Inhoudstabel
Registrations: Amount based measures
Registrations: Hour based measures
Invoices: Financial based measures
Introductie en terminologie
Measures of berekeningen
Dit zijn berekeningen die rekening houden met de filters die je toepast. Ze worden continu herrekend indien je ergens op doorklikt of een filter toepast.
Workspace
Een Workspace in Power BI is een verzameling van datasets en rapporten. (Eventueel ook dashboards)
Per Workspace kan je gebruikers toegang verlenen of toegang weigeren.
Rapport
Er zijn 3 rapporten in AdminPower. Checklist, Registrations en Invoices.
Elk rapport heeft verschillende “Tabs” of pagina’s. En elke pagina bevat verschillende grafieken. Deze laatste noemen we Visuals.
Echte prestaties
Als we over echte prestaties praten in dit document bedoelen we de prestaties van medewerkers waarvoor ze effectief actie hebben ondernomen. Dus geen afwezigheden, geen materiele/niet-materiele kosten etc…
Facturatie status
Een factuur heeft een bepaalde status. Dit kan PROJECT, CUSTOMER, NUMBERED, ZERO, DELETED of leeg zijn.
Volgende facturatie statussen omschrijven de normale flow van registratie tot factuur:
- Geen: De registratie is gemaakt maar staat nog volledig open.
- PROJECT: Factuur is in behandeling. Open facturen.
- CUSTOMER: Factuur staat klaar voor nummering
- NUMBERED: Een klant factuur dat genummerd wordt en nu dus effectief gefactureerd is krijgt als status genummerd. De registraties op deze factuur hebben nu facturatiestatus genummerd.
Indien er afgeweken wordt van de flow en/of de uren worden geschrapt kan 1 van volgende facturatie statussen zich voor doen:
- DELETED: Factuur is verwijderd
- INTERNAL: Factuur is verwijderd en op kantoor gezet
- ZERO: Totaal van factuur was nul
Voorschot – Afrekening
Voorschot afrekening wordt niet beschreven in de rapporten. Het principe is hier dat voor elk voorschot uiteindelijk een afrekening komt die het voorschot vernietigd. Met andere woorden. Als we naar de prestaties kijken alsof ze in regie zitten komt dit op hetzelfde neer. Dit met de voorwaarde dat de afrekening gemaakt wordt. We voorzien wel een aantal berekeningen rond voorschot afrekening. Deze komen echter op geen enkele visual voor. Deze berekeningen zijn gemarkeerd met (Voorschot – Afrekening) bij de omschrijving van alle berekeningen.
Als “best practice” raden we dus aan om bij voorschot afrekening alles ook effectief af te rekenen. Wil je dit niet doen gebruik je beter de forfait methode. Waarbij de prestaties wel degelijk gefactureerd worden via het forfait bedrag en waar we ook diepere analyses en berekeningen over hebben in de rapporten.
Verwijzingen naar andere berekeningen
In de uitleg van sommige berekeningen verwijzen we naar andere berekeningen. Zo hoeven we onszelf niet te herhalen. De uitleg van die andere berekening kan je steeds terugvinden in het document. Als we verwijzen naar een andere berekening staat deze tussen dubbele aanhalingstekens. Bijvoorbeeld “Invoiced amounts”. Opgelet! De berekeningen staan alfabetisch. Dus indien verwezen wordt naar een andere berekening kan het zijn dat de uitleg hiervan verder in het document staat.
Verschil in datamodel tussen het Registrations en Invoices rapport
Het rapport Registrations is gebaseerd op de registratie datum van de prestaties terwijl het Invoices rapport gebaseerd is op de facturatie datum.
Dat wil zeggen dat in het Invoices rapport we geen prestaties kunnen terugvinden die nog geen facturatie status hebben. Aangezien ze nog geen facturatie datum verkregen hebben. Met facturatie datum bedoelen we ook de datum waar een prestatie op 1 van facturatie statussen komt. Dit heeft niets te maken met de werkelijke datum op de factuur. Enkel bij de prestaties die facturatie NUMBERED hebben komt dit overeen.
