Configuration : gestion des textes standard/Listes de sélection

Dans le logiciel, il y a beaucoup de champs à remplir par l'utilisateur. Les valeurs à choisir peuvent être sélectionnées dans une liste. Les choix possibles sont à définir d'avance. La gestion de ces valeurs et la gestion de ces listes sont se trouve en partie dans la configuration. Outre la 'Liste de sélection', vous pouvez aussi retrouver dans les différentes valeurs pour la gestion de cette liste spécifique.

Configuration

Il est possible de créer des listes de sélection ou ajouter des valeurs supplémentaires dans la gestion générale des listes de sélection. De plus, vous pouvez modifier ou supprimer des valeurs existantes grâce aux boutons respectifs (Ajouter - Supprimer) à côté des listes de sélection/valeurs mêmes. Si vous voulez supprimer une valeur donnée, vous pouvez vous servir du bouton 'Où utilisé(e)' pour vérifier si cette valeur est déjà utilisée. Cela évitera une suppression inutile.

Attention : Il est possible que les listes de sélection indiquées ci-après ne se trouvent pas dans votre version d'Admin-IS / Admin-Consult. Certaines listes sont spécifiques à des groupes-cibles ou sont établies sur mesure par SYNETON.

Traductions

De base, les listes de sélection sont unilingues, c-à-d. qu'elles sont établies dans la langue de l'utilisateur qui s'occupe de la création de la liste/valeur. Si vous avez besoin de listes de sélection dans différentes langues, cliquez sur le bouton 'Traduire'.

Contenu

À cause du grand nombre de listes de sélection possibles, celles-ci sont réparties en sous-groupes. Ces sous-groupes se trouvent dans chaque partie du programme. De cette façon, vous ne verrez que les listes de sélection reliées/requises dans l'aperçu.

Généralités

Nom de la liste de sélection	Description
Etat de la modification des statuts	Liste de sélection spécifique pour la base de données utilisée. Cette liste de sélection n'est pas présente dans votre environnement (comme exemple d'une liste de sélection spécifique).
Contrôle fiscal	Les différents types de contrôles fiscaux.
Mois	Non modifiable, mais bien traduisible: les mois.
État civil	Cette liste est utilisée aussi bien dans le dossier de relation que dans le dossier de collaborateur.
Tax-on-web à envoyer à	La déclaration Tax-on-web, à qui peut-elle être envoyée ? Ce champ est utilisé dans le flux de tâches (TaskFlow).
Champs fixes	Une liste de sélection que vous ne pouvez pas modifier, mais il est bien possible de traduire les termes fixes utilisés dans Admin-Consult.
Mode d'envoi	Ce champ est utilisé par le flux de tâches (TaskFlow) et comporte les modes d'envoi des documents au client.

Employés

Nom de la liste de sélection	Description
Périodes de paiement	Périodes pour le paiement du salaire.
Statut de contrat	Il y a 2 possibilités standard: Actif et Fini.
Durées de contrat	Durée du contrat de travail.
Contrat type	Type du contrat.
Résultats d'évaluation	Si vous évaluez vos collaborateurs, vous pouvez ici spécifier les résultats de leur évaluation.
Évaluation type	Si vous avez différentes manières d'évaluation, vous pouvez les spécifier ici.
Contrat de mariage	Entrez ici les différentes sortes de contrats de mariage.
Instituts de formation	Si vous voulez mémoriser les formations suivies par vos collaborateurs et celles qu'ils veulent encore suivre, vous pouvez définir les instituts de formation dans cette liste de sélection.
Résultat formation	Indiquez ici les résultats possibles d'une formation.
Type formation	Indiquez ici les types de formations qui peuvent être choisis pour compléter le dossier de collaborateur.
Profils	Les collaborateurs se voient attribuer un profil qui est utilisé entre autres pour déterminer leur tarif. Les différents profils sont à spécifier ici.
Raisons de départ	Indiquez ici les raisons possibles pour le licenciement.
Groupes de salaires	Si vous utilisez différents groupes de salaire, vous pouvez les définir ici.
Types d'employés	Vous pouvez utiliser cette liste de sélection pour déterminer différents types de collaborateurs.

Facturation

Liste de sélection	Description
Compte comptable	Vous déterminez ici les grands-livres comptables à choisir.
Taux de TVA	Quels sont les taux TVA à choisir?
Textes TVA	Ces textes sont utilisés pour les clients auxquels aucun tarif TVA n'est imputé.
Groupes de facturation	Vous pouvez diviser vos clients en groupes de facturation et ces groupes sont à spécifier ici.
Textes standards	Les textes standards qui sont mentionnés sur les factures. Il est recommandé de faire des textes standard pour chaque langue utilisée.

