Configuration du planning de facturation (dossier)

Information

Introduction

Le planning de facture détermine le moment de proposition d'une facture dans l'écran de propositions de facture. En plus, ce planning indique la façon de facturation de la relation (régie, forfait ou acompte-dernier règlement). Dans le paquet Admin-IS, vous configurez ceci sur l'onglet "Facturation > Planning" du dossier client. Dans le paquet Admin-Consult, vous pouvez retrouver les mêmes écrans dans le "dossier de projet".

Planning

Dans Admin-IS 2013/Admin-Consult, vous pouvez alors faire usage d'un planning standard ou d'un planning spécifique au client/projet.

Planning standard

Un planning standard est un planning qui peut être utilisé pour plusieurs clients/projets. Il s'agit en effet des façons de facturation standard de votre bureau. Vous pouvez établir et gérer vous-même ces plannings.
Le planning de l'exemple tout en haut de cette page, indiqué comme "Monthly invoicing - Quarterly calculation", est un planning de type spécifique. Les détails spécifiques au client/projet (par ex. le montant de l'acompte) sont à entrer sur cet onglet.

La meilleure pratique consiste à utiliser un planning standard aussi souvent que possible. Attribuez à celui-ci un nom clair dans la gestion des plannings, afin que vous le puissiez retrouver facilement dans la liste à option.

Planning spécifique au client/projet:

Planning sans répétition annuelle

Ce type de planning s'adapte surtout à des projets temporaires, donc Admin-Consult. Mais il est aussi disponible dans Admin-IS 2013. Si ce planning est choisi, les factures ne sont établies qu'aux dates indiquées dans le planning. Aucune répétition annuelle n'est prévue.

Planning sans répétition annuellee

• Cliquez sur l'icône "Ajouter" dans le ruban pour ajouter autant de lignes que de factures dont vous avez besoin. Aussi la combinaison de touches CTRL+N est à utiliser ici.
• Entrez la date de la proposition de facture et indiquez s'il s'agit d'un acompte ou d'un forfait (facture à montant fixe). En cas d'acompte ou de forfait, entrez aussi le montant et sélectionnez le grand-livre comptable. Faites attention à un "mélange" coché (en partie oui et en partie non) : ceci aboutit automatiquement à une facturation du type "acompte/dernier règlement"!
• Indiquez si vous voulez ajouter un texte de facture au planning. Si vous cochez la case "Texte libre", vous pouvez entrer dans la colonne suivante le texte à afficher sur la facture. Si vous ne cochez pas cette case, vous sélectionnez dans la colonne suivante le texte standard à mettre sur la facture.
• Si vous utilisez la facturation automatique, vous pouvez spécifier la date jusqu'à laquelle les prestations sont à facturer. Lorsque ce champ est vide, la date du planning sera utilisée. Attention: ceci n'a aucune influence sur l'écran "Propositions de facture".

Dès que la facture est numérotée, la date de facture apparaît dans le champ "Dernière date".

Planning avec répétition annuelle

Par ce planning, une proposition de facture est faite chaque année à la date spécifiée dans le planning. Les colonnes sont identiques à celles du planning sans répétition annuelle.

Planning sur le TaskFlow

Vous pouvez ordonner la génération d'une proposition de facture chaque fois qu'une sous-tâche est marquée.

Planning sur Taskflow

• Cliquez sur "Ajouter" pour ajouter une nouvelle ligne à cet écran.
• Sélectionnez la tâche et la sous-tâche sur base desquelles la proposition de facture doit être générée.
• Indiquez s'il s'agit d'un acompte ou d'un forfait (facture à montant fixe). En cas d'acompte ou de forfait, le montant doit aussi être entré et le grand-livre comptable est à sélectionner. Aussi dans ce cas, il faut faire attention au "mélange" coché (en partie oui, en partie non) : ceci aboutira automatiquement à une facturation du type "acompte/dernier règlement" !
• Si vous cochez la case "Texte libre", vous pouvez entrer dans la colonne suivante le texte à afficher sur la facture. Si vous ne cochez pas cette case, vous sélectionnez dans la colonne suivante le texte standard à mettre sur la facture.
• Si vous utilisez la facturation automatique, vous pouvez spécifier la date jusqu'à laquelle les prestations sont à facturer. Lorsque ce champ est vide, la date du planning sera utilisée. Attention: ceci n'a aucune influence sur l'écran "Propositions de facture"

Aucun planning

Dans ce cas, aucune proposition de facture n'est faite, SAUF si vous cochez Comme en régie dans l'écran Facturation - Propositions de facture. Vous trouverez de plus amples informations sur ce sujet dans les articles .
Dans le cadre de la meilleure pratique, ce type de planning (ou l'absence d'un planning) est à éviter le plus que possible.