Exact Online is een boekhoud-, projectmanagement- en CRM-pakket in een cloud-omgeving. Met de Exact Online integratie via Marketplace in Admin-IS / Admin-Consult kan je op een eenvoudige manier facturen en klantgegevens van bedrijven in Admin-IS / Admin-Consult laten synchroniseren met de data in Exact Online. Meer info over Exact Online: www.exact.com. De Exact Online integratie vervangt de Exact Online Connector die 'end of life is' en wordt uitgefaseerd.
Inhoudstafel
Verschil tussen Exact Online integratie en Exact Online Connector
Installatie
Marketplace
In Admin-IS / Admin-Consult vind je via [Configuratie - algemeen - Marketplace] het Marketplace platform. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben.
Daarna kan je via de knop 'installeren' de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.
Dit is een betalende integratie, gelieve de aanvraagprocedure te volgen.
Exact Online integratie
Vraag een account aan bij www.exact.com.
In de Admin-IS / Admin-Consult Marketplace klik je bij de Exact Online integratie op 'configuratie'. Daarna kan je via de link in het configuratiescherm met jouw Exact Online gebruikersnaam en paswoord inloggen op het Exact Online platform.
Exact Online vereist een twee-stapsverificatiemethode. Met WinAuth (voor desktop) of Google Authenticator app (voor mobile) kan je met jouw key van Exact Online een code aanmaken die je vervolgens kan invoeren in de tweede stap van het Exact Online loginscherm.
Hierna krijg je het scherm waar je de gegevensuitwisseling moet toestaan. Hier duid je 'alle en toekomstige administraties' aan en aan accepteer je de gebruikersvoorwaarden.
Instellingen
De eigen divisie die rechten heeft op de divisies van de klanten moet open staan in Exact Online, alvorens je de instellingen in Admin-IS / Admin-Consult gaat instellen.
Wanneer je bent ingelogd, heb je toegang tot de instellingen van Exact Online in de Marketplace van Admin-IS / Admin-Consult. Bij 'instellingen' verschijnen de bedrijven die in Admin-IS / Admin-Consult actief zijn. Klik op de naam van het bedrijf dat je wenst te koppelen aan Exact Online en vul in het volgende scherm de correcte gegevens verder aan. Klik daarna op 'terug' en klik op 'opslaan' om de instellingen te bewaren.
- Exact Online: selecteer hier de bedrijfsnaam zoals deze staat ingesteld in Exact Online.
- Factuurdagboek: geef hier de code (niet het grootboek) in zoals deze in Exact Online staat ingevuld. Deze vind je in het Exact Online platform terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - dagboeken] > kolom 'code'
- Kredietnotadagboek: geef hier de code (niet het grootboek) in zoals deze in Exact Online staat ingevuld . Deze vind je bij Exact Online terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - dagboeken] > kolom 'code'
- Rechtsvorm toevoegen aan klantnaam: vink dit aan als je ook de rechtsvorm uit Admin-IS / Admin-Consult mee wil synchroniseren naar Exact Online.
- Btw-code: Link de btw-codes zoals deze staan ingesteld bij Admin-IS / Admin-Consult [bedrijven - 'jouw bedrijf' - algemeen - identificatie] aan deze van Exact Online. Deze vind je in het Exact Online platform terug onder ['jouw bedrijf' - stamgegevens - btw-codes].
-
Betalingsvoorwaarde: Betalingsvoorwaarden dienen verplicht ingevuld te zijn in Exact Online. Je kan een default waarde instellen in Exact Online, maar je kan de betalingsvoorwaarden uit Admin-IS / Admin-Consult ook mee doorsturen naar Exact Online.
- Default waarde instellen in Exact online kan via stamgegevens > Administratie | Instellingen > boekhouding.
- De betalingsvoorwaarden doorsturen vanuit Admin-IS / Admin-Consult kan door in Marketplace > Exact Online > configuratie de mappingstabel in te vullen. Voor de facturen die werden aangemaakt in Admin-IS / Admin-Consult, zie je hier de betalingsvoorwaarden. Het getal duidt op het aantal dagen; E duidt op 'einde maand'. Hier vul je de overeenkomstige code in die je in Exact Online hebt staan onder stamgegevens > relaties | betalingsvoorwaarden. Sla deze gegevens op door naar het vorige scherm te gaan, alvors te synchroniseren.
