Inhoudstafel Admin DMS
1.1 Maken van de categorieën. 4
1.3 Link Categories and Keywords. 6
3.4 Link met andere programma’s. 13
4.3 Maken van een to do gekoppeld aan een bestand. 18
Admin DMS
Het programma Admin-DMS is ons digitaal archief waarin we alle documenten kunnen zetten die belangrijk zijn voor ons en voor de klant. We hoeven dus niet meer naar de server te gaan om documenten te zoeken, we vinden deze terug in Admin-IS of Admin-Consult, gelinkt aan de klant.
De basisconfiguratie van DMS is relatief eenvoudig en duurt niet lang. We dienen eerst en vooral een basisstructuur op te zetten, net zoals een mappenstructuur in Windows Verkenner. Daarna kunnen we nog enkele opties configureren en zijn we klaar. Opstarten gebeurt dus heel snel.
1. De basis: onze mappenstructuur
Van zodra we bestanden in het programma gaan opslaan, moeten we deze toewijzen aan een soort van map. In DMS is dit onderverdeeld in twee niveaus:
- Categorieën
- Sleutelwoorden
Eenvoudig beschouwd zijn de categorieën net als kaften, de keywords zijn de tussenschotten in de kaften. Bijvoorbeeld:
- Categorie: Permanent Dossier
- Sleutelwoorden: Oprichting, Leningen, Contracten, Statuten, …
- Categorie: Aanslagjaar 2018
- Sleutelwoorden: Btw, Btw controle, Communicatie, PB, …
In DMS gaan we deze beide elementen creëren. We navigeren hiervoor naar tools > settings > onderaan application settings.
Links staan drie menu’s die we moeten doorlopen: “categories”, “keywords” en “link categories and keywords”:
1.1 Maken van de categorieën
Als we links klikken op categories, dan zien we rechts een lijstje met de categorieën die in DMS reeds bestaan.
Als we een nieuwe categorie willen bij maken, klikken we bovenaan op “add category”. We vullen een naam in en klikken op “save”. Op zich is het daar mee voldoende.
Sinds de nieuwe wetgeving rond GDPR in voege is gegaan, bestaat er ook een vervaltermijn. We kunnen aangeven dat een document moet vervallen na een bepaalde periode. We geven bijvoorbeeld in dat de documenten die onder deze categorie vallen, verwijderd moeten worden na X dagen/maanden/jaren en dit tellend vanaf de dag van creatie van het document of de laatste dag van wijziging.
LET OP: DMS zal nooit een document voor u gaan verwijderen. Deze vervaltermijn geeft ons een indicatie in het hoofdscherm dat sommige documenten vervallen zijn. Het is aan ons dan om te beslissen of we de documenten dan echt gaan verwijderen of niet.
Na we een categorie hebben gemaakt, kunnen we uiteraard een tweede, derde, … bij gaan maken tot we alle categorieën hebben die we willen.
Als er een categorie bestaat die we willen wijzigen, klikken we op “edit category” en zo kunnen we de naam aanpassen, de vervaltermijn, of deze buiten gebruik zetten. Dit laatste zorgt ervoor dat we geen documenten meer kunnen opslaan in deze categorie, maar wel nog raadplegen. Deze optie bestaat omdat het wissen van een categorie niet meer gaat van zodra ergens bij een klant documenten zijn opgeslagen in die betreffende categorie. Indien onder de categorie nog nooit een document werd opgeslagen, dan kunnen we de categorie wel wissen met de knop “delete category”
Daarna moeten we het tweede element uit de structuur bouwen: de sleutelwoorden, oftewel de keywords.
1.2 Maken van de keywords
Hiervoor klikken we op de keywords in de linkerzijde van het scherm. Rechts zien we dan de keywords die reeds bestaan.
Het systeem is nu identiek. We klikken bovenaan op “add keyword” en we maken dan een keyword bij. De bedoeling is nu om alle mogelijke keywords te maken die onder alle mogelijke categorieën vallen. Zo meteen in stap c gaan we de beide zaken aan mekaar linken.
Als we een keyword willen verwijderen, dan kan dat ook alleen maar als er nog nooit een document onder opgeslagen is, als we een keyword willen wijzigen, dan gebeurt dat via de knop “edit keyword”.
We hebben nu alle categorieën gemaakt, en alle sleutelwoorden. Nu moeten we deze aan elkaar gaan linken. We bepalen dus dat sleutelwoord “Btw” in een aanslagjaar valt, en niet in Permanent Dossier.
1.3 Link Categories and Keywords
We klikken links op het menu “link categories and keywords”. Bovenaan staan onze gemaakte categorieën, onderaan vinden we de keywords terug.
