FAQ: Hoe werkt het systeem van interne doorfacturatie? (Admin-Consult)

Interne doorfacturatie

1. Algemeen

De interne doorfacturatie biedt u de mogelijkheid om intern door te factureren naar een tweede bedrijf. Een medewerker zal via de medewerkersfiche gekoppeld worden aan het bedrijf waarvoor ze hoofdzakelijk prestaties levert. Indien deze echter prestaties levert voor klanten van het andere bedrijf, dan kan dit intern doorgefactureerd worden.

Om dit te kunnen factureren, moeten we een aantal zaken instellen.

Let op: dit kan enkel in Admin-Consult.

• Configuratie: bedrijven als klant aanmaken

Voor elk eigen bedrijf moet u een nieuwe klantenfiche maken, die gebruikt zal worden bij interne doorfacturatie. Voor elk van deze gemaakte klanten creëert u ook een project. Op het tabblad “algemeen > identificatie” geeft u dan aan dat dit project gebruikt wordt voor interne doorfacturatie. In het daaropvolgend veld dat verschijnt, kiest u het bedrijf waaraan wordt gefactureerd.

 

Binnen het project, bij identificatie, kiezen we voor projecttype “voor interne doorfacturatie”

 Selecteer in het veld “Eigen bedrijf” de naam van het bedrijf waarmee dit project overeenstemt. Zorg er ook voor dat de facturatieplanning niet op “Geen planning” staat.

• Configuratie: afdelingen aanmaken

Elk bedrijf kan opgesplitst worden in verschillende afdelingen. Door de creatie van de deze afdelingen kunt u een opdeling of een hiërarchie in uw bedrijf inbouwen. Een afdeling creëert u via “eigen bedrijf > afdelingen” (onderaan). U klikt op toevoegen linksboven en creëert de nieuwe afdeling. Het is nodig om ten minste één afdeling te maken per bedrijf.

 

Hier zien we dat het bedrijf Syneton drie afdelingen heeft (A, B en C) met enkele sub-afdelingen

• Configuratie: medewerkers
  
  
• Bij de medewerker duidt u aan voor welk bedrijf deze werkt. Dit is voor onze interne doorfacturatie van primair belang. Bij het leveren van prestaties zal er namelijk gekeken worden aan welke afdeling een bediende gekoppeld is en van welk bedrijf deze afdeling deel uitmaakt.
• Aan welk tarief een bediende intern doorgefactureerd moet worden, wordt ingesteld via het tabblad “Salaris”:

 

• Configuratie: projecten van alle klanten aan bedrijf koppelen

Ook klanten (projecten) zullen gekoppeld worden aan een bedrijf om te kunnen bepalen of een bediende voor andere klanten gewerkt heeft dan deze waar ze hoofdzakelijk voor werkt. Als deze namelijk prestaties levert voor klanten van een ander bedrijf, moeten juist deze prestaties intern doorgefactureerd worden.
U koppelt de klanten aan een bedrijf via het gekoppelde project. Op het Permanent Dossier: “Identificatie”

 

Binnen het project bij identificatie, kiezen we het bedrijf. Dit voor alle projecten.

2. Facturatie

U opent de interne facturatie door eerst naar de facturatiemodule te gaan. Daarna klikt u onderaan op “interne factuur”.

• Het veld "Factuur datum" geeft de factuurdatum weer. Standaard wordt de huidige datum hier voorgesteld.
• De velden "Prestaties van - tot" leggen een filter op de intern door te factureren prestaties en kosten. Enkel de prestaties en kosten die binnen de selectie van de data vallen, zullen opgenomen worden bij de facturatie.
• “Alleen gefactureerde". Met deze optie ingeschakeld bepaalt u of enkel reeds gefactureerd kosten aan klanten hier in de interne factuur mee worden gerekend. U kunt echter dit veld uitvinken en dan kunt u ook nog niet gefactureerde prestaties intern doorfactureren voordat de factuur naar de klant gemaakt is.
  Houd er rekening mee dat er een verschil kan zijn tussen wat er aan de klant gefactureerd is en wat er intern gefactureerd is. U heeft bij de facturatie aan de klant namelijk altijd de mogelijkheid om uren aan te passen. Bij doorfacturatie wordt steeds de prestatietijd genomen en nooit de gefactureerde tijd.

Door op de knop “opslaan” te klikken wordt de factuur gemaakt en verplaatst naar de volgende facturatiestap, namelijk “Open facturen”. De factuur kan dan de normale facturatieflow verder volgen.