Tableau de prix

Gestion

Création d'une nouvelle table de prix

Recalcul

Indexation

Changements qui influencent la calculation des prix

  Creation des prestations

  Ajouter des employés

  Ajout/modification de profils (employés)

Introduction

Aussitôt qu'un enregistrement de temps est entré par un collaborateur, le prix de la prestation est calculé. Ceci se fait par défaut sur base d'une table de prix. Vous pouvez ouvrir cette partie via le menu "Accueil > Configuration > Facturation > Table de prix" ou "Facturation > Configuration > Table de prix".

Gestion

Par la section (1) du ruban, vous pouvez gérer différentes tables de prix dans leur totalité.

• Ajouter : pour ouvrir l'écran d'ajout d'une nouvelle table de prix
• Effacer : pour effacer la table de prix sélectionnée
• Détails de la table : pour ouvrir les détails de la table de prix
• Copier la table : pour faire une copie de la table de prix sélectionnée
• Sauvegarder : pour sauvegarder les modifications

Après sélection d'une table de prix existante ou création d'une nouvelle table de prix, vous pouvez gérer ensuite tous les détails. Si vous voulez changer un prix, il suffit de sélectionner la valeur dans la table et de l'adapter. Dès que vous avez fait cette adaptation, le nouveau prix est actif pour tous les nouveaux enregistrements. Par les options dans (2), vous pouvez gérer les colonnes et rangées dans leur totalité :

• Gérer les colonnes : vous permet d'ajouter des colonnes manquantes ou de supprimer des colonnes inutiles.
• Gérer les rangées : vous permet d'ajouter des rangées manquantes ou de supprimer des rangées inutiles.
• Copier la colonne : vous permet de copier les données d'une colonne existante vers une autre colonne.

Attention : Si vous supprimez une colonne ou une rangée, les données de prix seront aussi supprimées. Si vous rajoutez plus tard cette colonne ou cette rangée, les prix devront être redéfinis.

SUGGESTION : Lorsque l'écran est trop petit pour afficher toutes les colonnes, vous pouvez appliquer un "Freeze Pane" comme dans excel, en tirant le cadre grise de gauche vers la droite.

Création d'une nouvelle table de prix

Pour créer une nouvelle table de prix, il suffit de cliquer sur "Ajouter" dans (1). L'écran suivant s'ouvrira en supplément :

• Nom : le nom de la table de prix
• État actif : la table de prix est-elle active et peut-elle être sélectionnée pour les différents projets/les différentes relations ?
• Rangées : la division ou le groupement sur base de "ce qui" est fait par un collaborateur. Cette division peut se faire sur base des prestations, des sous-catégories ou des catégories. Si vous ne désirez pas une division sur base de l'activité, vous pouvez choisir "Tout".
• Colonnes : la division ou le groupement sur base de "la personne" qui fait une certaine activité. Ici, vous pouvez choisir une division sur base du collaborateur ou du profil principal du collaborateur. Il est aussi possible d'opter pour aucune division ("Tous").

Selon la division choisie ou requise, vous pouvez (et devez) entrer un nombre de données plus ou moins grand dans la table de prix.

Recalcul

Dans la version 6.0 nous avons ajouté les fonctionnalités suivantes :

• Si le tableau de prix est modifié et sauvegardé, le système va vous demander si les prix doivent être recalculés.

Dès que vous avez créé ou adapté une table de prix, celle-ci est disponible pour tous les enregistrements futurs. L'adaptation d'une table de prix existante n'aura aucune influence directe sur les enregistrements existants. Si cela serait le cas, vous devez recalculer les enregistrements existants (qui ne sont pas encore facturés). La gestion des tables de prix vous permet également de faire les recalculs nécessaires dans le paquet. Vous pouvez retrouver ces options sous (3) :

• Recalculer les prestations : vous permet de recalculer les prestations déjà entrées.
• Recalculer le prix interne : vous permet de recalculer le coût interne de collaborateur des prestations déjà entrées.
• Recalculer les frais (im)matériels : vous permet de recalculer les frais (im)matériels déjà entrés.

L'écran suivant s'ouvrira après que vous avez cliqué sur une de ces options :

Dans cet écran, vous pouvez indiquer le moment à partir duquel le recalcul doit être fait, ainsi que la table de prix, le collaborateur et le client/projet pour lesquels vous voulez le faire. Ensuite, il suffit de cliquer sur "Recalculer".

Attention! Lorsque l'enregistrement a reçu une première opération vers les factures ouvertes/de projet, un recalcul n'aura plus d'influence sur cet enregistrement.

Indexation

Outre le recalcul des prix, il est aussi possible de les indexer. Comme pour le recalcul, vous pouvez retrouver la fonction correspondante ("Adapter les prix") dans (3).

Par l'écran de détail, vous pouvez spécifier ensuite comment vous voulez exécuter l'indexation voulue. Ici, la même règle s'applique, c.-à-d. seulement valable pour de nouveaux enregistrements. Pour les enregistrements existants et pas encore facturés, vous devez faire un recalcul après l'indexation.+

Changements qui influencent la calculation des prix

Il est possible d'apporter plusieurs changements au programme qui auront une incidence sur la façon dont les prix sont calculés pour les services.

Creation des prestations

Lorsque vous ajoutez ou modifiez des prestations dans le programme, vous devez tenir compte du fait que dans le tableau des prix, il peut également y avoir des prix basés sur des prestations, des sous-catégories ou des catégories. En les modifiant, vous devez toujours garder à l'esprit que les nouvelles réalisations ont aussi un prix.

Vous trouverez ci-dessous un exemple de tableau des prix, où les performances ont été ajoutées dans le programme. Vous devez activer ces réalisations dans le tableau des prix ! Vous pouvez le faire dans la rubrique "Lignes" du tableau des prix sélectionné.

Après l faut aussi ajouter les prix pour les nouveaux prestations.

 

Ajouter des employés

S'il existe un tableau des prix basé sur les employés, vous devez vous assurer que les nouveaux employés sont toujours ajoutés au tableau des prix. Lors de la création d'employés, vous serez également invité à vérifier les tables de prix et à les ajuster si nécessaire.

Ajout/modification de profils (employés)

Lorsque vous modifiez le profil principal d'un employé, vous devez tenir compte du fait qu'il peut y avoir des tables de prix basées sur des profils. La modification du profil principal d'un employé aura certainement une influence sur le tableau des prix !

Dans Général, sous Employés, vous pouvez modifier le profil principal d'un employé. Il est préférable de le faire le jour où l'employé modifie effectivement son profil. Lorsque vous modifiez le profil, un écran

s'affiche. Dans cet écran, vous pouvez, si nécessaire, modifier la date à laquelle le salarié a changé de profil. Ceci est utile lorsque vous changez de profil un mois plus tard seulement, mais que les performances doivent être calculées un mois plus tôt sur la base du nouveau profil.

Si vous changez la date dans le passé, il est nécessaire de recalculer les performances.