We moeten eerst een categorie boven aanklikken (stap 1), daarna moeten we onderaan de keywords gaan aanvinken die onder die betreffende categorie vallen (stap 2). Als we daarmee klaar zijn moeten we eenvoudigweg klikken op de knop in het midden (stap 3).
Dit proces herhalen we voor andere categorieën en zo stellen we heel de structuur op.
LET OP: we moeten maar 1 aanslagjaar in orde maken. We moeten dit proces niet herhalen voor alle aanslagjaren. We kunnen makkelijk een categorie (dus een aanslagjaar) kopiëren. Daarvoor klikken we boven op:
Daarna krijgen we de vraag of we deze categorie willen kopiëren mét alle sleutelwoorden inclusief. Dat willen we doen, want zo hebben we meteen heel de “kaft” gekopieerd.
Daarna geven we de nieuwe categorie een naam:
2. De basis: enkele gebruikersopties
Om Admin-DMS verder te gebruiken moeten we niets verder instellen. Toch zijn er enkele handige opties voorhanden voor de eindgebruikers. Deze zijn in te stellen per gebruiker. Elke medewerker kan dus bepalen wat hij/zij activeert of niet.
We navigeren hiervoor naar tools > settings > onderaan user settings (indien de medewerker geen administrator rechten heeft, dan ziet hij enkel maar de user settings)
Enkele opties stellen we vaak in:
- Action when e-mail sent
- Filter data while typing
- Select projects based on e-mail adress…
- De “action when e-mail sent” optie bepaalt wat er gebeurt als u een mail stuurt vanuit Outlook (niet vanuit een andere applicatie). We hebben drie mogelijkheden: nooit e-mail opslaan, altijd e-mail opslaan, altijd vragen om e-mail op te slaan. De laatste is de meest gekozen instelling. Op die manier zal er een scherm verschijnen nadat u een e-mail verstuurt uit Outlook met de vraag om die e-mail op te slaan in DMS.
Als we “ja” klikken, dan verschijnt het scherm om documenten op te slaan. Klikken we “nee”, dan gebeurt er uiteraard niets. Gaan we een heleboel mails versturen waarvan we nu al weten dat we ze niet in DMS willen opslaan, gebruik dan het vinkje “remember my decision for X minutes”. Zo weet DMS dat de komende 10 minuten bijvoorbeeld geen mails opgeslagen moeten worden, en zal de vraag ook niet gesteld worden.
- Filter data while typing. Deze optie zorgt ervoor dat wanneer we een klant zoeken in het toevoegen-scherm van DMS, de lijst automatisch gefilterd wordt. Alles blijft dus overzichtelijker en werkt vlotter.
- Select projects based on…. : als we een mail toekrijgen van een klant die we in DMS willen opslaan, dan zorgt deze optie ervoor dat DMS meteen ook weet wie de klant is en zal deze ook aanvinken. Dat bespaart werk. Dit werkt alleen als de klant in Admin-Is of –Consult gekend is mét het e-mailadres waarvan de mail komt.
3. Gebruiken van Admin-DMS
Nu onze mappenstructuur opgebouwd is, zijn we klaar met de basisconfiguratie. Hoe gebruiken we dan DMS in het dagelijks leven?
De meest eenvoudige werking is heel rechttoe rechtaan. We zoeken eerst het document op de computer, klikken daarna rechts op het bestand en zien volgend scherm:
- We kiezen eerst de klant waarvan we het bestand nu willen opslaan
- We kiezen de categorie waaronder het bestand moet komen
- We selecteren het keyword
- We slaan op
Als extra mogelijkheid krijgen we nu nog de optie om de naam van het bestand te veranderen:
Bij “new filename” kunnen we een nieuwe bestandsnaam geven. We doen dit door twee keer te klikken op het veld. Niet dubbelklikken dus, maar traag twee maal klikken. Daarna klikken we onderaan op “save documents” en het document wordt bewaard.
En dat is het.
Voor documenten van Microsoft Office gelden uiteraard dezelfde regels als hierboven (rechts klikken op een Word document, add to DMS, …), maar het kan daarbij ook anders.
Er bestaat een rechtstreekse link tussen Microsoft Office en Admin DMS. Er wordt een addon van Admin DMS in de Office pakketten geïnstalleerd. Daardoor zien we een extra tab bovenaan het scherm in Word, Excel en PowerPoint
Als we een document hebben open staan en er in aan het werken zijn, dan kunnen we dit bestand rechtstreeks opslaan in DMS, zonder omweg.
We klikken op het tabje “Syneton” en klikken dan op de enige knop beschikbaar:
We krijgen dan het bekende scherm om op document op te slaan in DMS. Dit betekent dus dat we niet eerst het document moeten opslaan op onze computer, daarna rechts klikken en voor “add to DMS” kiezen.
