Instellingen: Prijzentabel

Overzicht

• Inleiding
  
• Beheer
• Aanmaak nieuwe prijzentabel
• Herberekening
• Indexatie
• Wijzigingen die invloed hebben op de berekening van prijzen

Inleiding

Zodra een medewerker een tijdsregistratie ingeeft, wordt de prijs van de prestatie berekend. Dit gebeurt standaard op basis van een prijzentabel. U kan dit onderdeel openen via het menu 'Home > Configuratie > facturatie > Prijzentabel' of via het menu 'Facturatie > Configuratie > Prijzentabel'

 

 

Beheer

Via onderdeel (1) van de ribbon kan u de diverse prijzentabellen in hun geheel beheren.

• Toevoegen: opent het scherm voor het toevoegen van een nieuwe prijzentabel
• Wissen: verwijderd de geselecteerde prijzentabel
• Tabel details: open de details van de prijzentabel
• Kopieer tabel: kopieert de geselecteerde prijzentabel
• Opslaan: bewaart de wijzigingen

Van zodra u een bestaande prijzentabel geselecteerd heeft of een nieuwe prijzentabel heeft aangemaakt kan u de verdere details beheren. Indien u een prijs wenst aan te passen, dan volstaat het de waarde in de tabel te selecteren en aan te passen. Van zodra u deze aanpassing gedaan heeft, is de nieuwe prijs actief voor alle nieuwe registraties. Via de opties in (2) kan u de kolommen en rijen in hun geheel beheren:

• Beheer kolommen: laat u toe om ontbrekende kolommen toe te voegen of om overbodige kolommen te verwijderen
• Beheer rijen: laat u toe om ontbrekende rijen toe te voegen of om overbodige rijen te verwijderen
• Kopieer kolom: laat u toe om de gegevens van een bestaande kolom te kopiëren naar een andere kolom.

Opgelet: indien u een kolom of een rij verwijdert, dan zullen ook de prijs-gegevens verwijderd worden. Indien u de kolom of de rij op een later tijdstip opnieuw toevoegt, dan zal u deze prijzen opnieuw moeten definiëren.

TIP: Wanneer het scherm te klein is om alle kolommen te tonen kan u een 'freeze pane' toepassen, d.m.v. de linker kader naar rechts open te trekken. 

Aanmaak nieuwe prijzentabel

Indien u een nieuwe prijzentabel wenst aan te maken, dient u gewoon te klikken op 'Toevoegen' in (1). U krijgt dan volgend extra scherm:

• Naam: de naam van de prijzentabel
• Actief: is de prijzentabel actief en kan hij geselecteerd worden bij de diverse projecten/relaties?
• Rijen: de opsplitsing of groepering op basis van wat een medewerker doet. Dit kan opgesplitst zijn op basis van de prestaties, de subcategorieën of de categorieën. Indien u geen opsplitsing wenst op basis van de activiteit, dan kan u kiezen voor 'Alles'
• Kolommen: de opsplitsing of groepering op basis van wie een bepaalde activiteit doet. Hier kan u kiezen voor een opsplitsing op basis van de medewerker, het hoofdprofiel van de medewerker of geen opsplitsing (Allen).

Afhankelijk van de gekozen of nodige opsplitsing, kan (en moet) u meer of minder gegevens aanvullen in de prijzentabel.

 

Herberekening

Vanaf versie 6 werd het volgende aangepast:

• Als de prijzentabel wordt aangepast en wordt opgeslagen, vraagt het systeem of prijzen herberekend moeten worden.

