Configuration des paramètres de facturation (dossier)

Information

Introduction

Cet onglet comporte les paramètres supplémentaires qui sont nécessaires pour la facturation de la Relation ou du Projet. Il s'agit entre autres des paramètres suivants : groupe de facturation, tableau de prix, détermination du prix par km, ... . Dans Admin-Consult, vous retrouvez ceci dans le projet sous le fichier 'Facturation paramètres'.

Configuration

Paramètres

Groupe de facturation

Les paramètres suivants peuvent être configurés dans cette partie :

• Groupe de facturation : la facturation même n'est pas ou presque pas influencée par ce paramètre, mais il peut être utilisé pour faire un filtrage rapide pendant le processus de facturation. Ce paramètre est là pour prévoir une division, par exemple selon le type de facture ou la personne qui doit s'occuper du traitement ultérieur de la facture.
• Remarque de facturation : par la remarque de facturation, vous pouvez entrer un pense-bête pour emploi pendant le processus de facturation. Cette information (interne) est rendue disponible à la personne qui va s'occuper du traitement ultérieur de la facture, mais ne sera jamais indiquée sur la facture même.
• Texte libre : le texte libre est un texte que vous entrez dans les paramètres de facturation de votre propre entreprise et qui sera affiché sur toutes les factures de cette entreprise. À utiliser par exemple pour communiquer les jours de fermeture.

Facturation automatique

Par la facturation automatique, vous pouvez régler que les propositions de facture sont mises automatiquement dans une étape de facturation suivante, par exemple pour des factures qui demandent très peu de contrôle. Si vous ne voulez pas utiliser cette facturation automatique, vous maintenez le réglage "Propositions de facture".

Tarifs

Via cette partie, vous pouvez gérer les différents tarifs. Les différents tarifs sont :

• Détermination du prix/heure: en standard, les prix sont basés sur une table de prix. Il est aussi possible de baser les prix sur le tarif que vous entrez dans l'onglet Collaborateurs, avec le risque de non-facturation de prestations. Par exemple, si le collaborateur concerné n'est pas relié au projet.
• Frais administratifs : ce champ permet l'entrée d'un pourcentage de frais administratifs. Ce pourcentage sera ajouté automatiquement à la facture, en tant que ligne séparée. Si vous ne voulez pas utiliser cette option, vous devez encoder 0 comme %. Pour l'instant, il n'est pas possible d'introduire un montant fixe pour les frais administratifs.
• Prix par km : le prix par km qui sera facturé au client.
• Escompte paiement à terme : ce champ permet d'entrer un pourcentage "Escompte paiement à terme". Le calcul de cet escompte et le texte correspondant seront indiqués sur la facture (à condition que cela est prévu dans la disposition de la facture).

Facturation

Dans cette partie, vous pouvez gérer les paramètres suivants :

• Date d'échéance : cette option vous permet de calculer la date d'échéance de la facture. Attention : les deux champs sont toujours considérés lors du calcul.
• Grand-livre comptable du client/projet : il s'agit du grand-livre comptable général du client ou du projet. Lors de l'exportation des factures vers le programme comptable, ce grand-livre comptable domine sur d'autres réglages et il est donc recommandé de le laisser vide s'il n'est pas d'application !
• Prise en compte des frais : à cocher si les frais doivent être mis en compte. Si cette case n'est pas cochée, les frais seront considérés comme "non facturables" pendant le processus de facturation.

Si vous travaillez avec le programme Admin-IS, vous pouvez aussi gérer les paramètres suivants dans l'écran des paramètres. Si vous utilisez le programme Admin-Consult, vous pouvez retrouver ces réglages dans le projet (onglet "Généralités > Clients") :

• Domiciliation : si la domiciliation est utilisée pour les paiements, vous pouvez l'indiquer ici pour les clients concernés. Sur base de ce paramètre, un texte adapté peut être repris dans la disposition de la facture. Attention: ceci n'a aucune influence sur la facture même.
• Facture avec TVA : si le client n'est pas assujetti à la TVA, vous pouvez décocher cette indication. À ce moment, la liste de sélection (modifiable) sera affichée pour vous permettre de spécifier la raison pour laquelle le client n'est pas assujetti à la TVA. Cette raison peut aussi être indiquée sur la facture.
• Facture avec annexe : via cette option, vous pouvez indiquer si l'annexe doit être jointe à la facture. Si vous disposez de plusieurs lay-outs, vous pouvez également spécifier celui qui doit être utilisé. Si vous choisissez Annex, le programme utilisera le lay-out standard que vous avez déterminé au niveau de votre propre société.
• Facture par : dans le cas où la facture ne doit pas être envoyée à la relation même, mais à une autre relation, vous pouvez spécifier via l'option "Facture par" le destinataire effectif de cette facture. Ces données de relation seront alors utilisées dans le processus de facturation.

A partir de la version 7.0 c'est possible de vider le champ "grand livre des comptes" (Projet-> paramètres de facturation).
Vous pouvez vidé le champ en sélectioner la barre vide dans la liste des sélections.
Dans Admin-Is vous retrouvez les paramètres sous le champ relation, au niveau Dossier-Relation.