Extra opties
Bij 'instellingen' kan je extra opties aanvinken:
- Automatisch synchroniseren: de data van alle bedrijven in Admin-IS / Admin-Consult worden dagelijks om 23u15 (+/-30min) gesynchroniseerd met Exact Online, indien je dit aanvinkt.
- Alle klanten synchroniseren: Niet enkel de facturen en bijhorende klanten worden gesynchroniseerd, maar ook de klanten waarvoor er geen factuur werd aangemaakt, worden gesynchroniseerd op voorwaarde dat de ID in de boekhouding wordt gevonden in Exact Online.
- Niet-gevonden klanten aanmaken: de klanten waarvoor een factuur werd aangemaakt in Admin-IS / Admin-Consult, maar niet werden gevonden in Exact Online op ID in de boekhouding, worden toch aangemaakt in Exact Online als deze optie is aangevinkt.
Indien je dit niet aanvinkt, worden de facturen, waarvan de klanten niet in Exact Online staan, overgeslagen bij de synchronisatie. Wil je de facturen toch aanmaken in Exact dan moet je eerst de klant manueel aanmaken in Exact zodat de klant de volgende keer wel gevonden wordt. - Startdatum: Facturen van voor deze datum worden niet gesynchroniseerd naar Exact Online.
Wanneer alle instellingen zijn opgeslagen staat synchroniseren op 'ja'.
Gebruik de knop 'reset divisie' indien je je wenst af te melden en opnieuw wil aanmelden bij Exact Online.
Werking
Automatische synchronisatie
Bij een synchronisatie worden eerst de grootboekrekeningen opgehaald uit Exact Online. Daarna worden alle genummerde facturen in Admin-IS / Admin-Consult die nog niet werden doorgestuurd en van na de startdatum zijn, gesynchroniseerd. Hierbij wordt eerst de klant gecheckt: is deze aanwezig in Exact Online en moet deze, volgens de instellingen, nieuw worden aangemaakt in Exact Online. Wanneer de klant in Exact Online wordt gevonden, wordt de PDF doorgestuurd en daarna worden de boekingen van de factuur zelf doorgestuurd.
De omschrijving van de factuur wordt ook doorgestuurd. Indien de factuur zelf geen omschrijving heeft, dan wordt de omschrijving van de eerste factuurlijn als omschrijving ingevuld in Exact Online.
In Admin-IS / Admin-Consult worden de facturen die naar Exact Online zijn gesynchroniseerd, als geëxporteerd weergegeven.
Om een Admin-IS / Admin-Consult klant te koppelen met een Exact Online klant wordt 'ID in boekhouding' als sleutel gebruikt. In Admin-Consult worden klanten zonder project(en) niet gesynchroniseerd.
In Admin-Consult wordt eerst gekeken naar 'ID in boekhouding' in het projectdossier. Wanneer deze is ingevuld, wordt deze gesynchroniseerd naar Exact Online. Indien er geen 'ID in boekhouding' in het project is, dan wordt 'ID in boekhouding' in relatiedossier gesynchroniseerd.
- Indien een relatie meerdere projecten heeft met verschillende 'ID's in boekhouding' binnen hetzelfde bedrijf, wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Wanneer de projecten gekoppeld zijn aan verschillende bedrijven, dan is het 'ID in boekhouding' uniek binnen het bedrijf en wordt deze relatie wel gesynchroniseerd naar Exact Online.
- Indien een project meerdere klanten heeft met een 'ID in boekhouding', wordt de relatie niet gesynchroniseerd. Er wordt een uitzondering gemaakt indien het facturatiepercentage van de klanten 0% bedraagt.
- Indien een project en een relatie geen 'ID in boekhouding' hebben, wordt de relatie niet gesynchroniseerd.
Wanneer een relatie niet gekoppeld kan worden, wordt er gekeken naar de optie 'niet-gevonden klanten aanmaken'.
