Verwerking Automatische Registratie (Inlezen Excel)

Verwerking automatische registratie

7.5 Verwerking registraties: Admin-IS/Consult from Syneton on Vimeo.

Je kan via een excel bestand (csv, xls, xlsx) materiële/niet-materiële kosten inlezen. Via home -> batch -> Verwerking automatische registratie ga je naar deze functie.

Het bestand bevat de klantcode of het boekhoud-id van de klant alsook de hoeveelheid van de materiële/niet materiële kost(en) voor deze klant.

Vóór je het bestand verwerkt dien je na te kijken dat het bestand gesloten is op uw computer. Dit om eventuele complicaties/blokkering te vermijden.

Een bestand opladen kan op 2 manieren:

-          Sleep het bestand naar “Te verwerken bestand”

-          Zoek uw bestand via de ribbon knop “Bestand”

In het veld "Kies actie" kan u gaan aangeven welke soort kost u wil gaan verwerken, in het voorbeeld werken we verder met een materiële kost.

U kunt ook kiezen onder welke medewerker deze registraties moeten worden geregistreerd.

Hier kan je aangeven welke kolom hoofding, in uw bestand, welke waarde heeft binnen Admin-Consult. Wij verwijzen naar onderstaand voorbeeld: hier is kolom "hoeveelheid" gelijk aan "aantal registratie" in Admin-Consult. U geeft ook de prestatie (in dit geval prestatie: "factureerbaar") mee waarop dit geregistreerd mag worden. U kan van deze instellingen een template maken door op opslaan te klikken. Dit kan handig zijn wanneer u meerdere keren dezelfde layout wil inlezen. 

Kies “verwerken” en de registraties worden verwerkt. 

In het gedeelte "verwerken resultaten" ziet u een overzicht van de registraties die verwerkt of gefaald zijn. 

Indien u bijvoorbeeld een verkeerd klantnummer hebt opgegeven, dan krijg je onderstaande foutmelding ('Customer not found'). Hier kan u, binnen het veld zelf, het klantnummer nog gaan wijzigen en achteraan de lijn op verwerken klikken, op die manier wordt deze lijn toch nog verwerkt.

Als u bij uw materiële kosten gaat kijken ziet u deze geregistreerd staan.