Comment est-ce que je peux ajouter des documents à Admin-DMS ?

Méthode de travail à partir de la version 4.0.10.1 de Admin-DMS avec la reconnaissance des documents activée. (Vous pouvez en savoir plus sur l'intégration de DocumentAnalyser dans cet article).

 

Chaque document que vous ajoutez à Admin-DMS sera lié à celui-ci :

• au moins une relation, projet (Admin-Consult), employé, adresse externe, propre entreprise
• une catégorie
• au moins un mot-clé

Contenu

Documents avec définition

     L'écran de reconnaissance des résultats

Documents sans définition

     L'écran d'ajout

Documents aves et sans définition

Fichiers orphelins et fichiers incomplets

Ajout des documents

     Dans Admin-DMS

     Via DMS Capture

     A partir de Microsoft Office

     A l'aide d'Explorateur Windows

(Mode de fonctionnement à partir de la version 4.0.10.1 de Admin-DMS)

Documents avec définition

Dans Admin-IS / Admin-Consult, vous pouvez définir une définition (handling definition) par type de document. Plus d'informations dans cet article. La reconnaissance des documents (intégration de DocumentAnalyser dans Marketplace de Admin-IS / Admin-Consult) tentera de reconnaître les documents et, sur la base des définitions définies, commencera à traiter le fichier. C'est-à-dire que le document sera lié à une relation (projet), une catégorie et un mot-clé et que les enregistrements et les tâches pourront être traités. Lorsque vous ajoutez ces documents, l'écran de reconnaissance des résultats s'ouvre et vous y trouverez un rapport sur les documents que vous essayez d'ajouter.

 

L'écran de reconnaissance des résultats.

Vous obtenez ici les informations suivantes par document :

• Nom de fichier
• Type. Le DocumentAnalyser a reconnu le document comme étant de ce type particulier et des définitions ont été établies pour ce type de document dans Admin-IS / Admin-Consult.
• Ajouté par. L'utilisateur connecté qui a ajouté le fichier.
• Date ajoutée.
• Taskflow / DMS / Time recording : une case cochée signifie que ce composant a été exécuté. Une case pleine signifie que ce composant n'a pas été défini. Avec une boîte vide, ce composant n'a pas été complété.
• Remarques.
  • Document entièrement traité : le document a pu être correctement reconnu et traité.
  • Document déjà traité : le document se trouve dans Admin-DMS. Les propriétés (relation, projet, mot-clé, catégorie,...) peuvent être modifiées en cliquant sur 'modifier les propriétés'. (Ceci n'est possible que si vous disposez de droits suffisants ici). L'écran d'ajout s'ouvre.
  • Client avec le numéro de société xxx introuvable : ce numéro de société a été trouvé dans le document, mais n'a pas pu être trouvé dans Admin-IS / Admin-Consult.
  • Le client xxx n'est pas actif : le document a pu être ajouté, mais le flux de tâches n'a pas pu être achevé parce que le client (ou le projet) n'est pas actif dans Admin-IS / Admin-Consult.

Options dans l'écran de reconnaissance des résultats :

• Un double-clic sur une ligne dans cet écran ouvre le document.
• Retenter. Si le document n'a pas pu être entièrement traité, vous pouvez effectuer un ajustement dans Admin-IS / Admin-Consult pour résoudre le problème. Si vous cliquez sur "Retenter", le système de reconnaissance du document analysera à nouveau le document et recommencera à le traiter.
• Ajouter. Le document n'a pas pu être traité et aucun projet ou relation n'a encore été attribué. Vous pouvez toujours ajouter ce document à Admin-DMS via l'écran d'ajout.
  Remarque : si un flux de tâches ou un enregistrement est configuré pour ce type de document, il ne sera pas enregistré.
• Modifier les propriétés. Le document est déjà dans Admin-DMS, mais les propriétés peuvent encore être modifiées (si l'utilisateur dispose de droits suffisants). Vous pouvez ainsi attacher un mot-clé ou une relation supplémentaire au document.
• Supprimer. Le document est supprimé de l'écran de reconnaissance des résultats et de l'Admin-DMS. Vous pouvez toujours retrouver le fichier dans la corbeille avant de le supprimer définitivement.

 

Documents sans définition

Lors de l'ajout de documents sans définition, l'écran d'ajout s'ouvre. Ici, vous sélectionnez la relation/le projet, la catégorie et le mot-clé. Si la reconnaissance des documents a pu détecter une relation existante dans l'un des documents, cette relation est déjà cochée dans l'écran d'ajout. L'écran de renommage s'ouvre alors immédiatement. Si vous préférez enregistrer les documents avec d'autres propriétés (relation, projet, catégorie, mot-clé, etc.), fermez l'écran de renommage et indiquez les propriétés souhaitées dans l'écran ci-dessous. 

Remarque : lorsque vous fermez l'écran ou cliquez sur le bouton d'annulation, le document ne sera pas ajouté à Admin-DMS et sera définitivement supprimé d'Admin-DMS.

