Configuratie: notificaties

Inleiding

Indien u beschikt over Admin-Mobile, dan kan u documenten beschikbaar stellen voor uw relatie of kan uw relatie ook documenten opladen/versturen naar uw kantoor. Het systeem van de notificaties zal zowel uw relatie als uw medewerker verwittigen indien deze (of een gelijkaardige) actie heeft plaatsgevonden. Dit artikel zal uitleggen welke acties welk bericht versturen en hoe u dit verder kan instellen.

OPGELET: dit onderdeel van het programma is enkel beschikbaar indien u beschikt over Admin-Mobile.

Configuratie

Afhankelijk van wie het bericht zal toegestuurd krijgen, dient u dit op een aparte plaats in te stellen. Tevens dient u ook de algemene configuratie van de e-mail te bekijken.

E-mail

Aangezien er rechtstreeks vanuit het programma een mail verstuurd wordt, dienen de nodige mailserver-parameters meegegeven te worden. Deze instellingen kan u ingeven via het menu 'Home > Configuratie > Externe koppelingen'.

Externe koppelingen

Binnen dit scherm dient u dan verder te navigeren naar het onderdeel 'E-mail Configuratie' (1). Opgelet: dit onderdeel kan verborgen zijn achter de 3 puntjes (2)

E-mail Configuratie

• Email versturen: in dit onderdeel kan u de nodige technische gegevens plaatsen voor het kunnen versturen van een e-mail via Admin-IS/Admin-Consult. Uw IT-beheerder kan u deze gegevens bezorgen indien u deze niet kent.
• Header & Footer: De inhoud van de mail die verstuurd wordt, wordt automatisch opgemaakt op basis de te versturen gegevens. Via deze onderdelen kan u een header (hoofding of aanspreking) en een footer (bv de handtekening) meegeven met de mail. Opgelet, hier kan u enkel gewone tekst (of HTML-code) voorzien. Het gebruik van SCE-tags binnen deze header/footer is niet mogelijk. Daarnaast kan u deze extra informatie niet vertalen en dient u deze (indien nodig) in meerdere talen te voorzien binnen dezelfde header/footer.

Uw relatie krijgt een bericht...

... Indien een van de volgende acties wordt ondernomen door een van uw medewerkers:

• Uw medewerker plaatst een nieuwsbericht op Admin-Mobile dat bestemd is voor het extranet-gedeelte
• Uw medewerker plaatst een communicatie openbaar binnen Admin-IS, Admin-Consult of Admin-Mobile
• Uw medewerker plaatst een publiek document binnen Admin-DMS
• Uw medewerker nummert een factuur en het sleutelwoord waaronder de facturen bewaard worden binnen Admin-DMS is een publiek sleutelwoord

Via het dossier van de relatie (tabblad 'Diverse' > Optie 'Admin-Mobile') kan u verder instellen wanneer deze communicatie verstuurd moet worden.

Relatie - Portal

Rechten - notificaties

• Via optie (1) is het mogelijk te bepalen welke onderdelen van het extranet zichtbaar zijn voor deze relatie. Indien het de bedoeling is om document uit te wisselen via het extranet, dan dient u het onderdeel 'Documenten' aan te vinken.
• De instellingen (2)(3)(4) laten u toe per notificatietype of actie (2) te bepalen of u een mail wenst te versturen en op basis van welke periodiciteit u deze mail wenst te versturen (3). Indien u hier 'Geen' selecteert, dan zal er geen communicatie verstuurd worden.
• Het systeem zal standaard de diverse communicaties opsplitsen en een mail per communicatie versturen. Indien gewenst (of om bv een overdaad aan e-mails te voorkomen) kan u per notificatie type aanduiden of deze gegroepeerd (4) moeten verstuurd worden. Het systeem zal dan slechts 1 mail met alle informatie verzenden.

Het e-mailadres dat gebruikt wordt, is steeds het e-mailadres dat u kan terugvinden in het relatiedossier > Identificatie. Het is op dit moment niet mogelijk om dit apart in te stellen via het onderdeel 'E-mailbestemmelingen'. Ook wordt er geen rekening gehouden met een eventuele 'tav'-contactpersoon.

Bijkomende informatie ivm Admin-Consult: een mail/notificatie is steeds een klantcommunicatie en kan dus enkel op het relatiedossier ingesteld worden.

Uw medewerker krijgt een bericht ...

... Indien een van de volgende acties wordt ondernomen door een van uw relaties:

• Hij/zij een Admin-Portal contact is bij de respectievelijke relatie EN
• Uw relatie een document upload op Admin-Mobile
• Een andere medewerker een document publiek zet binnen Admin-DMS
• Een andere medewerker een nieuwsbericht publiek plaatst

De nodige instellingen kan iedere medewerkers voor zichzelf doen via het scherm 'Home > Configuratie > Mijn instellingen'

Mijn instellingen

Binnen dit scherm dient u dan verder te navigeren naar het onderdeel 'Notificatie instellingen'. De overige instellingen/opties zijn dezelfde als bij de klantconfiguratie

Notificatie instellingen