worden niet naar het Peppol-platform gestuurd.

Configuratie Klant

Peppol First instellen voor nieuwe klanten

Je kan in [Configuratie - Facturatie - Configuratie] de standaard afhandelaar voor het versturen van facturen instellen.

Indien je Peppol activeert, zal de standaardwijze voor aflevering van facturen bij nieuwe klanten Peppol zijn. Zo volg je het Peppol-First principe. Dit staat ingesteld in de Configuratie - Facturatie.

Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.0.2.11: Klanten aangemaakt met een sjabloon volgen de instellingen van het sjabloon en niet de standaard afhandelaar bij Configuratie - Facturatie.
Je dient dus, indien gewenst, het sjabloon aan te passen.

Peppol First instellen voor bestaande klanten (één voor één)

Per klantenfiche kan je in het tabblad 'Diversen' aanduiden of deze relatie via Peppol of een ander systeem jouw facturen wenst te ontvangen.

Bij het kiezen van 'Peppol' wordt er meteen een Peppol controle gedaan:

Dit betekent dat facturen en creditnota's correct kunnen verstuurd worden naar de klant.

Hier is er geen volledige facturatie mogelijk via Peppol, dus er is geen Peppol verzending.  De klant is niet gekend op het platform, of ondersteunt ons protocol niet.

Wij ondersteunen volgende protocollen in Admin-IS / Admin-Consult:

• UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214)
• Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)

Peppol First bulk scan

Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.3.0.2 is er een extra bulk-actie voor de relatielijst:

Uit de geselecteerde relaties worden de klanten gecontroleerd en na bevestiging als Peppol first behandeld.

1) enkel klanten worden opgenomen, staat ook in de titel van window

2) 

 - voor relaties die nog NIET op PEPPOL staan, kolom Digitale factuur, en nu wel voldoen om PEPPOL te gebruiken, dus in de eerste groep "Relaties met PEPPOL First." 

 - heeft ook popup tekst: Nieuwe PEPPOL First relatie

 - deze zal op PEPPOL First gezet worden als de gebruiker op OK klikt

 3) 

 -  voor relaties die WEL op PEPPOL staan, kolom Digitale factuur, maar nu niet meer voldoen. De groepsnaam heeft de reden.

 - heeft ook popup tekst: Geen PEPPOL First relatie meer

 - deze zal op "Digitaal factuur" te komen staan als de gebruiker op OK klikt 

Peppol aansluitingen

Op https://directory.peppol.eu/ kan je opzoeken of een klant op het Peppol-netwerk zit en welke documenttypes hij/zij ondersteunt.

UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214) en Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0) worden ondersteund door Admin-IS / Admin-Consult.

Verwerking

Elke avond om 22.45 uur (of 20.30 uur vanaf versie v1.2.6.) zullen de facturen van Peppol-klanten worden verstuurd zolang ze nog niet werden verstuurd via een andere afhandelaar zoals e-mail.
Hiervoor wordt gekeken naar de kolom "Afhandeler" bij Genummerde facturen. Indien deze nog blanco is zal de factuur worden verstuurd via Peppol.
Je kan dit ook manueel opstarten in de Marketplace Peppol-integratie:

Binnen max. 3 uur (of 4 uur vanaf versie v1.2.6) geeft het Peppol netwerk een antwoord als de aflevering gelukt is. Deze feedback kan je ook vroeger starten door de knop "Factuurstatussen nu ophalen" te gebruiken.

Bij een fout gaat de Marketplace een bericht aanmaken voor alle Administrators + de persoon die deze factuur genummerd heeft. Zo kunnen de nodige correcties aangebracht worden.

PS: dit type fout komt zelden voor, als je kiest voor Peppol bij 'Diversen' wordt er al gecontroleerd of de klant gekend is op het Peppol-netwerk. Zie hierboven bij Admin-IS / Admin-Consult: Configuratie.

Bij correcte verwerking staat de afhandeler op PEPPOL:

Admin-IS / Admin-Consult zal jouw verkoopfacturen via het Peppol Acces Point van CodaBox naar de klant versturen.
Indien je bij CodaBox een bijkomende optie neemt is het mogelijk dat de verkoopfacturen in jouw klantendossier als aankoopfactuur worden ingeboekt en dat CodaBox de aflevering verder afhandelt per mail of portaalsite. Voor meer informatie hierover dien je CodaBox te contacteren op [e-mail] 

Factuur Lay-out

Mogelijks moeten er regels in jouw factuur lay-out gewijzigd worden m.b.t. de visibiliteit van afbeeldingen. Vooral indien je gebruik maakt van zowel facturen geprint op briefpapier én facturen die gemaild moeten worden. Dien hiervoor een aanvraag in.

Versies

Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel Marketplace Algemeen, Nieuwe Versies.

22-2-2021 - v1.2.6.

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Facturen worden om 20.30 uur doorgestuurd en de status wordt 4 uur later opgehaald zodat de volgende dag 's morgens de afhandelaar PEPPOL is.
  

07-9-2020 - v1.2.5.1

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Het OGM-nr is verplicht, bij afwezigheid wordt het factuurnummer gebruikt als OGM.

• De bankrekening van de klant is verplicht, bij afwezigheid wordt er "unknown" vermeld in de UBL.

12-8-2020 - v1.2.5

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Interne verbeteringen

 16-6-2020 - v1.2.4

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Als een relatie geen BTW-nummer heeft wordt het land van de maatschappelijke zetel opgezocht om te bepalen voor welk land dit ondernemingsnummer is. Bij afwezigheid van het land in het adres wordt er gekozen voor België.

• Interne verbeteringen

11-5-2020 - v1.2.3.6

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Geen eFFF meer, deze wordt niet meer toegelaten op het Peppol netwerk. Vanaf nu UBL.BE en als deze niet wordt ondersteund door de bestemming/klant, dan de standaard OpenPeppol v3.0 (BIS3).