Configuration : planning de facturation (généralités)

Information

Introduction

Admin-IS / Admin-Consult fait des propositions automatiques sur base d'un planning. Au moyen de ce planning de facture, qui est associé au client (Admin-IS) ou au projet (Admin-Consult), on détermine la date et la manière de facturation. Cet article entrera dans les détails de la gestion des plannings standard. Ensuite, ces plannings peuvent être utilisés pour les différentes relations/différents projets. Vous pouvez retrouver dans cet article de plus amples informations sur la façon de coupler.

4 questions de base pour configurer la facturation

Vous pouvez utiliser certaines questions standard pour configurer la facturation d'un client/d'un projet :

1. Comment est-ce que je veux facturer le client ?
2. Quand est-ce que je veux facturer le client ?
3. Sur base de quels paramètres est-ce que je veux facturer le client ?
4. Comment est-ce que je veux montrer ceci au client ?

Aux deux premières questions, vous pouvez répondre par un planning standard :

1. Comment : régie - forfait - acompte/dernier règlement
2. Quand : à un moment standard. Ce moment est déterminé par une date fixe (par ex. toujours le 1e du mois)

Attention : un planning standard est toujours fait sur date et est aussi toujours annuel!

Création/gestion

Pour créer un nouveau planning standard ou pour gérer un planning standard existant, vous devez naviguer vers "Configuration > Facturation" dans le menu principal. Il est aussi possible d'ouvrir cet écran à partir du ruban de facturation (option : configuration)

Menu principal

En bas de l'écran des paramètres de facturation, vous pouvez naviguer vers le planning de facture.

Planning facturation

L'écran est divisé en 2 parties. Celles-ci correspondent aussi aux 2 questions auxquelles une réponse est donnée dans cet écran. Dans la partie supérieure, la façon de facturation est déterminée; dans la deuxième partie, la date à laquelle le paquet doit générer une proposition de facture est fixée. Vous pouvez utiliser le plan par étapes suivant pour établir un nouveau planning standard :

• Cliquez sur "Ajouter" dans la partie "Actions".
• Déterminez la façon de facturation. Les trois manières de facturation (Comment ?) sont : facturation en régie, facturation d'un forfait et facturation par acompte-dernier règlement. Pour une description des différentes manières, voir pus loin.
• Attribuez un nom clair au planning. Plus le nom est clair, plus la recherche dans la configuration du client/projet est simplifiée.
• Cliquez sur "Sauvegarder". Maintenant, la deuxième partie est activée.
• Dans cette deuxième partie, le moment de la proposition de facturation est déterminé. Cliquez sur "Ajouter" dans la partie "Ligne Actions" pour ajouter une ligne/un moment.
• Entrez la date de la proposition de facturation.
• Entrez éventuellement le grand-livre comptable. En cas d'acompte/forfait, il s'agit du grand-livre comptable sur lequel le montant sera exporté. Ceci n'est pas d'application pour la facturation en régie.
• Entrez un texte libre ou le texte standard. Le texte standard est à gérer par les listes de sélection.
• Entrez la date "prestations jusqu'à". Ceci peut être important lorsque vous utilisez la facturation automatique.
• Si vous avez choisi une facturation de forfait ou une facturation par acompte-dernier règlement, vous pouvez entrer ici le montant. Lorsque ceci est spécifique au client, rien ne doit être entré.
• Si vous avez opté pour une facturation par acompte-dernier règlement, vous devez indiquer en dernier lieu quand les acomptes sont comptés et aussi quand le(s) dernier(s) règlement(s) est(sont) à proposer. Attention: l'absence de toute indication d'acompte/dernier règlement sera considérée par le paquet comme facturation en régie ou de forfait!
• Sauvegardez les nouvelles lignes.

Le nouveau planning est alors prêt à utiliser, sans avoir besoin de configurations supplémentaires. Pour la gestion d'un planning existant, vous devez sélectionner le planning voulu et apporter les modifications nécessaires. Pensez toujours à sauvegarder les modifications!

ATTENTION : les adaptations apportées à un planning existant ne seront pas envoyées aux clients/projets qui font déjà usage de ce planning. Vous devez les introduire manuellement.

Façon de facturation

Il y a 3 types de planification de facturation, sur base desquels vous pouvez définir les plannings.

• Facturation d'heures en régie : chaque prestation à facturer sera facturée sur base d'un prix par heure.
• Facturation d'un montant fixe : le client reçoit une facture pour le montant convenu, sauf s'il y a des extras qui sont à facturer séparément. Les prestations supplémentaires en régie sont spécifiques au client/projet et doivent alors être gérées à cet endroit.
• Facturation par acompte/dernier règlement : le client reçoit plusieurs factures d'acompte et un dernier règlement à la fin de la période. Attention: les prestations réalisées/les coûts sont indiqué(e)s comme facturé(e)s lors de la rédaction du dernier règlement. Si ce dernier règlement n'est pas fait, ces prestations/coûts resteront toujours "à facturer". Dans cette optique, il est alors obligatoire de faire un dernier règlement !