Het verschil wil ook zeggen dat bij het Registrations rapport we wel kunnen zien of iets al dan niet gefactureerd is. Wanneer dit is gebeurd weten we niet. We kunnen dit wel tonen maar we kunnen in dit rapport geen selectie maken op prestaties gefactureerd in de geselecteerde periode. Dit is ook niet van toepassingen want je wil de in dit rapport de cijfers beoordelen op de registratie datum. Wanneer iets gebeurd is.
Same period last year and 2 years ago
Zoals dit reeds doet vermoeden hebben we een aantal berekeningen die in de grafieken aangeduid worden met same period last year en same period 2 years ago. Achterliggend zijn dit berekningen met respectievelijk een -1 of een -2 ervoor. En dan de naam van de berekening. De uitleg van de berekening kan je hieronder vinden. Echter leggen we daar niet de -1 en -2 berekening verder uit. Deze is gelijk voor alle -1 en -2 berekeningen.
Wat betekend nu “same period last year” en “same period 2 years ago”?
Letterlijk: Dezelfde periode vorig jaar en dezelfde periode 2 jaar geleden.
Voorbeeld:
Een periode van 1/1/2018 – 31/3/2018 heeft een “same period last year” van 1/1/2017 – 31/3/2017 en een “same period 2 years ago” van 1/1/2016 – 31/3/2016.
Wat als we 2 of meerdere jaren nemen?
Dan zal de periode nog steeds per 1 jaar opschuiven.
Voorbeeld:
Een periode van 1/1/2017 – 31/12/2018 heeft een “same period last year” van 1/1/2016 – 31/12/2017 en een “same period 2 years ago” van 1/1/2015 – 31/12/2016.
Er is een overlapping.
Dus nemen we de omzet van een bedrijf. En de omzet in 2015 was 1000 euro, in 2016 was het 1500 euro, in 2017 was het 2000 euro en in 2018 2500 euro. Dan zullen we in de huidge periode een omzet zien van 4500 euro. In de “same period last year” een omzet van 3500 euro en in “same period 2 years ago” een omzet van 2500 euro.
Forfait verdeling
We verdelen het forfait met de volgende berekening:
Coëfficiënt = Forfait bedrag / De som van de geregistreerde bedragen van echte prestaties die in dit forfait vallen. (“Registered amounts in forfait” van alle medewerkers) (Met andere woorden. Het bedrag dat het zou zijn indien de prestaties in regie gefactureerd waren)
Toegekend bedrag per medewerker = De geregistreerde bedragen van echte prestaties die in dit forfait vallen en geregistreerd zijn door deze medewerker vermenigvuldigd met de Coëfficiënt.
Voorbeeld 1
Forfait = € 1000
Medewerker A gewerkte uren in forfait: 10h
Medewerker A uurtarief: € 100
Medewerker A “Registered amounts in forfait” = 10 * € 100 = € 1000
Medewerker B gewerkte uren in forfait: 20h
Medewerker B uurtarief: € 150
Medewerker B “Registered amounts in forfait” = 20 * € 150 = € 3000
Coëfficiënt = € 1000 / (€ 1000 + € 3000) = € 1000 / € 4000 = 0.25
Medewerker A contributie = € 1000 * 0.25 = € 250
Medewerker B contributie = € 3000 * 0.25 = € 750
Voorbeeld 2
Forfait = € 5000
Medewerker A gewerkte uren in forfait: 10h
Medewerker A uurtarief: € 100
Medewerker A “Registered amounts in forfait” = 10 * € 100 = € 1000
Medewerker B gewerkte uren in forfait: 20h
Medewerker B uurtarief: € 150
Medewerker B “Registered amounts in forfait” = 20 * € 150 = € 3000
Coëfficiënt = € 5000 / (€ 1000 + € 3000) = € 5000 / € 4000 = 1.25
Medewerker A contributie = € 1000 * 1.25 = € 1250
Medewerker B contributie = € 3000 * 1.25 = € 3750
Registrations: Amount based measures
Accrued prepayments
De absolute waarde van de som van alle gefactureerde afrekeningen. (Voorschot – Afrekening)
Added amounts
Positief aangepaste bedragen tussen geregistreerde factureerbare bedragen en gefactureerde bedragen.
