Nederlands English (US) Français

Artikelen in deze sectie

Zie meer

Exact Online

Avatar
Eva Naegels
Bijgewerkt
Volgen

exactonline.png

Exact Online is een boekhoud-, projectmanagent- en CRM-pakket in een cloud-omgeving. Met de Exact Online integratie via Marketplace in Admin-IS / Admin-Consult  kan je op een eenvoudige manier facturen en klantgegevens van bedrijven in Admin-IS / Admin-Consult laten synchroniseren met de data in Exact Online. Meer info over Exact Online: www.exact.com.

 

Inhoudstafel

Installatie

   Marketplace

   Exact Online integratie

   Instellingen

   Extra opties

Werking

   Koppelingen

   Logboek

Versies

 

Installatie

Marketplace

In Admin-IS / Admin-Consult vind je via [Configuratie - algemeen - Marketplace] het Marketplace platform.  Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben.
Daarna kan je via de knop 'installeren' de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.

 

Dit is een betalende integratie, gelieve de aanvraagprocedure te volgen. 

 

Exact Online integratie

Vraag een account aan bij www.exact.com.
In de Admin-IS / Admin-Consult Marketplace klik je bij de Exact Online integratie op 'configuratie'. Daarna kan je via de link in het configuratiescherm met jouw Exact Online gebruikersnaam en paswoord inloggen op het Exact Online platform.
Exact Online vereist een twee-stapsverificatiemethode. Met WinAuth (voor desktop) of Google Authenticator app (voor mobile) kan je met jouw key van Exact Online een code aanmaken die je vervolgens kan invoeren in de tweede stap van het Exact Online loginscherm.

 

exact-online-login.png

 

Hierna krijg je het scherm waar je de gegevensuitwisseling moet toestaan. Hier duid je 'alle administraties' aan en aan accepteer je de gebruikersvoorwaarden.


gegevens-uitwisselen-nl.png

 

Instellingen

De eigen divisie die rechten heeft op de divisies van de klanten moet open staan in Exact Online, alvorens je de instellingen in Admin-IS / Admin-Consult gaat instellen.

Wanneer je bent ingelogd, heb je toegang tot de instellingen van Exact Online in de Marketplace van Admin-IS / Admin-Consult. Bij 'instellingen' verschijnen de bedrijven die in Admin-IS / Admin-Consult actief zijn. Klik op de naam van het bedrijf dat je wenst te koppelen aan Exact Online en vul in het volgende scherm de correcte gegevens verder aan. Klik daarna op 'terug' en klik op 'opslaan' om de instellingen te bewaren.

  • Exact Online: selecteer hier de bedrijfsnaam zoals deze staat ingesteld in Exact Online.
  • Factuurdagboek: geef hier de code in zoals deze in Exact Online staat ingevuld. Deze vind je in het Exact Online platform terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - dagboeken]
  • Kredietnotadagboek: geef hier de code in zoals deze in Exact Online staat ingevuld. Deze vind je bij Exact Online terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - dagboeken]
  • Rechtsvorm toevoegen aan klantnaam: vink dit aan als je ook de rechtsvorm uit Admin-IS / Admin-Consult mee wil synchroniseren naar Exact Online.
  • Btw-code: Link de btw-codes zoals deze staan ingesteld bij Admin-IS / Admin-Consult [bedrijven - 'jouw bedrijf' - algemeen - identificatie] aan deze van Exact Online. Deze vind je in het Exact Online platform terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - btw-codes].

instellingen_bedrijf.png

 

Extra opties

Bij 'instellingen' kan je extra opties aanvinken:

  • Automatisch synchroniseren: de data van alle bedrijven in Admin-IS / Admin-Consult worden dagelijks om 23u15 (+/-30min) gesynchroniseerd met Exact Online, indien je dit aanvinkt.
  • Alle klanten synchroniseren: Niet enkel de facturen en bijhorende klanten worden gesynchroniseerd, maar ook de klanten waarvoor er geen factuur werd aangemaakt, worden gesynchroniseerd, indien dit staat aangevinkt.
  • Niet-gevonden klanten aanmaken: de klanten waarvoor een factuur werd aangemaakt in Admin-IS / Admin-Consult, maar niet werden gevonden in Exact Online, worden toch aangemaakt in Exact Online als deze optie is aangevinkt.
    Indien je dit niet aanvinkt, worden de facturen, waarvan de klanten niet in Exact Online staan, overgeslagen bij de synchronisatie. Wil je de facturen toch aanmaken in Exact dan moet je eerst de klant manueel aanmaken in Exact zodat de klant de volgende keer wel gevonden wordt.
  • Startdatum:  Facturen van voor deze datum worden niet gesynchroniseerd naar Exact Online.

