OK!Sign biedt de mogelijkheid om documenten digitaal te laten ondertekenen. Het digitaal ondertekenen kan door alle partijen, dus zowel door een medewerker van het kantoor als door de eindklant. OK!Sign volgt de wetgeving rond de digitale handtekening op de voet, met inbegrip van de Europese eIDAS. Elk document dat gehandtekend moet worden, kan gratis via Admin-IS / Admin-Consult verzonden worden. De transactiekost voor het handtekenen wordt aangerekend door OK!Sign.
Meer informatie vind je op https://oksign.be
Admin-DMS licenties zijn nodig, daar de integratie enkel documenten die in Admin-DMS staan kan verwerken.
Inhoudstafel
Verstuur documenten ter ondertekening
Installatie
Marketplace
In Admin-IS / Admin-Consult vind je via het Marketplace platform [Configuratie - Algemeen - Marketplace]. Je dient eerst de Marketplace te installeren om deze integratie actief te hebben. Daarna kan je via de knop 'installeren' de integratie activeren. Na enkele seconden zal de integratie actief staan.
Deïnstalleer de eSignatures integratie wanneer je OK!Sign wil gebruiken.
OK!Sign Integratie
De integratie van OK!Sign met Admin-IS / Admin-Consult laat toe om een verzoek tot handtekening van een document te versturen naar de eindklant of naar een medewerker van het kantoor. Admin-IS / Admin-Consult stuurt de nodige gegevens naar OK!Sign en deze mailt vervolgens een link naar de gebruiker. In het portaal van OK!Sign kan de eindklant dan handtekenen via een reeks van handtekenmethodes, waaronder eID kaart, SMS, Itsme of een handtekening op een aanraakscherm (PC, tablet, smartphone). De ondertekenmethodes kan je niet via de integratie instellen
Voor de integratie OK!Sign heb je een OK!Sign-account nodig. Dit account kan online worden aangevraagd via https://oksign.be.
Navigeer naar https://oksign.be/secure/account > Instellingen > Apps. Klik op de groene Activeer de link knop en kopieer vervolgens het Accountnummer, Authorisatietoken en Organisatietoken naar de configuratie van OK!Sign in Marketplace van Admin-IS / Admin-Consult. Deze handeling zie je ook in dit filmpje.
Indien je OK!Sign voor het eerst gebruikt, heb je als klant 7 gratis credits om OK!Sign uit te testen. Uitzonderlijk kan je een testaccount aanvragen en dan dien je de optie 'Test' aan te vinken zoals in het onderstaande screenshot. Opgelet: een testaccount heeft een andere set van configuratieparameters.
Sjablonen
Om te weten welke en hoeveel handtekeningen in het document moeten komen, moeten er velden worden toegevoegd aan het sjabloon of het opgemaakte Word- of PDF-bestand in Admin-IS / Admin-Consult. Deze moeten voldoen aan een bepaald formaat, zodat Admin-IS / Admin-Consult de velden kan herkennen en doorsturen naar OK!Sign om aan te geven waar de handtekening moet komen.
Meer info over het opmaken van briefsjablonen lees je hier.
Een veld toevoegen aan het sjabloon kan via van tekst, er hoeft geen speciaal "veldtype" gekozen te worden, maar het moet wel voldoen aan de volgende vereisten:
- Elk handtekeningveld moet starten en eindigen met #
- De benaming van het veld zal in Admin-IS / Admin-Consult gekoppeld moeten worden aan een medewerker of eindklant, afhankelijk van wie op die plaats moet tekenen. Dezelfde benaming mag niet meer dan één keer gebruikt worden; gebruik dus SIG01, SIG02, ... als er meerdere ondertekenaars zijn.
- Het sjabloon wordt opgemaakt in PDF of Word(docx) en is niet groter dan 8Mb.
- De structuur moet #naam van de handtekening_hoogte_breedte# zijn. Bijvoorbeeld #SIG01_100_200#
Voorbeeld: #SIG01#
Opmerking: Om te voorkomen dat de velden nog steeds zichtbaar zijn nadat het document ondertekend is, kan je het handtekeningveld #SIG01_100_200# in een witte tekstkleur zetten.
Documenten toevoegen
In een [Relatiefiche - Communicatie] in de eSign knop vind je een menu terug om bestanden toe te voegen aan de huidige relatie/project. Men hoeft hier geen Admin-DMS gebruiker voor te zijn.
Verstuur document ter ondertekening
Momenteel is het enkel mogelijk om documenten te ondertekenen die in Admin-DMS zitten en bepaalde velden bevatten. Na de installatie van Ok!Sign is er een extra kolom 'status handtekening' zichtbaar bij het communicatie-scherm van een project of relatie.
Kies een document dat je wenst te (laten) ondertekenen en kies "Onderteken document" in het ribbon eSign menu. Indien er geen markers gevonden werden krijg je de melding dat er geen handtekeningvelden werden gevonden. Indien er wel zijn, dan krijg je een pop-up waarin je de velden dient te koppelen aan een ondertekenaar en bovendien de volgorde van ondertekening kan aanduiden.
De lijst van de ondertekenaars bevat enkel de actieve medewerkers EN de actieve natuurlijke personen van een klant of een project.
Een tooltip geeft meer informatie over de icoontjes:
Voor elke ondertekenaar moet er een minimum aan info in de relatiefiche ingevuld zijn:
- E-mailadres
- Naam en Voornaam
Als deze gegevens niet beschikbaar zijn, komt er een rode X.
Als deze gegevens wel beschikbaar zijn maar er is geen GSM-nummer, dan komt het gele icoontje . Je kan het document versturen ter ondertekening maar dan is het niet mogelijk om met de GSM te ondertekenen.
Als alle data beschikbaar is, komt er het groene vinkje , dan kan je de meeste ondertekeningsmethodes gebruiken.
Herinneringen
Het is mogelijk om herinneringen in te stellen voor de verzonden.
Je kan instellen, hoe veel dagen er tussen de herinneringen zit, net het aantal herinneringen die verstuurd worden. Dit komt bovenop het initiele bericht die de klant krijgt.
Status ondertekening
Deze wordt weergegeven in de extra kolom in het communicatiescherm.
Verwerking
De status in Admin-IS / Admin-Consult wordt om de 4 uur bijgewerkt. Een onmiddellijke bijwerking van de status kan ook via het configuratiescherm van de Ok!Sign integratie.
Versies
23-04-2024 V 1.1.1
- Vanaf deze versie kan je een 'delay' instellen zodat documenten pas op ingestelde datum verzonden worden, dit gebeurd via Admin-Consult. Dit vereist wel min versie 11.0.3.10 voor Admin-Consult.
06-12-2022 - v1.0.5
- Vanaf Admin-IS / Admin-Consult v9.1.0.10 - minimum software .NET Framework 4.7.2 of hoger
- De tekst in de e-mail naar de ondertekenaars kan aangepast worden via het configuratie-scherm.
Opmerkingen
0 opmerkingen
U moet u aanmelden om een opmerking te plaatsen.