 

 

Gestion des textes standards

Pour gérer vous-même un texte standard, passez par la traduction de la valeur/du nom de la liste de sélection. Sélectionnez la liste de sélection 'Textes standards'. Cliquez, dans la partie droite de la navigation (bandeau supérieur de la fenêtre), sur le bouton 'Ajouter' pour ajouter un texte standard à la liste. Donnez un nom au texte standard et cliquez sur le bouton 'Sauver'. Cliquez ensuite sur le bouton 'Traduire', également dans la partie droite de la navigation. Sélectionnez la 'Langue' voulue et inscrivez dans la colonne 'Description' le texte que vous voulez mentionner sur les factures.

Standaardtekst voor facturatie

Un texte standard peut contenir plusieurs lignes. Pour ce faire, maintenez la touche CTRL de votre clavier lorsque vous enfoncez la touche 'Enter': une nouvelle ligne est ajoutée à votre texte. Différentes possibilités pour afficher une date : vous pouvez utiliser des variables au lieu de jour-mois-année. La bonne description sera alors calculée au moment de la création de la facture. Ce calcul se fait sur base de la date "Facturation des frais et prestations jusqu'à" que vous avez entrée à la première étape de la facturation. Pour informer Admin-IS/Consult sur l'emploi de variables, vous devez les utiliser d'une manière spécifique : il faut ajouter le signe $ avant et après la variable. Des exemples pertinents sont à retrouver dans la troisième colonne du tableau suivant :

Variable	Signification	Emploi	Résultat
dd	Jour, en chiffres.	$dd$	03, 31
mm	Mois, en chiffres.	$mm$	01, 12
mmm	Les 3 premiers caractères du nom du mois.	$mmm$	Jan, fév
mmmm	Le nom complet du mois.	$mmmm$	Janvier
yy	Les 2 derniers chiffres de l'année.	$yy$	12
yyyy	L'indication complète de l'année, en chiffres.	$yyyy$	2012
period	La période sélectionnée au moment du lancement de la facturation (propositions de facture).	$period$	2012

Exemple : Si vous voulez imprimer la date actuelle sur votre facture, vous devez entrer dans le texte standard: $dd mmmm yyyy$. Ceci donne par exemple: 21 juillet 2011.

Il est aussi possible d'imprimer le mois précédent ou suivant au lieu du mois actuel. Pour cela, utilisez une formule spécifique. La table suivante contient des exemples. Comme date actuelle, nous partons dans cet exemple du 21 juillet 2011 :

Formule	Explication	Résultat
$dd;-1;d$	Hier	20 juillet 2011

Relations

Ces listes de sélection sont surtout utilisées dans les dossiers client.

Liste de sélection	Description
Terme d'adresse	Entrez ici le terme d'adresse que vous voulez utiliser. Si celui est différent pour les lettres et les e-mails, vous pouvez spécifier ce titre dans la colonne 'Terme d'adresse' (lettre). Cochez la case 'Imprimer avant nom' si le terme d'adresse doit être ajouté avant le nom dans les documents.
Actions type	Vous pouvez diviser les actions en types en entrant les différents types dans cette liste de sélection.
Profession	Une liste des professions.
Logiciel comptable	Liste des logiciels (comptables) pouvant être utilisés par votre client.
Régime TVA	Quels sont les régimes de TVA applicables à vos clients ?
Moyen de communication	La communication est faite de quelle manière ?
Type CRM	Les différents types de contact pour les clients (futurs).
Personne de contact fonction	La fonction de la personne de contact de votre client.
District	Les différents districts.
Dossier type	Le type de dossier.
Mandataire	Types de mandataires possibles.
Groupe client	Le groupe client est un champ à remplir obligatoirement dans le dossier client. Vous pouvez accorder une icône à chaque groupe client. Celle-ci est aussi ajoutée par la liste de sélection 'Groupe client'. Si vous ne voulez plus utiliser un groupe client donné, vous supprimez le v dans la case 'Visible'. Attention, si des clients sont encore reliés, un chiffre s'affichera après le groupe client pour ce client! Vous pouvez utiliser ce groupe client également pour indiquer si des enregistrements sont autorisés ou non.
Comité paritaire	Liste des différents comités paritaires.
Intérêts professionnels	Liste des intérêts professionnels possibles. Cette liste est utilisée dans la partie CRM du dossier de relation.
Forme juridique	Liste de sélection non modifiable, mais bien traduisible.
Raison départ	Quelle est la raison pour laquelle ce client n'est plus un client?
Relation	Cette liste est utilisée pour indiquer des relations familiales.
État	État de la relation.
Langue	Langues client possibles.
Type To-Do	Contenu/indication des To-Do.
Type adresse externe	Type de l'adresse externe.
Devises	Devises client possibles.
Mode de dépôt	Modes de dépôt possibles.

 

Dès la version 7.0: Dans la partie texte principale des factures de projet, c'est possible d'ouvrir (dans la description) une liste des sélections avec des textes de facturation standard.