Verwerking Automatische Registratie (Inlezen Excel)

Verwerking automatische registratie

Je kan via een Excelbestand (csv, xls, xlsx) materiële of niet-materiële kosten inlezen.
Via 'Home' -> 'Batch' -> 'Verwerking automatische registratie' ga je naar deze functie.

Het bestand bevat de klantcode, het boekhoud-id of het btw/ondernemingsnummer van de klant en de hoeveelheid van de materiële of niet materiële kost(en) voor deze klant.

Vóór je het bestand verwerkt, dien je na te kijken of het bestand gesloten is op je computer. Dit om eventuele complicaties of blokkeringen te vermijden.

Een bestand opladen kan op twee manieren:

• Sleep het bestand naar “Te verwerken bestand”
• Zoek je bestand via de knop “Bestand” in de ribbon

In het veld "Kies actie" kan je gaan aangeven welke soort kost je wil gaan verwerken, in het voorbeeld werken we verder met een materiële kost.

Je kan ook kiezen onder welke medewerker deze registraties moeten worden geregistreerd.

Hier kan je voor elke kolomhoofding uit het bestand aangeven welke waarde deze krijgt binnen Admin-Consult. In het onderstaande voorbeeld is kolom "hoeveelheid" gelijk aan "aantal registratie" in Admin-Consult. Je geeft ook de prestatie (in dit geval prestatie: "factureerbaar") mee waarop dit geregistreerd mag worden. Je kan van deze instellingen een template maken door op opslaan te klikken. Dit kan handig zijn wanneer je meerdere keren dezelfde lay-out wil inlezen. 

Kies “verwerken” en de registraties worden verwerkt. 

In het gedeelte "verwerken resultaten" krijg je een overzicht van de registraties die verwerkt of gefaald zijn. 

Als je bijvoorbeeld een verkeerd klantnummer hebt opgegeven, dan krijg je onderstaande foutmelding ('Customer not found'). Hier kan je, binnen het veld zelf, het klantnummer wijzigen en achteraan de lijn op verwerken klikken. Op die manier wordt deze lijn toch nog verwerkt.

Bij de materiële kosten zie je deze als geregistreerd staan.