Informatie
Algemeen
Via het systeem van de registraties kan u ingeven hoeveel tijd u heeft gespendeerd aan een bepaalde klant/project en welke kosten u heeft gemaakt. Deze worden dan later doorgestuurd naar de facturatie module.
Opmerkingen
-
De registraties gebeuren in Admin-IS op het niveau van de klant. Bij Admin-Consult gebeuren deze op het niveau van het project.
De 'gewone' registratie (CTRL+T)
De gewone tijdsregistratie kan u opstarten op 2 manieren:
- Via de home-ribbon (optie Tijdsregistratie)
- Via de toetsencombinatie CTRL+T
Het tijdsregistratiescherm opent:

Nieuwe registratie
Bovenaan bepaalt u of u tijd, materiële kosten of niet-materiële kosten zal registreren en voor welke dag u deze zal registreren. Standaard zal de huidige dag voorgesteld worden.

Keuze registratie & datum
Bovenaan links kan u acties kiezen:

Acties
Actie | Omschrijving |
---|---|
Nieuw (CTRL+N) | Voegt een nieuwe lijn toe in de registratie |
Kopieer registratie | Voegt een nieuwe lijn toe aan de registratie en selecteert automatisch dezelfde klant/project |
Opslaan (CTRL+S) | Bewaart de toegevoegde lijn (indien volledig ingevuld) |
Wis registratie (CTRL+Del) | Verwijdert de geselecteerde registratie |
Vernieuwen (F5) | Vernieuwt de lijst van registraties |
Relaties vernieuwen | Vernieuwt de lijst van klanten. Dit is nodig indien u net een nieuwe klant heeft aangemaakt |
Zodra u
Nieuw
klikt, kunt u gegevens toevoegen in onderstaand scherm.
Details
Onderdeel | Uitleg |
---|---|
Klant | Selecteer hier de klant. In Admin-Consult kan dit verborgen zijn als ingesteld staat dat er rechtstreeks op het project wordt ingegeven. Meer info vindt u in dit artikel. |
Project | Selecteer hier het project. Dit is enkel beschikbaar in Admin-Consult |
Periode | Selecteer hier de periode waarop de registratie betrekking heeft. Dit kan verborgen worden via een systeemoptie. |
Prestatie | Kies hier de geleverde prestatie |
Van-Tot | Geef hier in van wanneer tot wanneer de prestatie gebeurd is. Afhankelijk van de instellingen kan hier ook een duur ingegeven worden. |
Omschrijving | Bijkomende informatie in verband met de geleverde prestatie. Opgelet: deze informatie kan getoond worden op de klantfactuur (afhankelijk van de instellingen op de factuurlay-out)! |
Interne opmerking | Geef hier de interne informatie in. Deze informatie wordt niet doorgegeven aan de factuurlay-out, maar is zichtbaar voor degene die de facturen opstelt |
Dringend | Duid hier aan of het gaat over een dringende prestatie |
Overuren | Duid hier aan of de prestatie buiten de normale werkuren valt en dus bij de teller van de overuren moet bijgeteld worden |
+ Mat. Kost | Opent het tabblad van de materiële kosten en vult automatisch de klant/project gegevens in |
+ Niet-Mat. Kost | Opent het tabblad van de niet-materiële kosten en vult automatisch de klant/project gegevens in |
Afhankelijk van de security en de configuratie zijn volgende opties beschikbaar:
- Benchmark: een bijkomend vak om een aantal in te geven
- Factureerbaar: geeft de standaardwaarde van de prestatie, die u voor deze registratie kan aanpassen
- Buiten forfait: geeft de waarde van deze prestatie voor de geselecteerde klant/project, die u voor deze registratie kan aanpassen
Kiest u voor het toevoegen van een (niet)-materiële kost, dan krijg u de onderstaande schermen te zien:

Niet-materiële kosten

Materiële kosten
Onderdeel | Uitleg |
---|---|
Kost | Selecteer hier de (niet-)materiële kost |
Aantal/bedrag | Geef het aantal of het bedrag in van de (niet-)materiële kost |
Aantal km | Als u kiest voor een niet-materiële kost waarbij de optie Berekend per km staat aangeduid in de instellingen, dan dient u hier het aantal kilometers te vermelden. Het veld 'Bedrag' kan dan niet ingevuld worden; het bedrag wordt automatisch berekend op basis van het aantal km en het tarief per km dat voor de klant ( [v2.1.0.5] [v5.0.0.0] ) of het project is vastgelegd. |
Niet vergeten te bewaren na het ingeven van een kost of prestatie!
De realtime tijdsregistratie (CTRL+R)
De realtime tijdsregistratie kan u opstarten via de toetsencombinatie 'CTRL+R'. Er is geen apart menu-item voor voorzien

Realtime registratie
In dit scherm kan u klant, project, prestatie, ... aanduiden. Om de effectieve registratie op te starten klikt u op 'Start registratie'. Het scherm zal geminimaliseerd worden en de tijdsregistratie begint te lopen. Om de registratie te stoppen kan u dubbelklikken op het icoontje of opnieuw de toetsencombinatie CTRL-R gebruiken. Het scherm opent opnieuw, nu klikt u op 'Stop registratie'. De realtime registratie wordt dan bewaard en kan verder beheerd worden via de gewone tijdsregistratie.
De 'quick' registratie
Via de snelkoppeling-balk is het mogelijk om registraties in te geven zonder van scherm te veranderen. U kan dit menu openen door gebruik te maken van het pijltje (zie screenshot). De beschikbare opties/velden zijn idem aan de velden van de gewone registratie.

Quick registratie
Binnen versie 6 werd het volgende aangepast:
- In het scherm waarin u manuele tijdsregistratie doet, staat een knop “kopiëren”. Deze kopieert nu de volledige registratie in plaat van enkel de naam van de klant en/of project.
- Als de administrator heeft besloten dat alle medewerkers “factureerbaar” mogen aan- of afzetten tijdens de registratie, dan kunnen ze dit nu ook doen voor (niet-)materiële kosten.
- In de snelkoppeling voor tijdsregistratie en (niet-)materiële kosten is een datumveld toegevoegd. Standaard staat hier de datum van vandaag.
- We hebben een veld toegevoegd voor de (niet-)materiële kosten: “terugbetaalbaar”. Als de medewerker dit aanvinkt, betekent het dat de kost aan hem terugbetaalt moet worden. Er is een bijpassend rapport gemaakt in de medewerkersrapporten. De administrator kan dit “terugbetaalbaar”-systeem uitschakelen via configuratie – registraties.
- Alleen voor Admin-Consult: Er werd een nieuwe volgorde van registratie toegevoegd (configuratie – registraties), nl “Eerst klant, dan prestatie en daarna project”. Dit zal alleen de projecten tonen waarop de gekozen prestatie toegelaten is. Deze optie kan u instellen via het configuratiescherm van de registraties.
Nieuwigheden vanaf versie 7.0.0.0
- In het scherm "overzicht per dag" werd er een nieuwe kolom toegevoegd nl: wordt het verschil getoond van te presteren uren en ingegeven uren.

- Via de kopieer knop heb je nu de optie om alle gegevens te kopiëren of enkel de klant/project gegevens.

- In het scherm overzicht zijn de kolommen ‘tijd van’, ‘tijd tot’ toegevoegd.

Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.