Hoe werkt het systeem van registratiecontrole?

Inleiding

Via het systeem van de registratiecontrole kan u een extra controle van de registraties activeren alvorens deze doorgestuurd worden naar de facturatie. Op deze manier kan u bv voorkomen dat niet afgewerkte prestaties reeds in de facturatieflow terechtkomen.

U dient zelf de geregistreerde registraties een eerste, bijkomende keer goed te keuren alvorens deze verder verwerkt kunnen worden.

Instellingen

Om dit systeem te kunnen gebruiken, dient u dit eerst te activeren via de configuratie. U kan deze instellingen terugvinden in het onderdeel 'Home > Configuratie > Registratie > Configuratie'

Om het systeem te activeren dient u het vakje bij 'Validatie voor facturatie van prestaties en (niet-)materiële kosten' aan te vinken. Van zodra dit actief staat, kan u 2 bijkomende opties aanduiden:

• Standaard gevalideerd aanzetten: deze optie zal de registratie standaard valideren
• Aanpasbaar bij registratie: deze optie zal er voor zorgen dat u validatie van de registratie kan aanpassen tijdens de registratie.

Na deze instellingen dient u de aanpassingen te bewaren en moet u het pakket herstarten om het systeem te activeren.
Opgelet: indien u dit systeem wenst te deactiveren, dient u eerst de nog te valideren registraties goed te keuren alvorens u deze optie uitvinkt.

Goedkeuring

Het goedkeuren en doorsturen van de registraties naar de facturatie gebeurd via het menu 'Tijdsregistratie > Registratiecontrole'.

Via de knop 'Vernieuw (F5)' wordt je lijst van de nog goed te keuren prestaties opgebouwd. Om een registratie verder goed te keuren, volstaat het om de registratielijn te selecteren (meerdere lijnen tegelijkertijd is mogelijk) en deze te bewaren. De bewaarde/goedgekeurde registratie kan nu verder verwerkt worden in de facturatie.

Via de filter kan een Administrator de periode en eventueel de gewenste gebruiker instellen.