Instellingen: facturatieplanning (algemeen)

Informatie

Inleiding

Admin-IS / Admin-Consult maakt automatisch factuurvoorstellen aan op basis van een planning. Aan de hand van deze factuurplanning, die aan de klant (Admin-IS) of het project (Admin-Consult) gekoppeld is, wordt het tijdstip en de manier van factureren bepaald. Dit artikel zal dieper ingaan op het beheer van de standaardplanningen. Deze planningen kunnen dan verder gebruikt worden bij de verschillende relaties/projecten. Hoe deze verder gekoppeld worden kan u terugvinden in dit artikel.

4 basisvragen ivm het instellen van de facturatie

Voor het instellen van de facturatie van een klant/project kan u gebruik maken van een aantal standaardvragen:

1. Hoe wil ik de klant factureren?
2. Wanneer wil ik de klant factureren?
3. Op basis van welke parameters wil ik de klant factureren?
4. Hoe wil ik dit tonen aan de klant?

Een standaardplanning gaat een antwoord geven op de 2 eerste vragen:

1. Hoe: Regie - forfait - voorschot/eindafrekening
2. Wanneer: op een standaardmoment. Dit moment wordt bepaald door een vaste datum (bv steeds de 1e van de maand)

Opgelet: een standaardplanning is steeds een planning op datum en is steeds een jaarlijkse planning!

Aanmaak/beheer

Om een nieuwe standaardplanning aan te maken of om een bestaande standaardplanning te gaan beheren dient u in het hoofdmenu te navigeren naar 'Configuratie > Facturatie'. U kan dit scherm tevens opstarten vanuit de facturatie-ribbon (Optie: configuratie)

Hoofdmenu

Binnen het scherm van de facturatieparameters kan u onderaan verder navigeren naar de factuurplanning.

Factuurplanning

Het scherm wordt opgedeeld in 2 delen. Deze delen komen ook overeen met de 2 vragen die we in dit scherm beantwoorden. In het bovenste gedeelte wordt bepaald hoe u gaat factureren en in het tweede gedeelte wordt bepaald wanneer het pakket een factuurvoorstel moet genereren. Voor de opmaak van een nieuwe standaardplanning kan u gebruik maken van onderstaand stappenplan:

• Klik in het onderdeel 'Acties' op 'Toevoegen'.
• Bepaal de manier van factureren. De drie manieren van facturatie (Hoe?) zijn facturatie in regie, facturatie van een forfait en facturatie via voorschot-eindafrekening. Zie verder voor een beschrijving van de verschillende manieren.
• Geef een duidelijke naam aan de planning. Hoe duidelijker deze naam, hoe gemakkelijker u deze gaat terugvinden bij de instellingen van de klant/project
• Klik op bewaren. Het tweede gedeelte wordt nu actief.
• In dit tweede gedeelte wordt het moment van het facturatievoorstel bepaald. Klik op toevoegen in het onderdeel 'Lijn Acties' om een lijn/moment toe te voegen
• Geef de datum van facturatievoorstel in
• Geef eventueel de grootboekrekening in. In geval van voorschot/forfait zal dit de grootboekrekening zijn waarop het bedrag geëxporteerd zal worden. Voor regie-facturatie is dit niet van toepassing.
• Geef de vrije tekst of de standaardtekst in. De standaardtekst kan u beheren via de selectielijsten.
• Geef de datum 'prestaties tot' in. Dit kan van belang zijn indien u werkt met de automatische facturatie.
• Indien u gekozen heeft voor een forfaitfacturatie of voorschot-eindafrekening, kan u hier ook het bedrag invullen. Indien dit klantspecifiek is, dient u dit leeg te laten.
• Indien u gekozen heeft voor een facturatie via voorschot-eindafrekening, dan dient u als laatste stap aan te duiden wanneer de voorschotten gerekend worden en wanneer de eindafrekening(en) moet(en) voorgesteld worden. Opgelet: indien u hier geen aanduiding geeft van voorschot/afrekening, dan zal het pakket dit aanzien als regie of forfaitfacturatie!
• Bewaar de nieuwe lijnen.

De nieuwe planning is nu klaar voor gebruik. Hier dienen geen verdere instellingen voor te gebeuren. Een bestaande planning kan u verder beheren door de gewenste planning te selecteren en de nodige aanpassing uit te voeren. Vergeet nadien deze aanpassingen niet te bewaren.

OPGELET: aanpassingen aan een bestaande planning worden niet doorgestuurd naar de klanten/projecten die reeds van deze planning gebruik maken. Deze aanpassingen dient u manueel door te voeren.

Manieren van factureren

Er zijn 3 verschillende types factuurplanning, op basis waarvan u de planningen kunt definiëren.

• Facturatie van uren in regie: elke prestatie die gefactureerd mag worden, zal gefactureerd worden op basis van een prijs per uur.

• Facturatie van forfait: de klant ontvangt een factuur van een afgesproken bedrag, behalve als er eventuele extra's zouden zijn die apart aangerekend moeten worden. De extra prestaties in regie zijn klant/project specifiek en dienen dan ook daar beheerd te worden.

• Facturatie via voorschot/afrekening: de klant ontvangt verschillende voorschotfacturen en op het einde van de periode een afrekening. Opgelet: de geleverde prestaties/kosten worden aangeduid als zijnde gefactureerd bij het opmaken van de eindafrekening. Indien deze afrekening niet gebeurd, zullen deze prestaties/kosten steeds als 'nog te factureren' open blijven staan. In dit opzicht is het dan ook verplicht een afrekening te maken!