Facturen versturen via e-mail

Facturen per e-mail versturen kunt u aanbieden voor die klanten die geen papieren versie meer wensen te ontvangen. Deze functionaliteit is zowel beschikbaar in Admin-Consult als in Admin-IS en wordt op dezelfde manier ingesteld.

Vraagt u zich af of elektronische facturen wel wettelijk zijn? Sinds 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. De facturen die Admin-IS en Admin-Consult maken, voldoen aan de eisen die de overheid aan elektronische facturen stelt. Meer info over de regels voor elektronische facturen vindt u op de site van de overheid

Inhoud

Vereisten

Instellingen

Algemeen sjabloon

Sjabloon per bedrijf

Instellingen per klant.

Werking

Vereisten

De bedoeling is dat u een Outlooksjabloon gaat aanmaken waarbij u uw standaardtekst (eventueel aangevuld met SCE-tags) naar uw klant reeds gaat opstellen. Nadien gaat u dit sjabloon koppelen in Admin-IS/Admin-Consult. Bij het verzenden zal dit sjabloon verstuurd worden met een pdf van uw factuur als bijlage.

Klik hier voor meer informatie over het opstellen van het outlooksjabloon.

Klik hier voor meer informatie over het koppelen van het sjabloon aan ons pakket.

Instellingen

Nadat u het sjabloon gekoppeld heeft aan Admin-IS/Admin-Consult, dient u in de configuratie aan te duiden welk sjabloon u effectief gaat gebruiken voor het versturen van uw facturen via e-mail. U kan u hier kiezen voor een algemeen sjabloon of een sjabloon specifiek per bedrijf.

Algemeen sjabloon

Het algemene sjabloon zal gebruikt worden als er geen instelling is op niveau van het eigen bedrijf. Voor het instellen van een algemeen sjabloon kan u volgend stappenplan volgen:

• Navigeer naar Home -> Configuratie -> Facturatie

• In de optie 'E-mailsjabloon' kunt u uw e-mailsjabloon voor facturatie selecteren
• Bewaar nadien de wijzigingen.

Sjabloon per bedrijf

Indien er op niveau van het eigen bedrijf een ander sjabloon gedefinieerd staat, dan zal dit sjabloon gebruikt worden door het pakket. Voor het instellen van een specifiek sjabloon op het bedrijf kan u volgend stappenplan volgen:

• Navigeer naar Home -> bedrijven

• Duidt het gewenste bedrijf aan en open het dossier door hier op te dubbelklikken
• In het scherm van de facturatieparameters kan u het gewenste sjabloon aanduiden
• Bewaar nadien de wijzigingen

Instellingen per klant

Van zodra u het sjabloon gekoppeld heeft en de nodige instellingen gedaan heeft, dient u enkel nog aan te duiden voor welke klanten u deze functionaliteit wenst te gebruiken.

Dit kan u aanduiden in het relatie dossier onder het tabblad Algemeen -> diversen. Daar heeft u de optie 'digitale factuur'. Het aanvinken van deze optie gaat dit direct activeren voor deze klant.

Het bepalen van de ontvanger van de mail volgt dezelfde regels als bij een 'gewone' SCE-communicatie die verstuurd wordt. Meer informatie kan u hier (Onderdeel: wie zal de communicatie ontvangen) terugvinden.

Werking

Wanneer u de facturen genummerd heeft, dan kan u de facturen die per e-mail moeten vertrekken selecteren in de lijst van genummerde facturen.

U kan hiervoor gebruik maken van een filtering op de kolom 'digitale factuur'.

Opgelet! Er bestaan 2 kolommen genaamd 'digitale factuur'. In de ene kolom zal u een enveloppe zien wanneer in het relatiedossier staat aangeduid dat ze een digitale factuur wensen. In de andere kolom zal er een vinkje staan indien ze een digitale factuur wensen.

Indien de relatie geen digitale factuur wenst dan zal er in de ene kolom een printer icoontje staan en in de andere kolom zal het vinkje uit staan.

 

Selecteer de facturen waarvoor u een factuur per mail wenst te versturen.

 

Navigeer hierna naar Acties -> Facturen e-mailen om de verschillende mails op te maken.

Wanneer u op 'Facturen e-mailen' heeft gedrukt zal het SCE venster verschijnen dat u al dan niet al gewoon bent van het versturen van SCE documenten. Wanneer u zeker bent dat alles verstuurd mag worden dan selecteert u alles in de lijst (ctrl + A) en kiest u voor verzenden.

Tips!

• Gaat u dit voor de eerste keer gebruiken. Verstuur dan eerst een exemplaar naar uw eigen mailadres.
• U kunt uw selectie visueel gaan maken op het icoon met de enveloppe, maar het is nog makkelijker om de kolom 'digitale fact?' te activeren; Wanneer deze mee in uw lijst is opgenomen, kunt u hierop zeer eenvoudig sorteren door op de kolomhoofding te klikken. Op deze manier heeft u zeer snel uw lijst van enkel die facturen die per e-mail verstuurd moeten worden of wanneer u de selectie omdraait enkel diegene die moeten afgedrukt worden.