Hoe kan ik tijd/kosten registreren op een klant/project

Informatie

Via het systeem van de registraties kan u ingeven hoeveel tijd u heeft gespendeerd aan een bepaalde klant/project en welke kosten u heeft gemaakt. Deze worden dan later doorgestuurd naar de facturatie module.

Opmerkingen

• De registraties gebeuren in Admin-IS op het niveau van de klant. Bij Admin-Consult gebeuren deze op het niveau van het project.

De 'gewone' registratie

De gewone tijdsregistratie kan u opstarten op 2 manieren:

• Via de home-ribbon (optie Tijdsregistratie)
• Via de toetsencombinatie CTRL+T

Het tijdsregistratiescherm opent:

Bovenaan bepaalt u of u tijd, materiële kosten of niet-materiële kosten zal registreren en voor welke dag u deze zal registreren. Standaard zal de huidige dag voorgesteld worden.

Bovenaan links kan u enkele acties kiezen:

Acties

Actie	Omschrijving
Nieuw (CTRL+N)	Voegt een nieuwe lijn toe in de registratie
Kopieer registratie	Voegt een nieuwe lijn toe aan de registratie en selecteert automatisch dezelfde klant/project
Opslaan (CTRL+S)	Bewaart de toegevoegde lijn (indien volledig ingevuld)
Wis registratie (CTRL+Del)	Verwijdert de geselecteerde registratie
Vernieuwen (F5)	Vernieuwt de lijst van registraties
Relaties vernieuwen	Vernieuwt de lijst van klanten. Dit is nodig indien u net een nieuwe klant heeft aangemaakt

Zodra u Nieuw klikt, kunt u gegevens toevoegen in onderstaand scherm.

Details

Onderdeel	Uitleg
Klant	Selecteer hier de klant. In Admin-Consult kan dit verborgen zijn als ingesteld staat dat er rechtstreeks op het project wordt ingegeven. Meer info vindt u in dit artikel.
Project	Selecteer hier het project. Dit is enkel beschikbaar in Admin-Consult
Periode	Selecteer hier de periode waarop de registratie betrekking heeft. Dit kan verborgen worden via een systeemoptie.
Prestatie	Kies hier de geleverde prestatie
Van-Tot	Geef hier in van wanneer tot wanneer de prestatie gebeurd is. Afhankelijk van de instellingen kan hier ook een duur ingegeven worden.
Omschrijving	Bijkomende informatie in verband met de geleverde prestatie. Opgelet: deze informatie kan getoond worden op de klantfactuur (afhankelijk van de instellingen op de factuurlay-out)!
Interne opmerking	Geef hier de interne informatie in. Deze informatie wordt niet doorgegeven aan de factuurlay-out, maar is zichtbaar voor degene die de facturen opstelt
Dringend	Duid hier aan of het gaat over een dringende prestatie
Overuren	Duid hier aan of de prestatie buiten de normale werkuren valt en dus bij de teller van de overuren moet bijgeteld worden
+ Mat. Kost	Opent het tabblad van de materiële kosten en vult automatisch de klant/project gegevens in
+ Niet-Mat. Kost	Opent het tabblad van de niet-materiële kosten en vult automatisch de klant/project gegevens in

Afhankelijk van de security en de configuratie zijn volgende opties beschikbaar:

• Benchmark: een bijkomend vak om een aantal in te geven
• Factureerbaar: geeft de standaardwaarde van de prestatie, die u voor deze registratie kan aanpassen
• Buiten forfait: geeft de waarde van deze prestatie voor de geselecteerde klant/project, die u voor deze registratie kan aanpassen

Kiest u voor het toevoegen van een (niet)-materiële kost, dan krijg u de onderstaande schermen te zien:

Niet-materiële kosten

Materiële kosten

Onderdeel	Uitleg
Kost	Selecteer hier de (niet-)materiële kost
Aantal/bedrag	Geef het aantal of het bedrag in van de (niet-)materiële kost
Aantal km	Als u kiest voor een niet-materiële kost waarbij de optie Berekend per km staat aangeduid in de instellingen, dan dient u hier het aantal kilometers te vermelden. Het veld 'Bedrag' kan dan niet ingevuld worden; het bedrag wordt automatisch berekend op basis van het aantal km en het tarief per km dat voor de klant ( [v2.1.0.5] [v5.0.0.0] ) of het project is vastgelegd.

Niet vergeten te bewaren na het ingeven van een kost of prestatie!

De realtime tijdsregistratie (CTRL+R)

De realtime tijdsregistratie kan u opstarten via de toetsencombinatie 'CTRL+R'. Er is geen apart menu-item voor voorzien

Realtime registratie

In dit scherm kan u klant, project, prestatie, ... aanduiden. Om de effectieve registratie op te starten klikt u op 'Start registratie'. Het scherm zal geminimaliseerd worden en de tijdsregistratie begint te lopen. Om de registratie te stoppen kan u dubbelklikken op het icoontje of opnieuw de toetsencombinatie CTRL-R gebruiken. Het scherm opent opnieuw, nu klikt u op 'Stop registratie'. De realtime registratie wordt dan bewaard en kan verder beheerd worden via de gewone tijdsregistratie.

De 'quick' registratie

Via de snelkoppeling-balk is het mogelijk om registraties in te geven zonder van scherm te veranderen. U kan dit menu openen door gebruik te maken van het pijltje (zie screenshot). De beschikbare opties/velden zijn idem aan de velden van de gewone registratie.

Quick registratie

 

Binnen versie 6 werd het volgende aangepast:

• In het scherm waarin u manuele tijdsregistratie doet, staat een knop “kopiëren”. Deze kopieert nu de volledige registratie in plaat van enkel de naam van de klant en/of project.
• Als de administrator heeft besloten dat alle medewerkers “factureerbaar” mogen aan- of afzetten tijdens de registratie, dan kunnen ze dit nu ook doen voor (niet-)materiële kosten.
• In de snelkoppeling voor tijdsregistratie en (niet-)materiële kosten is een datumveld toegevoegd. Standaard staat hier de datum van vandaag.
• We hebben een veld toegevoegd voor de (niet-)materiële kosten: “terugbetaalbaar”. Als de medewerker dit aanvinkt, betekent het dat de kost aan hem terugbetaalt moet worden. Er is een bijpassend rapport gemaakt in de medewerkersrapporten. De administrator kan dit “terugbetaalbaar”-systeem uitschakelen via configuratie – registraties.

• Alleen voor Admin-Consult: Er werd een nieuwe volgorde van registratie toegevoegd (configuratie – registraties), nl “Eerst klant, dan prestatie en daarna project”. Dit zal alleen de projecten tonen waarop de gekozen prestatie toegelaten is. Deze optie kan u instellen via het configuratiescherm van de registraties.

Nieuwigheden vanaf versie 7.0.0.0

• In het scherm "overzicht per dag" werd er een nieuwe kolom toegevoegd nl: wordt het verschil getoond van te presteren uren en ingegeven uren.
• Via de kopieer knop heb je nu de optie om alle gegevens te kopiëren of enkel de klant/project gegevens.

• In het scherm overzicht zijn de kolommen ‘tijd van’, ‘tijd tot’ toegevoegd.