Eenmaal de koppeling is gelegd wordt de 'ID in boekhouding' niet meer gebruikt om te koppelen, deze kan aangepast worden en de gekoppelde relatie in Exact Online zal de aanpassing overnemen.
Manuele Synchronisatie
Binnen de configuratie van het bedrijf kan je (per bedrijf) de synchronisatie manueel opstarten. Je kan op de naam van het bedrijf klikken en de synchronisatie voor dat bedrijf handmatig starten.
Koppelingen
Na de synchronisatie kan je via 'koppelingen' een zoekopdracht uitvoeren op de naam van een klant (min. 2 karakters) . Zo kan je verifiëren of de klant uit Admin-IS / Admin-Consult gelinkt is aan de juiste klant in Exact Online. Indien een klant verkeerd werd gelinkt, kan je hier de koppeling verwijderen door op de rode x te klikken en kan je de gegevens van de klant aanpassen in Admin-IS / Admin-Consult of Exact Online, zodat deze bij een volgende synchronisatie wel juist gelinkt kan worden.
Logboek
In het logboek krijg je een overzicht van de eventuele fouten die zouden zijn opgetreden bij het synchroniseren van de data. In dit scherm kan je fouten opzoeken binnen een bepaalde tijdsindicatie of je kan zoeken op data uit de kolom 'actie' en 'referentie'. Ook op het 'Home' scherm van Admin-IS / Admin-Consult in de berichten widget, kunnen de personen met administratorrechten deze fouten raadplegen.
Mogelijke meldingen:
- Sync started / Sync ended: Deze melding geeft weer wanneer het synchronisatieproces gestart en gestopt werd.
- 'Synchronize customer: forbidden' : De vorige koppeling van de klant werkt niet meer. Onder het tabblad koppelingen kan je deze klant opzoeken en de koppeling verwijderen zodat deze bij een volgende synchronisatie opnieuw correct gekoppeld kan worden.
- 'Synchronize customer: ongeldig btw-/ondernemingsnummer': het gebruikte btw-nummer van de klant moet een geldig modus 97 btw-nummer zijn.
- 'Customer not found' : indien de optie 'niet-gevonden klanten aanmaken' staat uitgevinkt en de klant niet kan worden gevonden in Exact Online op basis van 'ID in boekhouding'.
- Je kan de optie 'niet-gevonden klanten aanmaken' aanvinken indien je deze klant als nieuwe klant wil aanmaken in Exact Online. Bij een volgende synchronisatie zal er een nieuwe klant aangemaakt worden in Exact Online.
- Je kan in Exact Online de klant opzoeken en de klantcode aanpassen naar het overeenstemmend 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult. Bij een volgende synchronisatie zal deze klant correct gekoppeld worden.
- 'Synchronize customer: Gegeven bestaat reeds' : het 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult van een bestaande koppeling wordt gewijzigd, maar deze code is reeds in gebruik door een andere relatie in Exact Online (waar de code/"gegeven" uniek is).
- Kijk het 'ID in boekhouding' in Admin-IS / Admin-Consult na. Indien deze correct is en toch dient gekoppeld te worden aan dezelfde relatiecode in Exact Online, ga je naar tabblad 'koppelingen' en verwijder je de bestaande koppeling. Bij een volgende synchronisatie zal de relatie op basis van 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld worden aan de overeenstemmende code van de relatie in Exact Online.
- Indien de relatiecode in Exact Online correct is en deze in Admin-IS / Admin-Consult niet, dan pas je het 'ID in boekhouding' aan in Admin-IS / Admin-Consult. Bij een volgende synchronisatie zal de relatie op basis van 'ID in boekhouding' van Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld worden aan de overeenstemmende code van de relatie in Exact Online.
- Missing ledger account: indien het grootboeknummer dat werd gebruikt in de factuur van Admin-IS / Admin-Consult niet werd teruggevonden in Exact Online.
- Vul in Admin-IS / Admin-Consult het correcte grootboekrekeningnummer in.
- Ga naar het Exact-Online platform. Bij Bedrijf > Stamgegevens > Grootboekrekeningen verifieer je of de code van de gebruikte grootboekrekenining in de lijst voorkomt. Indien niet, kan je de grootboekrekening hier aanmaken met als code het nummer van de grootboekrekening.
