Onverwerkte bestanden

Algemeen

Een onverwerkt bestand is een bestand waarvoor er een definitie werd ingesteld in Admin-IS / Admin-Consult en waarvoor er een probleem werd vastgesteld zoals een relatie die niet gevonden werd, een tijdsregistratie of een taskflow die niet kon worden afgevinkt, ...

Het bestand zelf zit dus al in Admin-DMS en is terug te vinden onder de klant (enkel indien klant werd  gevonden), maar er zijn zaken dus niet kunnen gebeuren volgens wat u heeft ingesteld. Dit scherm/rapport geeft die bestanden weer.

Via het menu hulpmiddelen ga je naar het scherm van de onverwerkte bestanden. In het menu zie je meteen ook hoeveel bestanden er zijn die niet volledig verwerkt werden en waarvoor een actie vereist is om deze correct te kunnen toevoegen aan Admin-DMS en eventueel correct te verwerken in Admin-IS / Admin-Consult. 

Info in onverwerkte bestanden scherm.

In het scherm van de onverwerkte bestanden vind je de volgende info per onverwerkt bestand.

• Bestandsnaam.
• Type. De documentanalyser heeft het document herkend als dit bepaald type. Voor dit type document zijn er definities ingesteld in Admin-IS / Admin-Consult.
• Toegevoegd door. De ingelogde gebruiker die het bestand heeft toegevoegd.
• Datum toegevoegd.
• Taskflow / DMS / Tijdsregistratie: bij een afgevinkt vakje werd dit onderdeel uitgevoerd. Een vol vlak wil zeggen dat dit onderdeel niet werd ingesteld in Admin-IS / Admin-Consult. Bij een leeg vlak is dit onderdeel niet voltooid.
• Opmerking. Mogelijke opmerkingen:
  • Klant met ondernemingsnummer xxx niet gevonden: dit ondernemingsnummer werd gevonden in het document, maar kon niet worden teruggevonden in Admin-IS / Admin-Consult.
  • Klant xxx is niet actief: het document kon worden toegevoegd, maar de taskflow kon niet worden afgehandeld omdat de klant (of project) niet actief staat in Admin-IS / Admin-Consult.

Onverwerkte bestanden verwerken.

Mogelijkheden in het onverwerkte bestanden scherm:

• Dubbel klikken op een lijn in dit scherm opent het document.
• Opnieuw proberen.  Als het document niet volledig verwerkt kon worden, kan je een aanpassing doen in Admin-IS / Admin-Consult om het probleem op te lossen. (Indien nodig kan je bijvoorbeeld de relatie aanpassen, een taskflow correct instellen, rechten voor tijdsregistratie correct zetten,...) Klik je in dit scherm na de aanpassingen op 'Opnieuw proberen' dan gaat de Documentherkenning het document opnieuw analyseren om het document opnieuw te gaan verwerken.
• Toevoegen. Het document kon niet worden verwerkt en er werd nog geen project of relatie toegekend. Je kan dit document toch nog toevoegen aan Admin-DMS. Opgelet: als er voor dat type document een taskflow of registratie staat ingesteld, gaat deze niet worden geregistreerd. Je kan hier enkel relatie, project, sleutelwoord en categorie gaan instellen.
• Eigenschappen aanpassen. Het document zit reeds in Admin-DMS, maar de eigenschappen kunnen nog worden aangepast (indien de gebruiker voldoende rechten heeft). Je kan een extra sleutelwoord of relatie koppelen aan het document.
• Verwijderen. Het document wordt verwijderd uit de onverwerkte bestanden en dus ook bij de reeds gekoppelde klant en wordt verplaatst naar de prullenmand.

 

Scherm niet meer tonen.

Indien er onverwerkte bestanden zijn, dan wordt dit scherm ook getoond na elke toevoeging van een bestand in Admin-DMS. Je kan ervoor kiezen om dit scherm voor x-aantal dagen te verbergen zodat deze niet meer wordt getoond. Via menu hulpmiddelen > onverwerkte bestanden kan dit scherm steeds worden geopend.