Peppol

De gemaakte verkoopfacturen kunnen naar het Peppol platform gestuurd worden via het Ibanity  acces point om zo naar jouw klanten (overheid én privé-bedrijven) te worden gestuurd. Dit gebeurt automatisch na een eenmalige opzet. Dit is een niet betalende plugin. U kan na de installatie de registratie starten zonder eerst contact op te nemen met Ibanity (Peppol)

Installatie Integratie

Integratie Instellen

Onboarding Peppol

Configuratie Klantfiche

Peppol First instellen voor nieuwe klanten

Peppol First instellen voor bestaande klanten (één voor één)

Peppol First bulk scan

Verwerking

Verzonden UBL bewaren

Factuur Lay-out

Gekende foutenmeldingen

Installatie Integratie

Via [Configuratie - Algemeen - Marketplace] vind je het Marketplace platform. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben. Daarna kan je via de knop "installeren" de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.

Integratie Instellen

Onboarding Peppol

Met de knop Configuratie kom je op een scherm waar je je parameters kan ingeven.

Om Peppol te kunnen gebruiken moet je

1. een ingescande voorzijde van de identiteitskaart van de vertegenwoordiger opladen.
2. startdatum instellen: alle facturen van voor deze datum worden niet verstuurd.
3. status activeren van het gewenste eigen bedrijf. Deze staat dan op 'PENDING'. Van zodra het scherm wordt vernieuwd, is de status op 'CREATED'.  Is de status 'ONBOARDED' dan werd deze goedgekeurd en kan je Peppol gebruiken. Dit gebeurt niet onmiddellijk, maar kan tot enkele dagen duren.

Opgelet: volgende velden van het "Eigen bedrijf' dienen in Admin-IS / Admin-Consult ingevuld te zijn alvorens de status kan aangepast worden en dit kan enkel voor Belgische bedrijven:

• IBAN
• E-mail
• Website (beginnend met http:// of https://)
• Ondernemingsnr.
• Tel.
• Adres (Straat en nr. , Postcode, Gemeente, Land)

Als deze gegevens van het eigen bedrijf worden gewijzigd in Admin-IS / Admin-Consult, zal het niet meer mogelijk zijn om facturen te versturen. De gegevens moeten eerst bijgewerkt worden. Je doet dit door naar de configuratie te gaan en voor het gewijzigde 'Eigen Bedrijf' op 'Bijwerken' te klikken. De status blijft 'onboarded' en je zal opnieuw facturen kunnen versturen.

Configuratie Klant

Peppol First instellen voor nieuwe klanten

Je kan in [Configuratie - Facturatie - Configuratie] de standaard afhandelaar voor het versturen van facturen instellen.

Indien je Peppol activeert, zal de standaardwijze voor aflevering van facturen bij nieuwe klanten Peppol zijn. Zo volg je het Peppol-First principe. Dit staat ingesteld in de Configuratie - Facturatie.

Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.0.2.11: Klanten aangemaakt met een sjabloon volgen de instellingen van het sjabloon en niet de standaard afhandelaar bij Configuratie - Facturatie.
Je dient dus, indien gewenst, het sjabloon aan te passen.

Peppol First instellen voor bestaande klanten (één voor één)

Per klantenfiche kan je in het tabblad 'Diversen' aanduiden of deze relatie via Peppol of een ander systeem jouw facturen wenst te ontvangen.

Bij het kiezen van 'Peppol' wordt er meteen een Peppol controle gedaan:

Dit betekent dat facturen en creditnota's correct kunnen verstuurd worden naar de klant.

Hier is er geen volledige facturatie mogelijk via Peppol, dus er is geen Peppol verzending.  De klant is niet gekend op het platform, of ondersteunt ons protocol niet.

Wij ondersteunen volgende protocollen in Admin-IS / Admin-Consult:

• UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214)
• Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0)

Peppol First bulk scan

Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.3.0.2 is er een extra bulk-actie voor de relatielijst:

Uit de geselecteerde relaties worden de klanten gecontroleerd en na bevestiging als Peppol first behandeld.

1) enkel klanten worden opgenomen, staat ook in de titel van window

2) 

 - voor relaties die nog NIET op PEPPOL staan, kolom Digitale factuur, en nu wel voldoen om PEPPOL te gebruiken, dus in de eerste groep "Relaties met PEPPOL First." 

 - heeft ook popup tekst: Nieuwe PEPPOL First relatie

 - deze zal op PEPPOL First gezet worden als de gebruiker op OK klikt

 3) 

 -  voor relaties die WEL op PEPPOL staan, kolom Digitale factuur, maar nu niet meer voldoen. De groepsnaam heeft de reden.