Dit enkel voor echte prestaties van de medewerker.
De “Intermediate added amounts” heeft dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status. Deze waarde is dus uitsplitsbaar per facturatie status.
Adjusted amounts
Verschil tussen “Added amounts” en “Barred amounts”. Bij een negatieve waarde zijn er meer “Barred amounts” dan “Added amounts”.
Amounts to be invoiced
De som van de bedragen van:
- Echte prestaties die gemarkeerd zijn als factureerbaar en nog geen facturaturatie status hebben
- Echte prestaties in regie, waarvan de facturatie status PROJECT of CUSTOMER is.
- Prestaties in forfait (via de verdeelsleutel) waar de facturatie status PROJECT of CUSTOMER is.
Avg. Turnover per relation
Alle gefactureerde bedragen van echte prestaties gedeeld door het aantal relaties die verantwoordelijk zijn voor die gefactureerde bedragen.
Barred amounts
De berekening bestaat uit de som van:
- Echte prestaties in forfait (via verdeelsleutel) en echte prestaties in regie waar de facturatie status DELETED, ZERO of INTERNAL is.
- Negatief aangepaste bedragen van echte prestaties tussen geregistreerde factureerbare bedragen en werkelijk gefactureerde bedragen.
De “Intermediate barred amounts” heeft enkel de waarde van de negatief aangepaste bedragen. Niet van de prestaties op facturatie status DELETED, ZERO of INTERNAL.
Best practice voor ZERO facturen: In sommige gevallen kan er op een zero factuur niet geschrapte uren staan voor een bepaalde medewerker. Bijvoorbeeld. Medewerker A registreerd 100 euro maar door een andere reden wordt er ergens 100 euro geschrapt. Dit zou samen een zero factuur kunnen vormen. Waar medewerker A zijn 100 euro in de “Barred amounts” terecht komt. Dit is niet de bedoeling. In dit geval moet je de 100 euro factureren en de andere 100 euro crediteren.
Fixed amount over
Gefactureerde bedragen van echte prestaties in forfait minus het bedrag indien je deze prestaties afgerekend zou hebben in regie. (De geregistreerde factureerbare bedragen van deze prestaties binnen forfait).
Fixed amount ratio
Gefactureerde bedragen van echte prestaties in forfait gedeeld door het bedrag indien je deze prestateis afgerekend zou hebben in regie. ((De geregistreerde factureerbare bedragen van deze prestaties binnen forfait).
Invoiced amounts
De som van de gefactureerde bedragen in regie en in forfait van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is. Als u in het registratie rapport het woord Turnover ziet staan zit hier de waarde van “Invoiced amounts” in. Het zijn synoniemen van elkaar.
Invoiced amounts without added amounts
De “Invoiced amounts” minus de added amounts.
Invoiced fixed amount
De som van de gefactureerde bedragen in forfait van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is.
De “Intermediate invoiced fixed amount” bevat dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status.
Invoiced per hour
De “Invoiced amounts” gedeeld door de “Invoiced hours”.
Invoiced without fixed amounts
De som van de gefactureerde bedragen in regie van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is.
De “Intermediate invoiced without fixed amounts” bevat dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status.
Prepayment
De som van de gefactureerde voorschotten. (Voorschot – Afrekening)
Prepayment Accrued %
De “Accrued prepayments” gedeeld door de “Prepayment”. (Voorschot – Afrekening)
Prepayment over
De “Prepayment” minus de “Accrued prepayments”. (Voorschot – Afrekening)
Profit % on registered billable amounts
De “Profit on registered billable amounts” gedeeld door de “Invoiced amounts”.
Profit % per hour
De “Profit per hour” gedeeld door de “Invoiced per hour”.
Profit on registered billable amounts
De geregistreerde bedragen van echte prestaties minus de geregistreerde factureerbare bedragen van echte prestaties.