Verschil tussen Exact Online integratie en Exact Online Connector
- Met de Exact Online integratie kunnen alle klanten worden gesynchroniseerd naar Exact Online. Met de Exact Online Connector kunnen klanten waar geen factuur aan gekoppeld is, niet worden gesynchroniseerd met Exact Online.
- De Exact Online integratie houdt rekening met mogelijke e-mailadressen in de e-mailbestemmelingen van een relatie daar waar de Exact Online Connector steeds het e-mailadres uit de identificatiefiche van de relatie neemt.
- De Exact Online integratie zoekt naar een uniek ID in boekhouding. Zie 'werking' in dit artikel voor meer details. De Exact Online Connector kijkt naar de ID in boekhouding op projectniveau en neemt alfabetisch gezien de hoogste. Indien er geen ID in de boekhouding is voor een project, wordt deze op relatieniveau genomen.
Versies
Hoe een nieuwe versie krijgen? Zie artikel 'Marketplace algemeen' > Nieuwe Versies
08-06-2022 - v3.0.23
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger
- Ondernemingsnummer wordt doorgestuurd indien er geen btw-nummer is ingevuld in Admin-IS / Admin-Consult en btw-regime wordt op 'niet-btw plichtig' gezet in Exact Online.
- Er werd een knop toegevoegd om alle bedrijven tegelijkertijd manueel te synchroniseren.
25-04-2022 - v3.0.22.1
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger
- Klantnummer en eigen bedrijf worden opgenomen in het logboek
- Interne verbeteringen
06-12-2021 - v3.0.21
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- De betalingsvoorwaarden worden doorgestuurd a.d.h.v. mappingstabel.
- Omschrijving van eerste factuurlijn wordt doorgestuurd bij ontbrekende omschrijving van factuur.
18-11-2021 - v3.0.19.2
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- De betalingsvoorwaarden van de facturen worden tijdelijk niet meegestuurd tot er een mappingstabel is
-
Foutmelding "401 unauthorised user" opgevangen
03-11-2021 - v3.0.19
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- De betalingsvoorwaarden van de facturen meesturen
-
580-rekeningen ook ophalen
- 'Ongeldige referentie: provincie' als de provincie niet bij het opgegeven land hoort
- Als een klant niet btw-plichtig is moet in het veld voor het btw-nummer het ondernemingsnummer komen. Exact Online maakt er dan wel een btw-nummer van. In het veld btw-regime moet dan 'niet btw-plichtig' komen.
- Interne verbeteringen
08-10-2021 - v3.0.18.4
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- "Reset Divisie" knop
-
Nieuwe toegangsregels voor de Exact Online API
- Interne verbeteringen
25-06-2021 - v3.0.17
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Ongeldig e-mailadres, bv geen @, wordt genegeerd, geeft geen fout meer voor de synchronisatie.
- Naast de 7-rekeningen ook de 4-, 64-, 65-, 66-rekeningen verwerken.
07-06-2021 - v3.0.16.1
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
-
Enkel actieve projecten bepalen de ID in de boekhouding
- Afmeldknop bij ongeldig security token
22-02-2021 - v3.0.15
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Inactieve projecten negeren bij het ophalen van alle klanten van een eigen bedrijf, ook voor het bepalen van de unieke Id in de boekhouding.
- Interne verbeteringen
02-02-2021 - v3.0.11
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Synchronisatie van facturen: instelbare startdatum
- NIet gevonden klanten worden bij elke synchronisatie opnieuw opgezocht
- Interne verbeteringen
29-01-2021 - v3.0.9.1
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Linken op basis van het ID in de boekhouding
- Enkel synchronisatiefoutmelding in een Admin-IS / Admin-Consult bericht, details in het logboek
- Interne verbeteringen
22-01-2021 - v3.0.5.1
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Logboek: zoekfunctie en aanduiding van begin en einde van het synchronisatieproces
- Interne verbeteringen
19-01-2021 - v3.0.4
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Logboek einddatum default 24u later
- Interne verbeteringen
07-01-2021 - v3.0.1
-
Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.2.0.3
- Initiële release
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.