Hoe kunnen mijn medewerkers verlof aanvragen?

Via het beheer van de afwezigheden kan u aanduiden of een bepaalde afwezigheid dient aangevraagd te worden of niet. Deze beslissing of instelling gaat een invloed hebben op het ingeven/aanvragen van de afwezigheid binnen Admin-IS/Admin-Consult.

Afwezigheid 'met beslissing'

Indien het gaat over een type afwezigheid waarbij er werd ingesteld dat er een beslissing dient genomen te worden (bv vakantie), dan dient deze aanvraag ingegeven te worden door de gebruiker via de kalender. Deze kalender kan u terugvinden onder het menu 'Home > Kalender'.

Voor het aanvragen van een afwezigheid kan u volgende stappen volgen:

1. Selecteer de gewenste dag van afwezigheid. In geval het over een aansluitende periode gaat, dient u op de eerste dag van deze periode te klikken.
2. Kies in het menu voor de optie 'Nieuwe afwezigheid'.

1. In het bijkomende scherm kan u aanduiden voor wie u deze aanvraag wenst te doen. Opgelet, u kan dit enkel doen voor de gebruikers waar u ook rechten heeft op de gewone tijdsregistratie.
2. Duidt aan welk type van afwezigheid u wenst op te nemen. Afhankelijk hiervan zal ook de informatie van het beschikbare saldo aangepast worden.
3. Duidt de starttijd en de duur aan. Opgelet, de eenheid werd op voorhand bepaald en kan hier enkel gekozen worden, niet aangepast!
4. Geef eventueel extra informatie mee aan deze aanvraag en klik op 'Bewaren' om deze aanvraag te versturen naar de verlofbeslisser.
5. Bij goedkeuring van deze aanvraag zal deze automatisch overgedragen worden naar de tijdsregistratie.

Via de optie 'Afdrukken en sluiten' is het mogelijk een afdruk (rapport) te maken van deze aanvraag. Opgelet: deze optie is enkel beschikbaar vanaf versie 4.5.0.0

Indien er een foutieve aanvraag gebeurd is, dan kan u deze selecteren en verwijderen via het verwijder-icoon in de taakbalk. Opgelet, als 'gewone' gebruiker kan dit enkel indien deze aanvraag nog niet werd goedgekeurd. Indien er reeds een beslissing genomen werd, dan kan enkel een gebruiker die behoort tot de administrator- of HRM-groep deze aanvraag verwijderen.

 

Afwezigheid 'zonder beslissing'

Een afwezigheid die kan opgenomen worden zonder dat er een bijkomende aanvraag dient te gebeuren (bv ziekte), kan (ook) via de agenda worden ingegeven. Hierbij kan u hetzelfde, bovenstaande stappenplan volgen. Het enigste verschil is dat deze 'aanvraag' niet automatisch zal overgedragen worden naar de tijdsregistratie. U dient hier de aanvraag te selecteren en deze over te zetten naar de tijdsregistratie via de optie in het menu (nieuwe tijdsregistratie).

Aangezien er geen beslissing nodig is, kan u deze afwezigheid ook rechtstreeks ingeven in de tijdsregistratie. Hierbij dient u wel op te letten dat u deze registratie steeds op het correcte dossier ingeeft. Dit kan u 'sturen' door gebruik te maken van de toegelaten prestaties op uw klant/project.

 

Binnen versie 6.0 werden de volgende wijzigingen aangebracht:

• De administrator kan toelaten dat mensen recup aanvragen terwijl ze daar nog geen tegoed voor hebben. Dit gebeurt via configuratie – medewerkers. Dit werkt enkel correct met de door Syneton gedefinieerde afwezigheid “recuperatie“