Détermination du grand-livre comptable en cas d'exportation de factures

Le programme propose des réglages pour la détermination d'un grand-livre comptable. Lors de la création du fichier pour l'exportation, certaines règles sont utilisées pour la détermination du grand-livre comptable à utiliser. Dans cet article, les règles pertinentes sont traitées en détail.

Gestion des comptes généraux

Règles de priorité

Il existe des règles de priorité pour déterminer le compte général utilisé.

Ce sont les règles du plus haut au plus bas.

 

• Dans l'Admin-Exporter il faut adapter le compte général

• Fournir un numéro de compte lors de l'exportation
  
  
• Changements dans la facturation
  

• Dans une fiche projet/client 
  
• dans la planification de la facturation
  
• Au niveau de la prestation
  

Généralités

Par l'intermédiaire des listes de sélection, vous pouvez définir les comptes généraux qui sont disponibles dans le programme.
Home > Configuration > Facturation > Listes de sélection > Comptes.

Prestations & frais (non) matériels

La gestion des enregistrements vous offre la possibilité de définir un grand-livre comptable par prestation ou coût.
Home > Configuration > Enregistrement > Gestion prestations / Coûts immatériels / Gestion des coûts mat. Il n'est pas possible de définir un grand-livre comptable sur base de catégories ou de sous-catégories.

Planning

Vous pouvez définir un compte d'imputation lors de la création du planning. Ce compte d'imputation ne s'appliquera qu'aux montants fixes (forfait & acompte). Pour un planning par défaut, passez par Configuration > Facturation > Planning facturation. Un planning spécifique à un client/projet se trouve sous le dossier de Relation/Projet (onglet Facturation > Planning).

Grand-livre comptable spécifique au client/projet

Dans les paramètres de facturation de la relation/du projet, vous pouvez définir un grand-livre comptable spécifique pour ce client/projet via Dossier > Facturation > Paramètres > Grand-livre.

Frais administratifs & restriction du crédit

Pour les frais administratifs et la restriction du crédit, vous pouvez configurer un grand-livre comptable fixe par le menu Configuration > Facturation > Configuration. Il s'agit donc d'un compte général pour tous les enregistrements de ce type dans le programme.

Règles

Généralités

Si aucun grand-livre comptable n'est défini ou n'est retrouvé lors de la création du fichier d'exportation, le paquet utilisera le compte d'imputation standard 700000 pour remplir les données manquantes. Cette option est programmée de façon fixe dans le programme et ne peut donc pas être modifiée par l'utilisateur.

Quoi à exporter ?

Le programme exportera toujours la facture même et donc pas les données de l'annexe. Il n'est pas possible d'exporter les données de l'annexe (le détail des enregistrements) à cause d'éventuelles différences entre la facture principale et l'annexe. En effet, il est autorisé d'apporter directement des modifications à la facture, sans s'appuyer sur l'annexe. Ceci est fortement déconseillé, car cette action peut aussi avoir de l'impact sur le reporting et donc pas seulement sur l'exportation.

Dans les détails de la facture, ce sont les données de l'onglet 'Corps facture' qui seront exportées et pas les données de l'onglet 'Détails facture'! Ceci peut aboutir au groupement des données (de détail). Il s'agit du groupement que vous avez réglé dans l'onglet Facturation > Paramètres du dossier de relation/projet. C'est le groupe avec le sous-total qui sera important pour la définition du grand-livre comptable.

1. Exportation d'une facture à montant fixe (forfait ou acompte) : pour l'exportation d'un montant fixe, le programme utilisera le grand-livre comptable qui est défini dans le planning de la facturation.
2. Exportation d'une facture en régie (régie ou prestations exclues) : la détermination du grand-livre comptable lors de l'exportation de prestations/frais dépend de l'éventuel groupement.

• Pas de groupement sur (sous-)catégorie : dans ce cas, le grand-livre comptable défini dans les détails de la prestation/du coût sera utilisé.
• Groupement sur (sous-)catégorie : dans le cas de groupement de données, plusieurs grands-livres comptables peuvent être trouvés. Le premier grand-livre comptable trouvé l'emportera toujours. Il n'est pas possible de prévoir ici une répartition distincte. Lors de la facturation, vous pouvez adapter manuellement ce grand-livre comptable proposé par l'onglet "Texte principal de la facture".

Exceptions

1. Grand-livre comptable spécifique au client/projet : dans ce cas, les autres règles normales seront ignorées par ce grand-livre comptable qui sera toujours choisi pour l'exportation des différentes lignes de facturation.
2. Modification lors de la facturation : il est possible de sélectionner un autre grand-livre comptable lors de la facturation (onglet "Texte principal de la facture" et/ou "Détails de la facture). Cette modification ne s'appliquera qu'à la facture concernée et n'aura aucune influence sur les autres paramètres. Les modifications apportées lors de la facturation l'emporteront toujours sur les règles normales et aussi sur le point 1 des exceptions!
3. Compte spécifique à l'exportation : lors de la création du fichier d'exportation même, vous avez la possibilité d'indiquer un "grand-livre comptable unique". Le grand-livre comptable sélectionné à ce moment sera réglé pour la totalité du fichier d'exportation et l'emportera sur tous les autres réglages (aussi sur les exceptions 1 & 2).