Bepaling van de grootboekrekening bij export van facturen

Binnen het pakket zijn er instellingen mogelijk voor het bepalen van een grootboekrekening. Tijdens het opmaken van het exportbestand worden een aantal regels gebruikt voor de bepaling van de effectieve grootboekrekening die zal gebruikt worden. Dit artikel gaat verder in op deze regels.

Beheer van de grootboekrekening

Voorrangsregels

Er zijn voorrangsregels in het bepalen van de gebruikte grootboekrekening.

Dit zijn de regels van hoogste naar laagste.

 

• In Admin-Exporter het grootboek aanpassen

• Bij exporteren een rekeningnummer meegeven
  
  
  
• Aanpassingen in facturatie
  

• In een klant- projectfiche 
  
• Bij facturatieplanning
  
• Op prestatieniveau
  

Algemeen

Via de selectielijsten kunt u definiëren welke grootboekrekening er beschikbaar zijn binnen het pakket. De nodige selectielijst kan u terugvinden onder 'Configuratie > Facturatie > Selectielijsten'. Daar heeft u de selectielijst 'Grootboekrekening' onder het onderdeel 'Selectielijsten'.

Prestaties & (niet)-materiële kosten

Bij het beheer van de registraties is het mogelijk een grootboekrekening per prestatie of kost te definiëren. U kunt dit terugvinden onder 'Configuratie > Registratie. Het is niet mogelijk om een grootboekrekening te definiëren op basis van categorieën of subcategorieën.

Planning

Bij het opmaken van een planning is het mogelijk een grootboekrekening te definiëren. Deze grootboekrekening zal enkel van toepassing zijn op de vaste (forfait & voorschot) bedragen. Een standaardplanning kunt u terugvinden onder 'Configuratie > Facturatie > Factuurplanning'. Een klant/project specifieke planning kunt u terugvinden onder het relatiedossier/project (Tabblad Facturatie > Planning)

Klant/project specifieke grootboekrekening

Binnen de facturatieparameters van de relatie/het project kunt u een specifieke grootboekrekening voor deze klant/dit project definiëren. U kunt dit instellen in het tabblad 'Facturatie > Parameters' van het respectievelijke relatiedossier/project'

Administratieve kosten & kredietbeperking

Voor de administratieve kosten en de kredietbeperking kunt u via het menu 'Configuratie > Facturatie > Configuratie' een vaste grootboekrekening instellen. Dit is dus een algemene rekening voor alle registraties van dit type binnen het pakket.

Regels

Algemeen

Indien er tijdens het opmaken van het exportbestand geen enkele grootboekrekening gedefinieerd staat of gevonden wordt, dan zal het pakket standaard boekhoudrekening 700000 gebruiken om de ontbrekende gegevens aan te vullen. Deze 'laatste optie' staat vast geprogrammeerd binnen het pakket en kunt u niet aanpassen.

Wat wordt er geëxporteerd

Het pakket zal steeds de factuur zelf exporteren en niet de gegevens van de bijlage. Het exporteren van de gegevens van de bijlage (het detail van de registraties) is niet mogelijk omdat een hoofdfactuur verschillend kan zijn van de bijlage. Er wordt immers toegelaten dat er rechtstreeks aanpassingen gedaan worden aan de factuur zonder dat deze gebeuren op basis van de bijlage. Ofschoon toegelaten wordt dit ten stelligste afgeraden, aangezien dit naast de export ook een impact kan hebben op de rapportering.

Binnen de details van een factuur zullen het dus de gegevens van het tabblad 'Factuur hoofdtekst' zijn die geëxporteerd worden en niet de gegevens van het tabblad 'Factuurdetail'! Dit kan aanleiding geven tot een groepering van de (detail)gegevens. Deze groepering is de groepering die u ingesteld heeft in het tabblad 'Facturatie > parameters' van het relatiedossier/project. Het is de groep met het subtotaal dat van belang zal zijn voor de definiëring van de grootboekrekening

1. Export van een vast bedrag factuur (forfait of voorschot): bij de export van een vast bedrag zal de grootboekrekening genomen worden die gedefinieerd staat in de planning van de facturatie.
2. Export van een regiefactuur (regie of uitgesloten prestaties): de bepaling van de grootboekrekening bij de export van prestaties/kosten is afhankelijk van de mogelijke groepering.

• Geen groepering op (sub)categorie: In dit geval zal de grootboekrekening genomen worden die gedefinieerd staat in de details van de prestatie/kost.
• Groepering op (sub)categorie: In het geval van een groepering van gegevens is het mogelijk dat er meerdere grootboekrekeningen gevonden worden. In dit geval zal steeds de eerst gevonden grootboekrekening overheersen. Het is niet mogelijk om hier een aparte opsplitsing te voorzien. Tijdens de facturatie kan u deze 'voorgestelde' grootboekrekening manueel aanpassen via het tabblad 'Factuur Hoofdtekst'.

Uitzondering

1. Klant/project specifieke grootboekrekening: indien ingesteld, dan zal deze grootboekrekening de andere, normale regels negeren. Deze grootboekrekening zal dus steeds gekozen worden bij de export van de verschillende facturatielijnen.
2. Aanpassing tijdens de facturatie: het is mogelijk om tijdens de facturatie (tabblad Factuur hoofdtekst en/of factuurdetail) een andere grootboekrekening te selecteren. Deze aanpassing is enkel van toepassing op deze factuur en heeft geen invloed op de andere parameters. Aanpassing die tijdens de facturatie gedaan worden overheersen de normale regels en ook punt 1 van de uitzonderingen!
3. Export specifieke rekening: bij het opmaken van het exportbestand zelf heeft u de mogelijkheid om een 'enige grootboekrekening' aan te duiden. De grootboekrekening die u op dat moment selecteert zal voor het volledige exportbestand ingesteld worden en overheerst alle andere instellingen (ook uitzondering 1 & 2).