L'écran d'ajout

• En haut à gauche, sélectionnez Relations, Projets (pour les utilisateurs Admin-Consult), Personnel, Sociétés.
• Dans la liste Clients, Projets, Personnel, Sociétés, désignez ceux à qui vous souhaitez associer le document. Vous pouvez taper l'utilisateur du filtre ou le nom dans la barre de recherche.
• Dans la partie droite de la fenêtre, sélectionnez la catégorie.
• En dessous, indiquez les mots-clés. Les mots-clés de niveau supérieur sont automatiquement cochés lorsque vous cochez les mots-clés de niveau inférieur.
• Ensuite, vous pouvez également saisir gratuitement des "informations sur le document", qui peuvent également être recherchées par la suite.
• Si la case "Verrouiller le document" est cochée, le document ne peut pas être ouvert ou modifié sur le serveur. Un document verrouillé doit toujours être copié sur votre disque dur local avant que vous puissiez l'ouvrir.
• Le champ "Document public" est utilisé par l'Admin-Portal : un document "public" est un document qui est visible sur le portail pour les relations auxquelles le document est lié. Sinon, ce champ n'a aucune influence.
• Vous pouvez également indiquer le statut d'un document dans la liste déroulante "Statut". Ici, vous déterminez le statut de votre document. S'agit-il d'une version préliminaire ou d'une version finale ? Le document doit-il être classé ou terminé ? Vous pouvez déterminer ces statuts vous-même dans Auxiliaires> Paramètres > Statuts des fichiers.
• Si vous souhaitez associer une date de début et de fin à un document (par exemple pour les contrats), cochez "définir une date de début et de fin", puis définissez une date de début et de fin. Ces dates de début et de fin sont également des colonnes que vous pouvez rendre visibles/invisibles.
• Avant d'ajouter un document à Admin-DMS, vous pouvez vérifier quels documents ont été enregistrés récemment sous la relation, le projet, l'employé ou la société sélectionnés. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Afficher les documents récents".

 

Documents avec et sans définition

Vous pouvez ajouter des documents avec une définition et des documents sans définition. Dans ce cas, vous obtenez d'abord l'écran d'ajout, où vous pouvez ajouter des documents sans définition. Ensuite, l'écran de reconnaissance des résultats s'ouvre, où vous obtenez le rapport des documents pour lesquels une définition a été définie. Les dossiers qui n'ont pas été entièrement traités peuvent alors être traités comme décrit dans documents avec définition.

Fichiers orphelins et fichiers incomplets

Si vous fermez l'écran d'ajout ou cliquez sur "Annuler", l'écran des fichiers orphelins s'affiche également. Vous pouvez choisir de ne pas afficher les écrans pendant un nombre x de jours. Vous pouvez également ouvrir les écrans en utilisant le menu auxiliaires > fichiers orphelins ou auxiliaires > fichiers incomplets.

Lisez également l'article sur l'écran des fichiers incomplets.

Ajout des documents

Dans l'Admin-DMS lui-même

Ouvrez Admin-DMS. À partir du menu Fichier > Enregistrer les documents dans DMS, ou Ctrl + S pour ouvrir la fenêtre dans laquelle vous pouvez choisir les documents à ajouter à Admin-DMS.

 

Via DMS Capture

DMS Capture est une fonction d'Admin-DMS qui vous permet de prévisualiser les télécopies et les numérisations avant de les ajouter à Admin-DMS.

 

A partir de Microsoft Office

À partir de Word, Outlook, Excel et PowerPoint, vous pouvez enregistrer des documents directement dans Admin-DMS.

Sauvegarde de documents à partir de Word, Excel et PowerPoint

Cliquez sur 'Syneton' dans la barre de menu
Cliquez ensuite sur le bouton 'Ajouter à Admin-DMS'.

Admin-DMS vous demandera sous quelle extension vous souhaitez enregistrer ce document, puis vous choisirez la relation, la catégorie et le mot-clé. Vous pouvez ensuite saisir le nouveau nom du fichier. Il est très important que vous saisissiez ici un bon nom descriptif, afin que vous puissiez ultérieurement voir d'un coup d'œil quel document vous avez enregistré.
Si vous ouvrez un document dans Admin-DMS, que vous le modifiez et que vous souhaitez enregistrer les modifications, vous n'avez pas besoin de cliquer sur le bouton "Ajouter à Admin-DMS". Il suffit de cliquer sur "Enregistrer" car le document est déjà enregistré dans Admin-DMS.

 

Enregistrer un document à partir d'Outlook

Cliquez avec le bouton droit de la souris sur un e-mail et choisissez Add to Admin-DMS pour enregistrer l'e-mail entier, y compris toutes les pièces jointes, dans Admin-DMS. Si vous souhaitez uniquement enregistrer les pièces jointes, sélectionnezAdd attachments to Admin-DMS

A l'aide de l'Explorateur Windows

Note : Depuis Windows 11, le menu contextuel où le bouton 'Ajouter au DMS' est visible n'est disponible que pour les sélections de 14 documents ou moins. Ceci est nouveau dans Windows et ne peut pas être ajusté par nous. Uniquement par l'administrateur système de votre environnement. Voir aussi : https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/windows-client/shell-experience/context-menus-shortened-select-over-15-files

Ouvrez l'Explorateur Windows, sélectionnez les documents que vous souhaitez ajouter et cliquez avec le bouton droit de la souris sur l'un des documents sélectionnés.