 - heeft ook popup tekst: Geen PEPPOL First relatie meer

 - deze zal op "Digitaal factuur" te komen staan als de gebruiker op OK klikt 

Peppol aansluitingen

Op https://directory.peppol.eu/ kan je opzoeken of een klant op het Peppol-netwerk zit en welke documenttypes hij/zij ondersteunt.

UBL.BE (UBL.BE:1.0.0.20180214) en Peppol bis 3.0 (fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0) worden ondersteund door Admin-IS / Admin-Consult.

Verwerking

Elke avond om 20.30 uur zullen de facturen van Peppol-klanten worden verstuurd zolang ze nog niet werden verstuurd via een andere afhandelaar zoals e-mail.
Hiervoor wordt gekeken naar de kolom "Afhandeler" bij Genummerde facturen. Indien deze nog blanco is zal de factuur worden verstuurd via Peppol.
Je kan dit ook manueel opstarten in de Marketplace Peppol-integratie:

Met de nieuwe Ibanity-API worden de facturen meteen verstuurd, geen 4 uur meer wachten op de batchverwerking. 

Bij een fout gaat de Marketplace een bericht aanmaken voor alle Administrators + de persoon die deze factuur genummerd heeft. Zo kunnen de nodige correcties aangebracht worden.

PS: dit type fout komt zelden voor, als je kiest voor Peppol bij 'Diversen' wordt er al gecontroleerd of de klant gekend is op het Peppol-netwerk. Zie hierboven bij Admin-IS / Admin-Consult: Configuratie.

Bij correcte verwerking staat de afhandeler op PEPPOL:

Admin-IS / Admin-Consult zal jouw verkoopfacturen via het Peppol Acces Point van CodaBox naar de klant versturen.
Indien je bij CodaBox een bijkomende optie neemt is het mogelijk dat de verkoopfacturen in jouw klantendossier als aankoopfactuur worden ingeboekt en dat CodaBox de aflevering verder afhandelt per mail of portaalsite. Voor meer informatie hierover dien je CodaBox te contacteren op [e-mail] 

Verzonden UBL bewaren

Soms kan het nodig zijn om een UBL te bewaren, voor onderzoek of voor andere redenen.
Dat doe je door in de file settings.ini van de Marketplace een parameter in te vullen.
De file settings.ini vind je op de database server onder C:\Program Files (x86)\Syneton\Hermes . Indien niet moet je die zelf aanmaken met de instelling PeppolSaveUbl  

Er zijn enkele mogelijke parameters:

• PeppolSaveUbl=Y - Dit gaat alles exporteren bij synchronisatie.
• PeppolSaveUbl=123456 - gaat enkel factuur 123456 exporteren.
• PeppolSaveUbl=N - gaat dit weer uitzetten.

Let wel, na aanpassen van de parameter moet je service "Hermes Peppol" gaan herstarten

Wanneer je dan facturen gaat synchroniseren gaan de ingestelde UBL's geëxporteerd worden naar de Log Folder (C:\Program Files (x86)\Syneton\Hermes\log)

Factuur Lay-out

Mogelijks moeten er regels in jouw factuur lay-out gewijzigd worden m.b.t. de visibiliteit van afbeeldingen. Vooral indien je gebruik maakt van zowel facturen geprint op briefpapier én facturen die gemaild moeten worden. Dien hiervoor een aanvraag in.

Gekende foutenmeldingen

Bij Onboarding van het Eigen bedrijf

• Het adres van het eigen bedrijf is niet identiek aan het adres uit de Kruispuntbank voor Ondernemingen.
• De geuploade ID-kaart komt niet overeen met een wettelijke verantwoordelijke van het bedrijf zoals vermeld in het Belgisch Staatsblad.

bij het versturen van facturen:

• Er werd geen Peppol configuratie gevonden voor dit eigen bedrijf: het bedrijf is (nog) niet (meer) gekend op het Peppol netwerk als verzender. De Peppol First controle dient voor elk eigen bedrijf dat facturen uitstuurt via Peppol, te worden doorlopen. 
• Peppol network: error-customer-not registered: Certificate does not have a valid expiration date: het Access Point van de ontvanger heeft geen geldig certificaat meer. De ontvanger dient dit zelf via zijn gekozen Access Point in orde te brengen.
• Peppol network: error-customer-not-registered: Identifier 'xxx' not registered in SML: de ontvanger is niet gekend op het Peppol-netwerk. Admin-Consult zal echter bij het versturen van de facturen eerst checken of de ontvanger gekend is op het Peppol-netwerk.
• Peppol network: Invalid identifier: Supplier data in document can't be matched with data of supplier: de data van het eigen bedrijf of Iban-nummer komt niet meer overeen met de initiële data waarmee het bedrijf werd geregistreerd. Admin-Consult zal bij wijzigingen van het IBAN-nummer of van de naam van het eigen bedrijf, de nieuwe data automatisch doorsturen naar Codabox.
   Je kan de in de Peppol integratie de info van het eigen bedrijf bijwerken.
• error-customer-access-point-issue: Unable to fetch xxx: het betreft meestal een tijdelijke fout bij de het versturen van de factuur door onze Peppol-partner. De volgende keer sync zal de factuur automatisch mee versturen, of je kan een manuele synchronisatie triggeren.

