Elektronische facturatie: UBL / E-FFF

UBL / eFFF

UBL (en het oude E-FFF) is een standaard voor elektronische facturatie.

Deze standaard is afgesproken tussen verschillende softwarehuizen (vooral makers van boekhoudprogramma's) en gebaseerd op de Europese UBL-norm. Meer informatie over deze standaard vindt u hier.

In Admin-IS/Consult hebben wij de functionaliteit voorzien om facturen te exporteren naar uw boekhoudpakket via E-FFF, alsook via onze exporter.

 

In een E-FFF formaat zit de PDF van een factuur mee verwerkt. Dit laat u toe om de PDF van een factuur samen met de .xml van de factuur in te laden in uw boekhoudpakket.

Vanaf versie 9.2 wordt er gebruik gemaakt van het nieuwe UBL formaat, deze is geschikt voor gebruik in PEPPOL.

Opgelet!

Uw boekhoudpakket moet E-FFF formaat aan kunnen. Dit kan u best even (laten) navragen bij de leverancier van het boekhoudpakket. Indien uw klant geen software heeft die E-FFF ondersteunt, dan kan hij deze vorm van elektronische facturatie niet verwerken. In dat geval is het beter dat u die klant de "traditionele" pdf als factuur stuurt.

Vraagt u zich af of elektronische facturen wel wettelijk zijn? Sinds 1 januari 2013 worden papieren en elektronische facturen gelijk behandeld. De facturen die Admin-IS en Admin-Consult maken, voldoen aan de eisen die de overheid aan elektronische facturen stelt. Meer info over de regels voor elektronische facturen vindt u op de site van de overheid

Hoe instellen?

Ga naar Home-> Configuratie-> Facturatie.

Of ga naar Facturatie -> Factuurvoorstellen -> Configuratie

Binnen dit menu heeft u de optie 'Voor elke factuur een E-FFF document aanmaken'.

Het volstaat om deze optie aan te vinken opdat alle toekomstige facturen ook in het E-FFF formaat aangemaakt worden.

 

Opgelet!

Deze instelling heeft geen invloed op reeds bestaande facturen.

 

De bestanden die worden aangemaakt kan u in een submap (e-fff) van uw Admin-DMS map op de server terugvinden.

 

Relatie

Per relatie kan u nu aanduiden wat er verzonden dient te worden naar de klant (in geval van digitale facturatie).

Binnen het tabblad "Diversen" van de relatie dient u eerst aan te duiden dat u voor deze klant wenst te werken met de digitale facturatie.

Selecteer vervolgens PDF als u de digitale factuur als PDF-bijlage bij een e-mail wilt versturen. Kies E-FFF als het E-FFF-bestand als bijlage gemaild moet worden of duidt "Beide" aan als zowel de PDF als het E-FFF document als bijlage verstuurd moeten worden.

Export voor uw Boekhoudpakket

Wanneer u deze functionaliteit wenst te gaan gebruiken dient u eerst in te stellen waar u de E-FFF formaat wenst op te slaan. Afhankelijk van het gekozen eigen bedrijf wordt er een folder aangemaakt met het ondernemingsnummer van het eigen bedrijf. Daarin worden de E-FFF opgeslaan. Belangrijk is wel dat Admin-Is/Admin-Consult schrijfrechten moet hebben op deze folder.

U bepaalt de te exporteren facturen met de filtering en druk daarna op E-FFF. De facturen worden aangemaakt in de aangegeven folder. Binnen de genummerde facturen krijgen deze facturen dan de vinkje bij de kolom 'geëxporteerd' en krijgen een groen bolletje.

Deze informatie kan u nog eens bekijken via volgende tutorial: https://vimeo.com/164215912

 

Efff wordt niet aangemaakt

Controleer allereerst of de locatie die ingesteld staat correct is en dat u daar rechten hebt om bestanden weg te schrijven. Indien niet, wijzig de locatie.

Indien bovenstaande goed staat, probeer dan even de hotfix (zie bijlage artikel) uit te voeren op uw PC. Indien u de melding krijgt 'Database update finished' weet u dat de fix correct liep. Probeer nu de Efff weer te exporteren. Indien dit nog niet lukt, ga naar de volgende stap.

Volgende informatie kan u best doorspelen aan uw ICT beheerder aangezien dat hij de juiste persoon is om de nodige zaken aan te passen in jullie netwerk.

Om E-fff documenten aan te maken is het belangrijk dat uw locatie voor Admin-DMS documenten een UNC notatie heeft.

• Lokale verwijzing: c:\Admin-DMS > Fout
• Mapping:  z:Admin-DMS > Fout
• UNC: SERVERNAME\Admin-DMS > Goed

Indien dit pad niet juist staat gaat u contact moeten opnemen met ons om dit aan te passen, de locatie zelf kan u zelf zonder problemen aanpassen maar niet de linken voor de reeds bestaande documenten.

Indien uw pad reeds een UNC notatie heeft. Dan kijkt u vervolgens na of er een submap 'Efff' bestaat onder de map SERVERNAME\Admin-DMS.

Bekijk de juiste locatie die van toepassing is in uw bedrijf via Admin-DMS > Tools > settings > configuration > Location for saving documents.

Indien niet, maak deze even aan en kijk of de documenten nu wel worden aangemaakt onder die map.

Indien dat nog niet werkt, dan zal als laatste stap de service van de database moeten aangepast worden aangezien deze dan onvoldoende schrijfrechten heeft om de Efff documenten aan te maken.

Om dit te doen is het nodig dat iedereen het programma verlaat.

Pas de service 'SQL Anywhere - dbserver' aan via de Windows services zodat deze onder een gebruiker gaat draaien waarvan het paswoord niet vervalt.

Herstart nadien de service.

Voeg nu dezelfde gebruiker toe aan de Windows folder SERVERNAME\Admin-DMS en geef deze schrijfrechten.

Nu zouden de Efff documenten moeten aangemaakt worden.

Indien niet, dan kan best de ICT beheerder even contact opnemen met ons om samen verder te bekijken.