Van zodra u een prijzentabel heeft opgemaakt of aangepast is deze beschikbaar voor alle toekomstige registraties. Een aanpassing van een bestaande prijzentabel zal geen directe invloed hebben op de bestaande registraties. Indien dit toch het geval zou moeten zijn dan dient u de bestaande registraties (die nog niet gefactureerd zijn) te herberekenen. Via het beheer van de prijzentabellen kan u dan ook de nodige herberekeningen maken binnen het pakket. U kan deze opties terugvinden onder (3):

• Herberekenen prestaties: laat u toe de reeds ingegeven prestaties te herberekenen
• Herberekenen interne prijs: laat u toe de interne kostprijs van de medewerker van de reeds ingegeven prestaties te herberekenen
• Herberekenen (niet-)materiële kosten: laat u toe de reeds ingegeven (niet-)materiële kosten te herberekenen

Van zodra u een van deze opties heeft aangeklikt krijgt u onderstaand scherm:

Via dit scherm kan u aanduiden vanaf wanneer u de herberekening wenst uit te voeren en voor welke prijzentabel, welke medewerker en voor welke klant/project u dit wenst uit te voeren. Nadat u deze aanduiding heeft gedaan, dient u gewoon te klikken op 'Herbereken'.

Opgelet! Van zodra de registratie een eerste verwerking naar de open/projectfacturen heeft gekregen, zal een herberekening geen invloed meer hebben op de registratie.

 

Indexatie

Naast het herberekenen van de prijzen kan u deze ook indexeren. Net zoals bij de herberekening kan u de nodige functie ('Wijzig prijzen') hiervoor terugvinden in (3).

Via het detailscherm kan u dan verder aanpassen hoe u de gewenste indexatie wenst door te voeren. Ook hier geldt de regel dat dit enkel van toepassing is voor de nieuwe registraties. Voor de bestaande, nog niet gefactureerde registraties dient u na de indexatie een herberekening uit te voeren.

 

Wijzigingen die invloed hebben op de berekening van prijzen

Er zijn in het programma verschillende wijzigingen die kunnen gemaakt worden, die invloed zullen hebben op de manier waarop de prijzen berekend worden voor prestaties.

 

 

Prestaties toevoegen

Indien u prestaties gaat toevoegen of wijzigen in het programma, moet u rekening houden dat er in de prijzentabel ook prijzen van toepassing kunnen zijn op basis van prestaties, subcategorieën of categorieën. Door het wijzigen van deze, dient u de prijzentabel steeds in het oog te houden dat nieuwe prestaties ook altijd een tarief hebben.

Onderstaand vindt u een voorbeeld van een prijzentabel, waarbij prestaties zijn toegevoegd in het programma. Deze dient u bij de prijzentabel dus nog actief te zetten! Dit kan u doen bij 'Rijen' van de geselecteerd prijzentabel.

Hierna kan u bij de prijzentabel de prijzen gaan toevoegen voor de nieuwe prestaties.

Medewerkers toevoegen

Als er een prijzentabel is die gebaseerd is op medewerkers, dient u er voor te zorgen dat nieuwe medewerker steeds toegevoegd worden aan de prijzentabel. U krijgt dan ook bij het aanmaken van medewerkers de melding om prijzentabellen te controleren en indien nodig aan te passen.

Profielen toevoegen/wijzigen (medewerkers)

Bij het wijzigen van een hoofdprofiel bij medewerkers, moet er steeds rekening gehouden worden met het feit dat er prijzentabellen kunnen zijn op basis van profielen. Het wijzigen van een hoofdprofiel bij de medewerker zal dus zeker en vast invloed hebben op de prijzentabel!

Bij Algemeen onder Medewerkers, kan u het hoofdprofiel van een medewerker wijzigen. Dit doet u best op de dag dat de medewerker effectief van profiel veranderd. Er komt steeds een scherm naar voren bij het wijzigen van het profiel. In dit scherm kan u, indien nodig, nog de datum aanpassen van wanneer de medewerker van profiel is veranderd. Dit is handig voor wanneer je een profiel pas een maand nadien wijzigt, maar de prestaties moeten wel al een maand berekent worden op basis van het nieuwe profiel. 

Indien u de datum aanpast naar het verleden is het noodzakelijk om de prestaties te herbereken.