Instellingen: facturatieplanning (dossier)

Informatie

Inleiding

De factuurplanning zal bepalen wanneer het pakket een factuur zal voorstellen in het scherm van de factuurvoorstellen. Daarnaast bepaalt de factuurplanning ook hoe (regie, forfait of voorschot-eindafrekening) de relatie zal gefactureerd worden. Binnen Admin-IS stelt u dit in op het tabblad 'Facturatie > Planning' in het klantdossier. Binnen Admin-Consult kan u dezelfde schermen terugvinden binnen het 'projectdossier'.

Facturatie - planning

Binnen Admin-IS 2013/Admin-Consult kan u hierbij gebruik maken van een standaardplanning of van een klant/project specifieke planning.

Standaardplanningen

Een standaardplanning is een planning die u bij meerdere klanten/projecten kunt gebruiken. Het zijn als het ware de standaard manieren van facturen binnen uw kantoor. U kunt deze planningen zelf opzetten en beheren. Meer informatie hierover kan u hier terugvinden.
De planning in het voorbeeld helemaal bovenaan deze pagina, met naam "Monthly invoicing - Quarterly calculation" is bijvoorbeeld een zelf gemaakte planning. De klant/project specifieke details (het bedrag voor het voorschot bijvoorbeeld) vult u verder in op dit tabblad.

De best practise bestaat er in om zo veel mogelijk met een standaardplanning te werken. Geef deze in het beheer van de planningen dan ook een duidelijk naam mee zodat u deze gemakkelijk kan terugvinden in deze keuzelijst.

Klant/project specifieke planningen

Planning zonder jaarlijkse herhaling

Dit type planning is voornamelijk bedoeld voor tijdelijke projecten en dus Admin-Consult. Ze is echter ook beschikbaar binnen Admin-IS. Deze planning zorgt ervoor dat enkel en alleen op de data die in de planning ingesteld worden, facturen gemaakt worden. Er is geen jaarlijkse herhaling voorzien.

Planning zonder jaarlijkse herhaling

• Voeg zoveel lijnen toe als u facturen nodig heeft door op het 'Toevoegen' icoon in de ribbon te klikken. Ook de toetsencombinatie CTRL+N zal hier het nodige doen.
• Vul de datum van het factuurvoorstel in en duidt aan of het om een voorschot of een forfait (vast bedrag factuur) gaat. Als het een voorschot of forfait is, vult u ook het bedrag in en selecteert u de grootboekrekening. Opgelet bij de 'mix' van aanvinken (deels wel, deels niet): dit geeft automatisch een facturatie van het type 'voorschot/eindafrekening'!
• Duidt aan of u een factuurtekst met de planning wenst mee te geven. Als u "vrije tekst" aanvinkt, kunt u in de kolom erachter zelf de tekst invullen die op de factuur moet komen. Als u het niet aanvinkt, selecteert u in de kolom er achter de standaardtekst die op de factuur moet komen.
• Indien u gebruik maakt van de automatische facturatie kunt u aanduiden tot welke datum de prestaties gefactureerd moeten worden. Indien dit veld leeg is, dan zal de datum van de planning gebruikt worden. Opgelet, dit heeft geen invloed op het scherm 'Factuurvoorstellen'.

Zodra de factuur genummerd is, komt de factuurdatum in het veld Laatste datum.

Planning met jaarlijkse herhaling

Deze planning zorgt ervoor dat elk jaar op de data die u in de planning instelt, een factuurvoorstel gemaakt wordt. U heeft er dezelfde kolommen als in de planning zonder jaarlijkse herhaling.

Planning op de TaskFlow

U kunt een factuurvoorstel laten genereren telkens wanneer een subtaak afgevinkt wordt.

Planning op basis van taskflow

• Klik op 'Toevoegen' om een nieuwe lijn toe te voegen aan dit scherm.
• Selecteer de taak en het taakonderdeel op basis waarvan het factuurvoorstel gegenereerd moet worden.
• Duidt aan of het om een voorschot of een forfait (vast bedrag factuur) gaat. Als het een voorschot of forfait is, vult u ook het bedrag in en selecteert u de grootboekrekening. Ook hier geldt de opmerking in verband met de 'mix' van aanvinken (deels wel, deels niet): dit geeft automatisch een facturatie van het type 'voorschot/eindafrekening'!
• Als u "vrije tekst" aanvinkt, kunt u in de kolom erachter zelf de tekst invullen die op de factuur moet komen. Als u het niet aanvinkt, selecteert u in de kolom er achter de standaardtekst die op de factuur moet komen.
• Indien u gebruik maakt van de automatische facturatie kunt u aanduiden tot welke datum de prestaties gefactureerd moeten worden. Indien dit veld leeg is, dan zal de datum van de planning gebruikt worden. Opgelet, dit heeft geen invloed op het scherm 'Factuurvoorstellen'.

Geen planning

Dit wil zeggen dat er nooit een factuurvoorstel gemaakt wordt, BEHALVE als u in het scherm Facturatie - Factuurvoorstellen het vinkje Alsof in regie aan zet.

Best practice is om deze planning (of het ontbreken van een planing) zo veel mogelijk te vermijden.