Wanneer alle instellingen zijn opgeslagen staat synchroniseren op 'ja'.

instellingen-datum-nl.png

 

Je kan op de naam van het bedrijf klikken en de synchronisatie voor dat bedrijf handmatig starten.

 

bedrijf-synchroniseren.png

 

 

 

Werking

Synchronisatie

Bij een synchronisatie worden eerst de grootboekrekeningen opgehaald uit Exact Online. Daarna worden alle genummerde facturen in Admin-IS / Admin-Consult die nog niet werden doorgestuurd en van na de startdatum zijn, gesynchroniseerd. Hierbij wordt eerst de klant gecheckt: is deze aanwezig in Exact Online en moet deze, volgens de instellingen, nieuw worden aangemaakt in Exact Online. Wanneer de klant in Exact Online wordt gevonden, wordt de PDF doorgestuurd en daarna worden de boekingen van de factuur zelf doorgestuurd. In Admin-IS / Admin-Consult worden de facturen die naar Exact Online zijn gesynchroniseerd, als geëxporteerd weergegeven.

Om een Admin-IS / Admin-Consult klant te koppelen met een Exact Online klant wordt 'ID in boekhouding' als sleutel gebruikt. In Admin-Consult worden klanten zonder project(en) niet gesynchroniseerd.
In Admin-Consult wordt eerst gekeken naar 'ID in boekhouding' in het projectdossier. Wanneer deze is ingevuld, wordt deze gesynchroniseerd naar Exact Online. Indien er geen 'ID in boekhouding' in het project is, dan wordt 'ID in boekhouding' in relatiedossier gesynchroniseerd.

  • Indien een relatie meerdere projecten heeft met verschillende 'ID's in boekhouding' binnen hetzelfde bedrijf, wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Wanneer de projecten gekoppeld zijn aan verschillende bedrijven, dan is het 'ID in boekhouding' uniek binnen het bedrijf en wordt deze relatie wel gesynchroniseerd naar Exact Online.
  • Indien een project meerdere klanten heeft met een 'ID in boekhouding', wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Er wordt een uitzondering gemaakt indien het facturatiepercentage van de klanten 0% bedraagt.
  • Indien een project en een relatie geen 'ID in boekhouding' hebben, wordt de relatie niet gesynchroniseerd.

Wanneer een relatie niet gekoppeld kan worden, wordt er gekeken naar de optie 'niet-gevonden klanten  aanmaken'.

Eenmaal de koppeling is gelegd wordt het 'ID in boekhouding' niet meer gebruikt om te koppelen, deze kan aangepast worden en de gekoppelde relatie in Exact Online zal de aanpassing overnemen.

 

Manuele Synchronisatie

Binnen de configuratie van het bedrijf kan je (per bedrijf) de synchronisatie manueel opstarten.

 

Koppelingen

Na de synchronisatie kan je via 'koppelingen' een zoekopdracht uitvoeren op de naam van een klant (min. 2 karakters) . Zo kan je verifiëren of de klant uit Admin-IS / Admin-Consult gelinkt is aan de juiste klant in Exact Online. Indien een klant verkeerd werd gelinkt, kan je hier de koppeling verwijderen door op de rode x te klikken en kan je de gegevens van de klant aanpassen in Admin-IS / Admin-Consult of Exact Online, zodat deze bij een volgende synchronisatie wel juist gelinkt kan worden.

exact-online-koppelingen.png

 

Logboek

In het logboek krijg je een overzicht van de eventuele fouten die zouden zijn opgetreden bij het synchroniseren van de data. In dit scherm kan je fouten opzoeken binnen een bepaalde tijdsindicatie of je kan zoeken op data uit de kolom 'actie' en 'referentie'. Ook op het 'Home' scherm van Admin-IS / Admin-Consult in de berichten widget, kunnen de personen met administratorrechten deze fouten raadplegen.

