Hoe kan ik een nieuwe medewerker aanmaken?

In Admin-IS/Admin-Consult kunt u via het beheer van de medewerkers een nieuwe medewerker aanmaken. Dit artikel toont u de verschillende stappen.

Wijze 1: parameters kopieren van een andere medewerker

Het is mogelijk om bij het aanmaken van een nieuwe medewerker te vertrekken van een bestaande medewerker medewerkers fiche.

Dit kan u doen door de gewenste medewerker, die u wenst te kopiëren, te selecteren.

Klik vervolgens op de knop “kopiëren”.

Volgende parameters worden overgenomen van de bestaande medewerker:

• Tabblad algemeen:
  • medewerker type, hoofdprofiel, verlofbeslisser, verlofbeslisser 2
• Tabblad contract:
  • status, type
• Tabblad profielen:
  • vinkjes worden overgenomen
• Tabblad gebruikersgegevens:
  • beveiliging: vinkjes, beperkte functionaliteit: vinkjes, reservaties en planning

De wizard wordt doorlopen en u kan verdere info onmiddellijk ingeven.

Wijze 2: starten van een lege medewerkersfiche

Open de lijst van de medewerkers en klik op 'nieuw'

Dit start de wizard waarmee u een nieuwe medewerker kunt aanmaken.

Opstart wizard

 

2. In het eerste scherm zijn de velden 'Voornaam', 'Familienaam', 'Medewerkerstype' en 'Hoofdprofiel' verplicht. De overige velden zijn facultatief en kunnen ook later ingevuld worden. Vooral het hoofdprofiel van de nieuwe medewerker is hier belangrijk, aangezien dit later kan gebruikt worden voor de bepaling van de prijs/uur via de prijstabellen. Klik na het invullen van de gegevens op het groene pijltje (onderaan) om verder te gaan.

Note: Het "Functioneel Hoofdprofiel" is niet verplicht en heeft enkel betrekking tot de module' Capaciteitsplanner' die enkel op aanvraag kan geactiveerd worden.

Stap 1

3. In het tweede scherm van de wizard is enkel het veld 'Geslacht' een verplicht veld. Een interessant veld is het veld 'Geboortedatum'. Dit wordt gebruikt om de meldingen van verjaardagen in het pop-up scherm te berekenen en te tonen. De overige velden zijn facultatief en kunnen ook later ingevuld worden. Klik na het invullen van de gegevens op het groene pijltje (onderaan rechts) om verder te gaan.

Stap 2

4. In het derde scherm moet u aanduiden wat de status van het contract is en wat het type van het contract is. Geef hier ook al de startdatum van het contract mee, zodat de selectielijsten van de gebruikers (bv in tijdsregistratie overzicht) correct aangevuld worden. Klik na het invullen van de gegevens op het groene pijltje (onderaan rechts) om verder te gaan.

Stap 3

5. In dit scherm van de wizard moet u aanduiden tot welk profiel de nieuwe medewerker behoort. Het gebruik hiervan verneem je onderaan deze wizard (rode kader in onderstaand voorbeeld). Klik nadien op het groene pijltje (onderaan rechts) om verder te gaan.

Stap 4

 

6. In het laatste scherm van de wizard moet u de verkorte naam, de login, het paswoord en de taal van de nieuwe gebruiker instellen. U kunt hier ook aanduiden of deze persoon ook een Admin-DMS/Admin-Sync gebruiker is. Samen met de optie 'Enkel tijdsregistratie' wordt dit apart in de licentie voorzien. Daarnaast kan u ook de beperkte functionaliteit en de algemene beveiliging instellen. Deze beveiliging moet u zien als een automatische filtering op de projectenlijst.

Stap 5

 

7. In het laatste scherm van de wizard moet u aanduiden tot welke securitygroep de nieuwe medewerker behoort. Dit zal zijn/haar rechten in het pakket bepalen. Klik nadien op voltooien.

Note:  De hoodgebruikersgroep dient om de rechten te bepalen i.v.m. welke kolommen er zichtbaar zijn bij bvb Relaties/projecten. Daar kan maar naar 1 profiel gekeken worden, waar voor andere security zaken 'welke schermen/velden) het de som is van alle aangeduide Security groepen.

Stap 6

 

Identiteitskaarten toevoegen aan een Medewerker

1) Om een e-id toe te voegen aan een medewerkers gaat u naar Home -> Medewerkers

  Controleer of de medewerker zijn dossier reeds bestaat. Indien niet, maak deze eerst aan.

  Dubbel klik op het betreffende dossier om deze te openen.

  Ga naar het tabblad 'Prive'

2) Klik op de knop 'eID'

3) Volg hierna dezelfde stappen als bij het toevoegen van de eID van een medewerker vanaf stap 3.

Voor zowel de medewerker als een relatie heeft u de mogelijkheid om 'Andere' te selecteren. Op deze manier kan u een ander type van document toevoegen als bewijs van E-id. Bijvoorbeeld een kopie van de e-id in een pdf bestand

Symptomen

Bij het bewaren van de gegevens op het einde van de wizard krijg ik de boodschap dat ik over onvoldoende licenties beschik.

 

Oorzaak

Uw huidige licentie laat geen bijkomende gebruikers toe. Dit kunnen zowel algemene gebruikers zijn als specifieke (Admin-DMS, Admin-Sync, alleen tijdsregistratie) gebruikers.

 

Oplossing

U kan de nieuwe gebruiker tijdelijk als niet-actief (geschrapt) bewaren. Contacteer Syneton voor een aanpassing van uw licentie. Van zodra deze is aangepast, kan u dan de nieuwe gebruiker activeren.