Hoe kan ik het verlof initialiseren voor mijn medewerkers?

Om de tijdsregistratie ten aller tijden volledig te kunnen ingeven, dienen er ook prestaties ingegeven te worden die te maken hebben met de afwezigheid van de gebruikers. Sommige van deze afwezigheden (zoals bv ziekte) hebben geen op voorhand bepaald saldo, maar andere (bv vakantie) hebben dit wel. Deze teller of dit saldo dient eerst opgemaakt of geïnitialiseerd te worden. Pas van zodra dit gebeurd is, kan de gebruiker dagen of uren van dit type afwezigheid aanvragen en opnemen. Het saldo zal dan automatisch aangepast worden met de opgenomen dagen.

OPGELET: Van zodra u aanduidt dat een afwezigheid gaat werken met een initialisatie en een op te nemen saldo, dient u ook aan te duiden of deze afwezigheid werkt op basis van een aantal uren of een aantal dagen. Van zodra deze in gebruik is, kan u dit niet meer aanpassen!

Dit artikel bespreekt de originele initialisatie van deze mogelijke saldo's. U kan dit gedeelte terugvinden onder het menu 'Medewerkers > Configuratie > Verlof Initialisatie'.

Initialiseren van afwezigheden

Voor het initialiseren van een afwezigheid kan u volgend stappenplan gebruiken:

1. Geef via de parameters aan welk type van afwezigheid u wenst te initialiseren (via de keuzelijst), het jaar waarop deze initialisatie van toepassing is en de uiterste geldigheidsdatum van deze initialisatie. Verder dient u hier ook aan te geven hoeveel dagen OF uren u wenst te initialiseren.
2. De gebruikers waarvoor nog geen saldo klaargezet werd, kan u terugvinden in de kolom 'Niet geïnitialiseerde medewerkers'. In deze kolom kan u een of meerdere medewerkers selecteren en slepen (drag & drop) naar de kolom 'Te initialiseren medewerkers'.
3. Van zodra u dit bewaart via het icoontje (of CTRL+S) zullen de geselecteerde gebruikers geïnitialiseerd worden met de gegevens die ingesteld staan in de parameters (1).
4. De geïnitialiseerde gebruikers zullen nu in de respectievelijke kolom geplaatst worden. De gebruikers gaan nu een afwezigheid van dit type kunnen aanvragen via de kalender. Indien deze initialisatie foutief gebeurd is, kan u deze ongedaan maken via het rode kruisje naast de naam van de gebruiker. Opgelet, dit kan enkel indien deze teller nog niet in gebruik is!

Initialisatie

 

Symptomen

1. Het gewenste type van afwezigheid verschijnt niet in mijn lijst van 'Te initialiseren afwezigheden'.
2. Ik wens een afwezigheid te initialiseren in een andere eenheid dan ik kan aanduiden

 

Oorzaak

1. Deze afwezigheid staat in het beheer van de prestaties niet als 'te initialiseren' ingesteld.
2. De afwezigheid staat ingesteld via het beheer van de prestaties op dag of uur, niet op dag/uur

 

Oplossing

1. Via het beheer van de prestaties kan u aanduiden dat deze prestatie werkt met een vooraf gedefinieerde teller. Na deze aanpassing (zie ook gerelateerd artikel) dient u wel even dit scherm af te sluiten en opnieuw te openen.
2. Via het beheer van de prestaties kan u aanduiden of deze prestatie werkt met een vooraf gedefinieerde teller. Na deze aanpassing (zie ook gerelateerd artikel) dient u wel even dit scherm af te sluiten en opnieuw te openen. Opgelet, indien deze afwezigheid reeds in gebruik is, kan u dit niet meer aanpassen!