 

filter-nl.png

 

Mogelijke meldingen:

  • Sync started / Sync ended: Deze melding geeft weer wanneer het synchronisatieproces gestart en gestopt werd.
    sync.png

  • 'Synchronize customer: forbidden' : De vorige koppeling van de klant werkt niet meer. Onder het tabblad koppelingen kan je deze klant opzoeken en de koppeling verwijderen zodat deze bij een volgende synchronisatie opnieuw correct gekoppeld kan worden. forbidden.png

  • 'Synchronize customer:  ongeldig btw-/ondernemingsnummer': het gebruikte btw-nummer van de klant moet een geldig modus 97 btw-nummer zijn.
    ongeldingbtw.png

  • 'Customer not found' : indien de optie 'niet-gevonden klanten aanmaken' staat uitgevinkt en de klant niet kan worden gevonden in Exact Online op basis van 'ID in boekhouding'.
    • Je kan de optie 'niet-gevonden klanten aanmaken' aanvinken indien je deze klant als nieuwe klant wil aanmaken in Exact Online. Bij een volgende synchronisatie zal er een nieuwe klant aangemaakt worden in Exact Online.
    • Je kan in Exact Online de klant opzoeken en de klantcode aanpassen naar het overeenstemmend 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult. Bij een volgende synchronisatie zal deze klant correct gekoppeld worden.
      notfound.png
  • 'Synchronize customer: Gegeven bestaat reeds' : het 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult van een bestaande koppeling wordt gewijzigd, maar deze code is reeds in gebruik door een andere relatie in Exact Online (waar de code/"gegeven" uniek is).
    • Kijk het 'ID in boekhouding' in Admin-IS / Admin-Consult na. Indien deze correct is en toch dient gekoppeld te worden aan dezelfde relatiecode in Exact Online, ga je naar tabblad 'koppelingen' en verwijder je de bestaande koppeling. Bij een volgende synchronisatie zal de relatie op basis van 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld worden aan de overeenstemmende code van de relatie in Exact Online.
    • Indien de relatiecode in Exact Online correct is en deze in Admin-IS / Admin-Consult niet, dan pas je het 'ID in boekhouding' aan in Admin-IS / Admin-Consult. Bij een volgende synchronisatie zal de relatie op basis van 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld worden aan de overeenstemmende code van de relatie in Exact Online.

gegeven-bestaat-reeds-nl.png

 

  • Missing ledger account: indien het grootboeknummer dat werd gebruikt in de factuur van Admin-IS / Admin-Consult niet werd teruggevonden in Exact Online.
    • Vul in Admin-IS / Admin-Consult het correcte grootboekrekeningnummer in.
    • Ga naar het Exact-Online platform. Bij Bedrijf > Stamgegevens > Grootboekrekeningen verifieer je of de code van de gebruikte grootboekrekenining in de lijst voorkomt. Indien niet, kan je de grootboekrekening hier aanmaken met als code het nummer van de grootboekrekening.

missingledger-nl.png

 

 

Versies

Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel 'Marketplace algemeen' > Nieuwe Versies


02-02-2021 - v3.0.11

  • Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

  • Synchronisatie van facturen: instelbare startdatum
  • NIet gevonden klanten worden bij elke synchronisatie opnieuw opgezocht
  • Interne verbeteringen


29-01-2021 - v3.0.9.1

  • Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

  • Linken op basis van het ID in de boekhouding
  • Enkel synchronisatiefoutmelding in een Admin-IS / Admin-Consult bericht, details in het logboek
  • Interne verbeteringen

 

22-01-2021 - v3.0.5.1

  • Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

  • Logboek: zoekfunctie en aanduiding van begin en einde van het synchronisatieproces
  • Interne verbeteringen


19-01-2021 - v3.0.4

  • Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

  • Logboek einddatum default 24u later
  • Interne verbeteringen


07-01-2021 - v3.0.1

  • Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3

  • Initiële release

 

Verwante artikelen

Opmerkingen

0 opmerkingen

U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.