La facturation électronique : E-FFF / UBL

Introduction

E-FFF est un standard pour la facturation électronique. Ce standard a été mis au point suite à un accord entre différentes sociétés de logiciels (spécialement des fabriquants de programmes comptables) et est basé sur la norme européenne UBL. Pour plus d'informations sur cette norme, cliquez ici.

 

Dans Admin-IS/Consult, nous avons fourni la fonctionnalité d'exporter les factures vers votre logiciel comptable via E-FFF, ainsi que via notre exporteur.

 

Un format E-FFF contient également le PDF d'une facture. Cela vous permet de charger le PDF d'une facture avec le.xml de la facture dans votre logiciel de comptabilité.

ATTENTION!

votre logiciel de comptabilité doit être capable de gérer le format E-FFF. Pour être sure, vous contactez votre fournisseur du Logiciel de comptabilité pour cette info. Si votre client ne dispose pas d'un logiciel supportant E-FFF, il ne peut pas traiter cette forme de facturation électronique. Dans ce cas, il est mieux de lui envoyer le PDF « traditionnel » comme facture.

Vous n'êtes pas sure que les facture électroniques sont légal? Depuis le 1er janvier 2013 les factures papiers et factures electroniques sont traité egalement. Les factures fait par Admin-IS et Admin-Consult répondent aux exigences de facturation electroniques du gouvernement.
plus d’info ce trouve au site web du gouvernement.

Comment installer?

Allez vers Home -> Configuration -> Facturation.

Ou allez vers Facturation -> Factures proposées -> Configuration.

 

 

Dans ce menu, vous avez l'option'Créer un document E-FFF pour chaque facture'.
Il suffit de cocher cette option pour que toutes les factures futures soient également créées au format E-FFF.

 

Attention!

Cette option n'affecte pas les factures existantes.

Les fichiers créés se trouvent dans un sous-dossier (e-ffff) de votre dossier Admin-DMS sur le serveur.

Relation

Il est possible d'indiquer par relation ce qui doit être envoyé au client (dans le cas de facturation digitale).

Sous l'onglet "Divers" du client, il est tout d'abord nécessaire d'indiquer que vous voulez procéder à la facturation digitale pour ce client.

Ensuite, sélectionnez PDF si vous devez envoyer la facture digitale comme annexe à un e-mail. Choisissez E-FFF si le document E-FFF doit être envoyé sous forme d'e-mail ou indiquer "Tous" si le document doit être envoyé comme annexe aussi bien sous forme de PDF qu' E-FFF.

Exporter pour votre Paquet Comptable

Quand vous souhaitez d'utiliser cette fonctionnalité vous devez d’abord définir le dossier dans lequel vous souhaitez sauvez le format E-FFF. Selon la Propre Societé un dossier est crée avec le numéro d'entreprise de votre propre Societé dans lequel les fichiers E-FFF sont stocké. Il est important de donner des authorisation d’ecriture a Admin-IS/Admin-Consult sur ce dossier.

Vous déterminez les factures à exporter avec le filtrage, puis appuyez sur E-FFF. Les factures sont créées dans le dossier indiqué. Dans les factures numérotées, ces factures seront ensuite cochées dans la colonne " exportées " et un boulle vert leur sera attribué.

E-fff N'est pas créé

D'abord vous vérifie si la location défini est correct, et si vous avez des des authorisation d’ecriture dans le dossier. Si non, corrigez.

Quand au-dessus est correcte, essaye d’exécuter le hotfix (voir attaché dans l’article) sur votre ordinateur. La notification ‘Database update finished’ vous confirme que le hotfix c’est installé correct. Essaye encore une fois d’exporter le E-FFF si cela ne marche pas, passez à l'étape suivante.

Les informations prochaine peuvent mieux etre communiquées a votre informaticien, car il est la personne idéale d’adapter des éléments dans votre réseau.

Pour creer les documents E-FFF, il est important que votre emplacement pour les documents Admin-DMS ait une notation UNC pour vos documents.

• Référence locale: C:\ADMIN-DMS > Incorrect
• Mapdrive mapping: z:\admin-DMS > Incorrect
• Notation UNC: \\NOM-SERVEUR\Admin-DMS > Correct

Si cette emplacement n’est pas correct, il est mieux que vous nous contacte pour corriger. Vous pouvez corriger la location sans problèmes, mais vous ne pouvez pas changer le lien pour les documents qui existent déjà

Si vous avez déjà une notation UNC, vérifiez s’il existe un sous-dossier « EFFF » dans le dossier \\NOM-SERVEUR\Admin-DMS.

Vous trouvez l’emplacement appliquée dans votre société dans Admin-DMS > tools > settings > Application Settings > Configuration > Location for saving documents

Si cette emplacement n’existe pas il faut le créer. Vérifiez si les nouveaux documents sont créé dans ce dossier. 

Quand cela ne fonctionne non plus, le service du base de données devra étre modifié parce que il a probablement pas assez de droits d’écriture pour créer des documents EFFF. Pour ce faire, il est nécessaire que tout le monde quitte le programme.
Changez le service « SQL Anywhere – dbserver »  dans Windows Services de sorte que ca fonctionne avec un utilisateur avec un mot de passe ce qui n’expire pas.

Quand c’est fait, redémarre le service.

Ajoute ce même utilisateur dans le Windows Dossier \\NOM-SERVEUR\Admin-DMS et donne-lui des droits d’écriture. 
Maintenant les documents EFFF doivent être créée dans le dossier.
Si ce n’est pas le cas, il est préférable votre responsable informatique contacte nous pour continuer à chercher ensemble.