Profit per hour
De “Invoiced amounts” minus de “Registered cost” gedeeld door de “Invoiced hours”.
Profitability
De “Invoiced amounts” gedeeld door de “Registered costs” minus 1. We trekken 1 af om zo enkel het winstpercentage te hebben van deze deling.
Voorbeeld 1:
(40/20)-1 = 1. Wat 100% maakt en wat ook klopt. Het rendement is 100%.
Voorbeeld 2:
(40/40)-1 = 0. We hebben een rendement van 0%. We zijn break-even.
Voorbeeld 3:
(20/40)-1 = -0.5. Het rendement is nu -50%. We maken verlies.
Speciale gevallen:
Indien er geen “Invoiced amounts” zijn, is “Profitability” gelijk aan min 1 zijnde min 100%
Indien er geen “Registered costs” zijn is “Profitability” gelijk aan 1 zijnde 100%
Registered amounts
De som van de geregistreerde bedragen van echte prestaties.
Registered amounts in fixed amount
De som van de geregistreerde bedragen van echte prestaties die onder een forfait vallen. (Dit zou het bedrag zijn moest je het factureren in regie)
Registered billable amounts
De som van de geregistreerde bedragen van factureerbare echte prestaties.
Registered costs
De som van de geregistreerde kost van echte prestaties. De geregistreerde kost is gelijk aan het geregistreerde aantal vermenigvuldigd met de interne kostprijs van de medewerker.
Registered non-billable amounts
De som van de geregistreerde bedragen van niet-factureerbare echte prestaties.
Registered profit
De “Invoiced amounts” minus de “Registered costs”
Registered Profit %
De “Registered profit” gedeeld door de “Invoiced amounts”
Registrations: Hour based measures
Absence hours
Afwezigheden in uren. Alle geregistreerde prestaties die niet behoren tot echte prestaties.
Added hours
Positief aangepaste uren tussen geregistreerde factureerbare uren en gefactureerde uren.
Dit enkel voor echte prestaties van de medewerker.
De “Intermediate added hours” heeft dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status. Deze waarde is dus uitsplitsbaar per facturatie status.
Adjusted hours
Verschil tussen “Added hours” en “Barred hours”. Indien de waarde negatief is zijn er meer geschrapte uren dan toegevoegde uren.
Barred hours
De berekening bestaat uit de som van:
- Echte prestaties in forfait (via verdeelsleutel) en echte prestaties in regie waar de facturatie status DELETED, ZERO of INTERNAL is.
- Negatief aangepaste uren van echte prestaties tussen geregistreerde factureerbare uren en werkelijk gefactureerde uren.
De “Intermediate barred hours” heeft enkel de waarde van de negatief aangepaste uren. Niet van de prestaties op facturatie status DELETED, ZERO of INTERNAL.
Best practice voor ZERO facturen: In sommige gevallen kan er op een zero factuur niet geschrapte uren staan voor een bepaalde medewerker. Bijvoorbeeld. Medewerker A registreerd 100 euro aan uren maar door een andere reden wordt er ergens 100 euro geschrapt. Dit zou samen een zero factuur kunnen vormen. Waar medewerker A zijn uren in de “Barred hours” terecht komt. Dit is niet de bedoeling. In dit geval moet je de uren factureren en de andere 100 euro crediteren.
Bruto productivity
De bruto productiviteit bereken we door de “Registered billable hours” te delen met de “Expected hours”. Uitgedrukt in percentage.
Expected hours
De som van de werkuren volgens het werkschema van de medewerker minus de afwezigheden (“Absence hours”).
Best practice: Stel de werkschema’s van de medewerkers correct in. Voor deeltijdse arbeid kan je het werkschema instellen als full-time en verwerk je deeltijdse arbeid via registratie van afwezigheden. Ofwel stel je deeltijdse arbeid via het werkschema zelf in.
Hours to be invoiced
De som van de uren van:
- Echte prestaties die gemarkeerd zijn als factureerbaar en nog geen facturaturatie status hebben
- Echte prestaties in regie, waarvan de facturatie status PROJECT of CUSTOMER is.
