Connective et SignHere (eSignatures) - Traitement des documents

Introduction

Admin-IS / Admin-Consult peut désormais faire signer et envoyer numériquement des documents via Connective. Connective offre la possibilité de faire signer numériquement des documents MS Word et PDF. La signature numérique peut être effectuée par toutes les parties, c'est-à-dire par un employé du bureau ainsi que par le client final.  

Vous deves d'abord installer le eSignatures Intégration

Ce article vous explique, comment utiliser l'intégration.

Préparer les documents pour la signature numérique

Afin de savoir quelles signatures doivent être incluses dans le document et combien il doit en comporter, des champs doivent être ajoutés au document. Ceux-ci doivent respecter un certain format imposé par Connective. La documentation complète de Connective sur ces domaines se trouve sur cette page web.

L'ajout d'un champ à un document peut se faire par la saisie de texte normale, il n'est pas nécessaire de choisir un "type de champ" spécial, mais il doit répondre aux exigences suivantes :

Exemple : #SIG01_75_200#

• Chaque champ de signature doit commencer et se terminer par un hashtag #
• Pour s'assurer qu'un champ de signature dans un fichier PDF est reconnu, il est préférable de le typer dans le document plutôt que d'utiliser le copier-coller.
• SIG01 : le nom du champ, ce nom devra être lié plus tard dans Admin-IS / Admin-Consult à un employé ou à un client final, en fonction de la personne qui doit signer à cet endroit.
  • Important : le même nom ne peut pas être utilisé plus d'une fois, utilisez donc SIG01, SIG02, ... s'il y a plusieurs signataires
  • Vous pouvez également utiliser d'autres variantes : MEDEWORKER01, DOSSIER MANAGER01, SHAREHOLDER01, etc.
• 75 : la hauteur du champ de signature (le minimum est 70 px)
• 200 : la largeur du champ de signature (le minimum est 112 px)

Voici un exemple détaillé d'un modèle prêt pour la signature numérique :

Remarque: les signatures placées sur le marqueur sont généralement transparentes (ou blanches); Pour éviter que les champs soient toujours visibles après la signature du document, vous pouvez mettre le champ de signature # SIG01_75_200 # dans une couleur de texte blanche.

Ajout de documents

Dans un fiche Relation - Communication le bouton eSign, vous trouverez un menu pour ajouter des fichiers à la relation/projet en cours. Il n'est pas nécessaire d'être un utilisateur de l'Admin-DMS.

 

Envoyer le document pour signature

 Actuellement, il n'est possible de signer que les documents word (.docx et .doc) qui sont dans l'Admin-DMS et qui contiennent certains champs, voir ci-dessus sous "Préparation des documents pour la signature numérique".

Après l'installation de Connective, une colonne supplémentaire est visible dans la communication au bas de l'écran des relations et des projets.

Choisissez un document que vous souhaitez signer et choisissez "Signer le document" dans le menu Connectivité. Si aucun marqueur n'a été trouvé, vous obtiendrez l'écran suivant :

 Vérifiez s'il y a des champs :

Ici, 2 champs ont été trouvés. Il est obligatoire de choisir tous les signataires avant de signer un document.

Une info-bulle fournit plus d'informations sur les icônes :

Pour chaque signataire, il doit y avoir un minimum d'informations dans la feuille relative :

• Adresse électronique
• Nom et prénom

Si ces données ne sont pas disponibles, une icône rouge X.

Si ces données sont disponibles mais qu'il n'y a pas de numéro de GSM, l'icône jaune apparaîtra . Vous pouvez envoyer le document pour le faire signer, mais il n'est alors pas possible de le signer avec le GSM.

Si toutes les données sont disponibles, une coche verte apparaît , vous pouvez utiliser la plupart des méthodes de signature.

La liste des signataires ne contient que les employés actifs ET les personnes physiques actives d'un client/projet. 

 
L'icône indique le type du signataire.

L'ordre des icônes vous permet de déterminer si une certaine personne doit signer en premier ou non. Les options sont les suivantes : première, deuxième, troisième ou sans objet. Il peut également s'agir de groupes de personnes.

Lorsqu'un document n'a pas encore été signé par tout le monde, vous pouvez toujours le révoquer.

Statut de signature

Ceci est affiché dans la colonne supplémentaire de l'écran de communication.

Le statut peut également être vérifié dans le portail Connective.

Le statut dans Admin-IS / Admin-Consult est mis à jour selon l'intervalle défini dans la configuration de l'intégration dans Marketplace. Une mise à jour immédiate du statut peut également être effectuée via le panneau de contrôle de l'intégration des signatures électroniques :

 

Portail Connective et SignHere

Sur le portail, le processus de signature peut être consulté et adapté en détail, certaines possibilités :

• qui a déjà signé et qui n'a pas encore
• envoyer un rappel aux signataires
• les documents signés (selon l'option "Supprimer un paquet comme" dans l'intégration des signatures électroniques)

L'adresse (URL) du portail et le code d'accès seront fournis lors de l'ouverture d'un compte Connective ou SignHere.