In outlook gelden dezelfde regels. Rechts klikken op een mail (ontvangen of verzonden mails) geeft ons de mogelijkheid om de mail op te slaan in DMS. We hebben daarbij nog 1 extra mogelijkheid: “add attachment to DMS”.
De laatste optie is om enkel de bijlage van de mail op te slaan in DMS. De optie “add to DMS” slaat alles op: mail én bijlage.
En wat met bijlagen? Alles staat in DMS, hoe krijgen we een document gekoppeld als bijlage? Bij het maken van een nieuwe mail, zien we ook bovenaan het tabje van Syneton. Als we daar op klikken, dan staat er ook maar een knop:
Via deze weg kunnen we een of meerdere documenten opzoeken in DMS en meteen als bijlage in de mail hangen.
- Zoek de klant waarvan het document moet worden gekoppeld
- Vink een of meer bestanden aan die je wil mee sturen
- Klik op de knop
- Vink onderaan nogmaals de bestanden aan die je als bijlage wil
- Klik op “add documents as attachments”
3.4 Link met andere programma’s
Het kan soms nodig zijn om in andere applicaties een link te zetten naar een bestand dat in DMS staat. Of om een bestand dat in DMS staat te uploaden in een online portal. Daarvoor bestaat de functie “copy link” binnen Admin DMS.
Wat deze optie doet is een link kopiëren naar het bestand op uw server. Deze link kan dan gebruikt worden om het bestand te uploaden in een online portal van een andere leverancier.
Stel dat we in deze andere applicatie een bestand moeten uploaden, dan kunnen we klikken op “bladeren”. Op die manier kunnen we, zoals altijd, zoeken naar het bestand op onze server. U zal het bestand niet vinden, want het staat in DMS.
4. Enkele handige tips
4.1 Folder watching
a)Fax- en Scanlocation
In DMS is het mogelijk om een map te monitoren om zo alle bestanden die er in staan ook makkelijk te verwerken. Willen we dit manueel doen, dan navigeren we naar de user settings (tools > settings > onderaan user settings).
Deze beide locaties dienen in essentie om gescande of gefaxte documenten in op te slaan en via die weg makkelijk in DMS te zetten. Stel dat we in onze scanner kunnen instellen dat alle documenten moeten worden opgeslagen in een bepaalde map, dan kunnen we hier in DMS instellen dat deze map de “scanlocation” moet zijn.
Als we daarna navigeren naar tools > Admin-DMS Capture, dan zien we het volgend scherm met daarin afdrukvoorbeelden van de documenten:
Links boven in het scherm kunnen we klikken op Fax of Scan. Dan opent het programma de betreffende fax- of scanlocatie die we net instelden. We zien dan alle documenten in die map met een preview aan de rechterkant.
Bovenaan staat een knop om dat document op te slaan in DMS. Opslaan gebeurt dan volgens de gekende weg.
Niets houdt ons tegen om een map aan te maken op onze computer of server en die map in DMS in te stellen als “scanlocation”. We kunnen daar dan alle documenten in opslaan die we later in DMS willen verwerken.
Dit werkt natuurlijk identiek voor de “faxlocation”.
b)Directory change notifier
We kunnen ook een map automatisch laten monitoren. Dat zorgt ervoor dat alle documenten die in die map worden gezet onmiddellijk kunnen worden opgeslagen in DMS.
Van zodra we deze notifier starten, verschijnt er een extra icoontje in de taakbalk onderaan.
Door hierop te dubbelklikken, kunnen we een map instellen die voortdurend wordt gemonitored.
Als we rechtsklikken op het icoontje, kunnen we instellen dat de notifier altijd opstart bij het opstarten van de computer.
Hoe werkt het nu? Als er een bestand wordt geplaatst in de map die we aan het monitoren zijn, dan verschijnt er meteen een pop up met de vraag of we dit bestand willen opslaan in DMS of niet. Van zodra we op ja klikken, volgen we weer de gekende procedure.
4.2 Geavanceerd zoeken
Naast het gewoon zoeken in DMS, kan u ook met extra opties zoeken. Deze vindt u bovenaan rechts terug:
Zoeken kan dan gebeuren met een aantal extra functies:
- Wie heeft het bestand in DMS geplaatst?
- Ik wil enkel Excel files vinden
- Welke bestanden zijn op bepaalde momenten in DMS geplaatst?
- ….
4.3 Maken van een to do gekoppeld aan een bestand
Bij het opslaan van een document in DMS, kunnen we meteen een to do maken gekoppeld aan dat document. Bijvoorbeeld bij het opslaan van een mail, kunnen we een to do hangen.
Vergeet hier zeker geen ontvanger te koppelen.
De to do ziet er dan zo uit:
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.