Email (via SMTP)

Om jouw communicatie- en facturatie-mails te versturen is het mogelijk om deze via jouw SMTP-server te versturen in plaats van de lokale outlook applicatie te gebruiken.
Je kan ook de SMPT-server van Gmail of Office365 gebruiken, maar hou dan rekening met de eventuele restricties.

Bij het versturen van de facturen zal er een popup komen met de vraag of je de facturen via Bulk Mail wenst te versturen. Als je bevestigt met "ja", zal het via de SMTP-server verstuurd worden.
Je kan nog steeds op de traditionele manier verzenden door op "neen" te klikken.

De rest van de mailingprocedure is dezelfde i.v.m. de gebruikte factuursjablonen & configuratie van de e-mailbestemmelingen

Installatie Integratie

Via [Configuratie - Algemeen - Marketplace] vind je het Marketplace platform.
Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben.
Daarna kan je via de knop "installeren" de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.

Integratie Instellen

In de Marketplace ga je naar de configuratie van de Email integratie waar je bovenaan op E-mailinstellingen/Serverinstellingen kan klikken.

Serverinstellingen

Server & Port	Hierin geef je het serveradres en de te gebruiken poort in
Gebruikernaam en paswoord	Dit is de username & paswoord die je hiervoor nodig hebt om op de SMTP-server in te loggen. In het geval van een Gmail of Office365 SMTP-server moet dit een geldige account zijn
Beveiliging	Selecteer de security die op de server van toepassing is
Vertraging	Je kan instellen hoeveel tijd er tussen berichten zit. Gebruik deze zeker in het geval van een een Gmail of Office365 SMPT-server, zij werken met restricties op het aantal verzonden berichten per dag/uur/minuut

E-mailinstellingen

CC & BCC	De e-mailadressen die altijd in cc of bcc moeten staan bij het versturen van de facturen; bijvoorbeeld zaakvoerder, facturatiedienst,...
E-mailadres afzender	Een e-mailadres die de klant te zien krijgt als 'from' adres. (mails komen niet in de verzonden items in outlook van deze mailbox)
Naam verzender	De naam die de klant te zien krijgt bij het 'from' adres.
E-mailadres per eigen bedrijf	Klik op bewerken om per eigen bedrijf het 'from' e-mailadres en de naam van de verzender in te vullen. Bij '@' vul je het e-mailadres in. Bij '<>' vul je de naam in. Laat e-mailadres per eigen bedrijf leeg indien je het algemene adres en naam van verzender wil gebruiken.
Inschakelen voor bulkmail (facturen)	Hiermee activeer je de bulk e-mail voor het versturen van de facturen vanuit het scherm van de Genummerde Facturen Of het versturen van de UBO documenten via de relaties (Bulk - UBO)
Inschakelen voor meldingen	Hiermee activeer je de service om de notificaties uit Admin-Consult ook te versturen.
Inschakelen voor bulkmail (SCE)	Selecteer des optie als je de Automatische brieven en e-mails (SCE) wil versturen via je SMTP server Indien u deze optie aanzet zal de vorige optie automatisch geactiveerd worden.
E-mails in DMS bewaren	Deze optie laat je toe om de verzonden e-mail in Admin-DMS te bewaren onder de relatie. Dit wordt opgeslagen in de Categorie en Keyword die je ingeeft in de Configuratie van het Emailsjabloon Configuratie - Documentsjablonen - Documentsjablonen

Opmerking: indien je Gmail als SMTP-server gebruikt, kan je de naam van de verzender wel meegeven, maar het e-mailadres van de verzender blijft steeds deze van je Gmail-account.

Testen

Je vult hiervoor een e-mailadres in, in het veld bovenaan en klik op Opslaan.

Indien je geen bericht krijgt, kijk je best de instellingen nogmaals na.

Versies

Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel Marketplace Algemeen, Nieuwe Versies.

08-10-2024 - v1.7.1.1

• correctie SCE-tag voor vervaldag faturatie (38194)

30-07-2024 - v1.7.1.0

• Optie om SCE documeten (mailsjablonen) ook via de integratie te versturen (37208)

07-11-2022 - v1.7.0.2

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger

• S-tags in e-mailsjablonen die onderlijnd werden door spellingscontrole in Outlook, worden correct ingevuld.

• Logboek werd toegevoegd aan de configuratie (30380)

• Gebruiker krijgt een bericht indien er een fout is bij het versturen van een factuur. (30381)
• Interne verbeteringen

16-08-2022 - v1.6.1.3

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger 
  

• Interne verbeteringen
  

15-03-2022 - v1.6.1.2

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Naam van verzender kan toegevoegd worden in de e-mailinstellingen.
  Dit kan eveneens per eigen bedrijf ingesteld worden.
  

23-12-2021 - v1.6

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Upgrade e-mailprotocol van TLS v1.0 naar TLS v1.2

19-05-2021 - v1.5.3

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• e-mail sjablonen: de plaatshouders met vierkante haken beter uitlezen, ongeacht van bv spell checker actief.

25-05-2020 - v1.5.2

• Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

• Initiële release