Versies

Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel Marketplace Algemeen, Nieuwe Versies.

28-03-2023 V2.3.7

• Klanten die enkel met BTW nummer geregistreerd zijn bij Peppol geregistreerd zijn worden correct doorgestuurd.(36114)

08-11-2023 V2.3.5

• Eigen bedrijf gegevens bijwerken stuurt juiste info en geeft geen foutmelding meer (34897)
• Mogelijkheid om de verzonden UBL berichten te bewaren , zie artikel (34899)

18-10-2023 V2.3.3

• Voor Luxemburgse klanten wordt nu eerst naar BTW nummer gekeken ipv ondernemingsnummer. wat problemen gaf in tegenstelling tot Belgische klanten. (34656)

08-05-2023 - v2.3.0

• niet-belgische bedrijven toelaten om via Peppol te versturen
• foutmelding bij niet-gevonden PDF van factuur

28-11-2022 - v2.2.0

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
• De Codabox Acces Point certificaten werden vernieuwd
• In de configuratie is het mogelijk om de gegevens van het Eigen Bedrijf bij te werken en het bedrijf te deactiveren.

22-02-2022 - v2.1.0.2

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Facturen zonder grootboekrekening kunnen worden verstuurd.
• Gebruik van Scheme ID 0208 (i.p.v. 9956) voor het ondernemingsnummer voor nieuwe registers.
  

21-12-2021 - v2.1.0

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• De statussen worden enkele seconden na het versturen van de facturen al opgehaald, die is een voordeel van de nieuwe Ibanity-API. De optie "Factuurstatussen ophalen" is dus niet meer nodig en is verwijderd.

• Verplichte velden van eigen bedrijf worden opvangen met gepaste melding. 
  
  

• De URL van de website van het eigen bedrijf automatisch laten voorgaan door "http://" indien niet aanwezig.
• Spaties in IBAN eigen bedrijf worden weggelaten in de UBL
• Foutmelding "Too many request" is opgevangen
• Het datumveld in de configuratie is breder gemaakt zodat het volledig zichtbaar is.
• Aparte foutmelding voor eigen bedrijven uit een ander land dan België.
  
  
• De gegenereerde UBL bewaren als zich een fout voordoet.

29-11-2021 - v2.0.0.4

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• De PEPPOL-integratie werkt met een nieuwe Ibanity-API. Hiervoor dient de integratie opnieuw te worden ingesteld en een scan van identiteitskaart te worden opgeladen.

28-09-2021 - v1.2.12.1.

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Interne verbeteringen
  

04-06-2021 - v1.2.10.

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Creditnota's UBL-schema update zodat deze terug verwerkt worden

• BTW-nummers en ondernemingsnummers met ongeldige modulo 97 worden opgevangen en gemeld met een bericht 

22-2-2021 - v1.2.6.

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Facturen worden om 20.30 uur doorgestuurd en de status wordt 4 uur later opgehaald zodat de volgende dag 's morgens de afhandelaar PEPPOL is.
  

07-9-2020 - v1.2.5.1

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Het OGM-nr is verplicht, bij afwezigheid wordt het factuurnummer gebruikt als OGM.

• De bankrekening van de klant is verplicht, bij afwezigheid wordt er "unknown" vermeld in de UBL.

12-8-2020 - v1.2.5

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Interne verbeteringen

 16-6-2020 - v1.2.4

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Als een relatie geen BTW-nummer heeft wordt het land van de maatschappelijke zetel opgezocht om te bepalen voor welk land dit ondernemingsnummer is. Bij afwezigheid van het land in het adres wordt er gekozen voor België.

• Interne verbeteringen

11-5-2020 - v1.2.3.6

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Geen eFFF meer, deze wordt niet meer toegelaten op het Peppol netwerk. Vanaf nu UBL.BE en als deze niet wordt ondersteund door de bestemming/klant, dan de standaard OpenPeppol v3.0 (BIS3).