Hoe kan ik verlof goedkeuren?

Een gebruiker kan via de kalender zijn aanvraag van een afwezigheid ingeven in Admin-IS 2013/Admin-Consult. Als beslissingsnemer kan u hier van verwittigd worden en dient u dan ook de effectieve beslissing te kunnen nemen. Het resultaat van deze beslissing dient dan weer gecommuniceerd te worden naar de gebruikers. Dit artikel behandelt deze drie topics.

Wie is/zijn de beslissingsnemer(s)?

De beslissingsnemer is de persoon die voor een bepaalde gebruiker de aangevraagde afwezigheid zal kunnen/moeten toestaan of weigeren. Wie dit is voor een bepaalde gebruiker, dient ingesteld te worden in het dossier van de medewerker. U kan deze optie terugvinden onder het menu 'Medewerker > Medewerkerslijst > Dossier van de medewerker > tabblad Algemeen'.

In dit tabblad kan u aanduiden wie de beslissingsnemer is. Indien gewenst kan u ook een tweede beslissingsnemer aanduiden voor deze gebruiker. U kan deze tweede persoon aanzien als een back-up voor het geval de eerste beslissingsnemer niet aanwezig is.
Opgelet: het volstaat dat één van beide beslissingsnemers de aangevraagde afwezigheid gaat behandelen!

Hoe wordt de beslissingsnemer verwittigd van de aanvraag?

De beslissingsnemer wordt op 3 manieren verwittigd van een nieuwe of bestaande, maar nog niet behandelde aanvraag. Deze manieren zijn:

• via de berichtenbalk in de snelkoppeling

 

• Via het homescherm:

Het voordeel van beide schermen is dat u direct op de link kan klikken om naar de respectievelijke aanvraag over te gaan. Het berichtenscherm via de snelkoppeling en de Home worden ook regelmatig ververst, waardoor deze aanvragen bijna in realtime verwerkt kunnen worden.

Hoe kan ik aanvragen behandelen?

Het behandelen van de aanvragen kan via de Medewerkerslijst -> verlof beslissingen. In dit scherm krijgt u een overzicht van de aanvragen per medewerker en per type van afwezigheid.

Het volstaat om per aanvraag aan te duiden of deze toegestaan is of geweigerd wordt. Nadat u deze beslissing heeft aangeduid dient u dit te bewaren via het diskette-icoontje op de taakblak. De aanvragen en beslissingen worden dan verder verwerkt.

Naar bepaalde (vakantie)periodes toe dient er bekeken te worden dat er geen of niet te veel overlappingen zijn. Via het keuzemenu (onderaan) kan u aanduiden dat u niet de aanvragen wenst te zien, maar wel een overzicht van de afwezigheden binnen een bepaalde periode. Opgelet, deze periode kan u instellen via de parameters, maar is beperkt tot een maand.

 

Hoe wordt de aanvrager verwittigd van de beslissing?

Na het nemen van de beslissing door de beslissingsnemer wordt deze gecommuniceerd naar de aanvrager. Dit gebeurt op dezelfde manier als bij de beslissingsnemer, namelijk via de snelkoppeling en/of het homescherm.

Indien een aanvraag werd goedgekeurd, dan zal deze aanvraag ook automatisch overgezet worden naar de tijdsregistratie. Hier dient geen interventie van de gebruiker meer voor te gebeuren.