Flexuren

Inhoud:

• Opzetten systeemparameters voor flexuren
  • Type 1: Flexuren opnemen via kalender
  • Type 2: Flexuren opnemen via tijdsregistratie
• Opzetten systeemparameters voor medewerkers
  • Per Medewerker
  • Voor alle medewerkers tegelijk:
• Presteren van flexuren
• Overzicht krediet flexuren
• Opnemen van flexuren
  • Type 1: Flexuren opnemen via kalender
  • Type 2: Flexuren opnemen via tijdsregistraties
• Rapport

Opzetten systeemparameters voor flexuren

Bij Configuratie > Medewerkers ga je vinkje “Flexuren toegelaten” activeren

Kies het type voor berekening flexuren.

Type 1: Flexuren opnemen via kalender

• Het opnemen van gepresteerde flexuren gebeurt via de kalender.
• Het krediet van de flexuren kan niet onder nul gaan.

Kies de prestatie waarop de afwezigheid voor het opnemen van flexuren geboekt kan worden.

Automatisch wordt op alle prestaties (uitz afwezigheden) aangeduid dat deze in aanmerking komen voor het presteren van flexuren. Indien men dit voor bepaalde prestaties wil blokkeren, dient men het vinkje op de betreffende prestaties terug af te zetten (zie printscreen hieronder).

Type 2: Flexuren opnemen via tijdsregistratie

• Het opnemen van gepresteerde flexuren gebeurt automatisch via de tijdsregistraties indien er minder uren geregistreerd worden dan bepaald in het uurrooster.
• Het krediet van de flexuren kan onder nul gaan.

Opzetten systeemparameters voor medewerkers

Per Medewerker

Ga naar Medewerker > Gebruiker > Flexuren parameters

Per medewerker kan gekozen worden welke berekeningsparameters men wenst voor de flexuren.

Toevoegen, wijzigen en wissen is mogelijk

Betekenis invoervelden:
- Flexuren type: het type van berekening van de flexuren
- Startdatum flexuren: datum vanaf wanneer men het presteren van flexuren wil toelaten
- Einddatum flexuren: datum tem waarvoor men het presteren van flexuren wil toelaten
- Controle flexuren: aanduiding of men een controle wenst op de gepresteerde flexuren
- Flexuren verantwoordelijke: de persoon of het profiel van de persoon die verantwoordelijk is voor de controle van de gepresteerde flexuren
- Marge in minuten: marge die men wenst toe te passen bij de prestatie van flexuren
- Flexuren marge inclusief: indien aangevinkt, dan wordt de marge mee opgenomen in het totaal van de gepresteerde flexuren, anders wordt de marge niet mee opgenomen.

vb1. Marge = 0 minuten

Te presteren uren	Gepresteerde uren	Aantal uren op prestaties waarop flexuren toegelaten	Aantal flexuren	Toelichting
8u	8u30	8u30	0u30	8u30 – 8u = 0u30 Marge is bereikt, flexuren
8u	8u30	8u20	0u20	8u20 – 8u = 0u20 Marge is bereikt, flexuren

Vb2. Marge = 15 minuten

Te presteren uren	Gepresteerde uren	Aantal uren op prestaties waarop flexuren toegelaten	Aantal Flexuren, marge inclusief	Aantal flexuren, marge niet inclusief	Toelichting
8u	8u30	8u30	0u30	0u15	8u30 – 8u = 0u30 Marge is bereikt, flexuren
8u	8u14	8u14	0u	0u	8u14 – 8u = 0u14 Marge niet bereikt, geen flexuren

Na de invoer van een parameter wordt volgende boodschap getoond “De flexuren voor de betreffende periode worden herberekend. Doorgaan?”. Indien de startdatum in het verleden ligt, dan gebeurt voor alle data vanaf de startdatum tot de  huidige datum, binnen de periode van de parameter, een herberekening van de flexuren.

Bij de invoer wordt achterliggend gecontroleerd of er geen overlapping is van de periode van de nieuwe parameter tov een al bestaande parameter. Indien dit het geval is wordt de foutmelding “De periode van de parameter overlapt” gegeven.

Het is niet mogelijk om een parameter mbt een voorgaand jaar de wijzigen of te verwijderen. Foutmelding “Wijzigen van parameters van voorgaande jaren is niet mogelijk”

Voor alle medewerkers tegelijk:

Ga naar Medewerker > Globale wijziging

Toevoegen van parameters voor meerdere medewerkers is mogelijk via globale wijziging. Per selectie kan er slechts één parameter toegevoegd worden (Foutboodschap “Er kan maar één berekeningsparameter toegevoegd worden”). Indien er overlapping is van de periode van de nieuwe parameter tov een al bestaande parameter wordt volgende foutboodschap getoond “De periode van de parameter overlapt voor één of meerdere medewerkers”

Presteren van flexuren

Opgelet!
Voor een correctie verwerking van de flexuren is het belangrijk om te weten dat de geregistreerde uren in de tijdsregistratie een afspiegeling moeten zijn van de effectief gewerkte uren. Is dit niet het geval (als gevolg van batch-verwerkingen bv), dan kunnen de flexuren niet correct bepaald worden.

Het bepalen van het aantal gepresteerde flexuren gebeurt volgens de instelling van de parameter voor de medewerkers.

In elke nachtverwerking worden alle nieuwe of gewijzigde tijdsregistraties tem de huidige datum behandeld.  Het aantal gepresteerde flexuren wordt berekend op dagbasis.

Indien er geen controle van de flexuren opgezet werd, dan wordt het krediet van de flexuren onmiddellijk in de nachtverwerking aangepast.

Wanneer er wel een controle opgezet werd, dan wordt het krediet van de flexuren aangepast indien de “flexuren verantwoordelijke” de flexuren heeft toegestaan.

Toestaan of Weigeren van de flexuren kan via Tijdsregistratie > Controle flexuren

Overzicht krediet flexuren

Via een nieuw scherm onder Medewerker> vakantie, kan het krediet van de flexuren opgevolgd worden en indien nodig ook manueel aangepast worden.

Flexuren worden gepresteerd en opgenomen op jaarbasis.
Bij de start van een nieuw kalenderjaar wordt het voorgaande jaar automatisch afgesloten. Er zijn dan geen wijzigingen meer mogelijk aan de parameters van het voorgaand jaar.  De parameters met een einddatum die loopt in het nieuwe jaar worden automatisch overgenomen voor het nieuwe jaar

Een eventueel openstaand krediet op het afgesloten jaar kan manueel overgezet worden naar het nieuwe jaar via onderstaand scherm.

 

Opnemen van flexuren

De manier waarop flexuren opgenomen hangt af van het type van berekening dat gekozen werd voor de medewerker.

Type 1: Flexuren opnemen via kalender

Flexuren worden opgenomen dmv het registreren van een afwezigheid  “Flexuren” via de kalender

 

Na het toestaan van de “Flexuren” door de Verlofbeslisser wordt het krediet van de flexuren aangepast.

 

Type 2: Flexuren opnemen via tijdsregistraties

Flexuren worden automatisch opgenomen via de tijdsregistraties indien er minder uren geregistreerd worden dan bepaald in het uurrooster.

Rapport

Het is mogelijk om een rapport op te vragen met een overzicht van de gepresteerde - en de opgenomen flexuren per medewerker en periode via Rapporten > Registraties > Overzicht flexuren

Filtering is mogelijk op “Medewerker”, “Datum_van” en “Datum_tot” en op “Min Krediet Flexuren”.
Deze laatste parameter toont enkel de Medewerkers/periodes waarvoor het krediet van de flexuren >= de parameter “Min Krediet Flexuren”.