Export van DMS documenten

Deze procedure kan ook gevolgd worden wanneer u zou overstappen naar onze Cloudoplossing Admin-Pulse. In dat geval gaat u alle klanten aanvinken door het bovenste vinkje aan te klikken. Let in dat geval ook op de de waarschuwingen onderaan dit artikel.

Exporteren van documenten kan nuttig zijn indien u deze in zijn geheel aan uw klant wenst te bezorgen.

Tot versie 3.7 van Admin-DMS

U kan via Admin-DMS > File > export, het export menu openen. Daar kan u 1 of meerdere klanten aanduiden, en eventueel kiezen voor specifieke categorieën en zelfs keywords, om te gaan exporteren.

Na uw selectie kan u onderaan navigeren naar een locatie op uw schijf en klikt u op 'start export'. Er zal nu per klant een folder aangemaakt worden met daaronder de structuur van de gekozen categorieën en keywords.

Vanaf versie 4.0

kies je File - "Export All" en ziet het scherm er als volgt uit:

Maak een map (bijvoorbeeld op bureaublad, map ‘DMS export’)  aan waarin u alle export bestanden zal verzamelen.

Bij het exporteren van de DMS documenten kiest u in eerste instantie of u de documenten wenst te exporteren die bewaard staan onder relations, projects, employees en/of companies.

Daarna kiest u welke categorieën u mee wenst te nemen in de export. 

Kies de periode

En start de Export.

BELANGRIJK: Zoals eerder aangehaald raden wij aan enkel de laatste  3 boekjaren te exporteren, voor de migratie naar AdminPulse. DMS blijft, zolang deze geïnstalleerd staat op uw server, ten allen tijde consulteerbaar. 

Een uitzondering wordt gemaakt voor ‘permanent dossier’. Wanneer u uit het permanent dossier alle documenten wenst te exporteren, en dus niet enkel die van de laatste 3 boekjaren, kan u volgende uitvoeren:

1. Exporteer eerst alle andere documenten uit de andere categorieën EN enkel van de laatste  3 boekjaren. Laat deze allen verzamelen in de door jou aangemaakt map.
2. Eens deze export klaar is start je een nieuwe export en vink je hier enkel de map ‘permanent dossier’ aan maar wijzig je niet de ‘start date’ tenzij er documenten zijn die toegevoegd werden vóór 1990. Deze documenten exporteer je in dezelfde aangemaakt verzamelmap. 

Let op, wanneer u de volledige klantenlijst zou exporteren dan moet u nagaan of u over voldoende schijfruimte beschikt. Kijk hiervoor de grootte na van uw DMS folder op uw server. De locatie kan u terugvinden via Admin-DMS > Tools > settings > configuratie :

Verder kiest u best ook een locatie die zo hoog mogelijk in de root van de schijf staat. zoals in het voorbeeld (C:\DMSExport). Dit om problemen te voorkomen met lange bestandsnamen.