- Prestaties in forfait (via de verdeelsleutel) waar de facturatie status PROJECT of CUSTOMER is.
Invoiced hours
De som van de gefactureerde uren in regie en in forfait van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is.
Invoiced hours in fixed amount
De som van de gefactureerde uren in forfait van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is.
De “Intermediate invoiced hours in fixed amount” bevat dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status.
Invoiced hours without added hours
De “Invoiced hours” minus de “added hours”.
Invoiced hours without fixed amount
De som van de gefactureerde uren in regie van de echte prestaties waar de facturatie status NUMBERED is.
De “Intermediate invoiced hours without fixed amount” bevat dezelfde waarde zonder de filter op facturatie status.
Net. Productivity
Netto productiviteit berekenen we door de som van de “Invoiced hours” en de “Hours to be invoiced” te delen met de “Expected hours”
We laten de keuze aan u of u de volledige “Hours tob e invoiced” wil opnemen of een percentage ervan. Dit percentage noemen we “Write off percentage”. In de rapporten staat een keuze lijst om dit “Write off percentage” al dan niet te gebruiken.
Meer uitleg over hoe we deze “Write off percentage” berekenen kan u terugvinden bij de uitleg rond deze berekening.
Registered billable hours
De som van de geregistreerde uren van factureerbare echte prestaties.
Registered hours
De som van de geregistreerde uren van echte prestaties.
Registered non-billable hours
De som van de geregistreerde uren van niet-factureerbare echte prestaties.
Write off percentage
Het “write off percentage” geeft een indicatie over hoeveel geregistreerde factureerbare uren er uiteindelijk gefactureerd worden.
Dit doen we door de som van de “Added hours” te verminderen met de som van de “Barred hours” (met andere woorden de “Adjusted hours”) te delen door de “Registered billable hours”
Registrations: Other measures
FTE
We tellen de “Expected hours” samen met de “Illness Hours”. Deze som delen we door de som van de “Company work hours”. Dit is het werkschema van het bedrijf.
Illness Hours
De som van geregistreerde prestaties van het type Ziekte.
Illness Hours %
Het aantal ziekte uren gedeeld door de som van de werkuren van de medewerkers volgens het werkschema.
Leave hours
De som van geregistreerde prestaties van het type Verlof.
Lost Relations
De som van de relaties waar de datum van vertrek is ingevuld. Indien er een periode geselecteerd is in het rapport zullen enkel de relaties meetellen die vertrokken zijn in die periode.
New Relations
De som van de relaties waar nog geen vertrekdatum is ingevuld. Indien er een periode geselecteerd is in het rapport zullen enkel de relaties meetellen die aangemaakt zijn in die periode.
Other absence hours
De “Absence hours” minus de “Illness Hours” en minus de “Leave hours”. Dus alle afwezigheden die niet ziekte of verlof zijn.
Relation Growth
De relatie groei gemeten door de “Lost Relations” in vermindering te brengen bij de “New Relations”. Deze meeting is onderhevig aan filters en laat dus enkel de groei zien in een geselecteerde periode. Alle relaties die voor deze periode aangemaakt of weggevallen zijn worden niet meegeteld.
Total Relations
Het totaalaantal relaties. Indien er een periode geselecteerd is in de rapporten zal deze meeting geen rekening houden met alles na die periode maar wel met alles wat ervoor al was. Dit is een cumulatieve opstelsom waar gewonnen relaties op de dag dat ze zijn aangemaakt het totaalaantal relaties met 1 vermeerderd en op de dag van vertrek het totaalaantal relaties met 1 verminderd.
Invoices: Financial based measures
Fixed amount over
“Turnover fixed amount” minus de “Performed in fixed amount” om te bepalen hoevel we nog over hebben van het forfait.
Performed in fixed amount
Deze meeting geeft de waarde weer van de registraties indien ze in regie zouden gefactureerd zijn in plaats van in een forfait.
Turnover
De som van alle bedragen van alle registraties, detail lijnen, Materiële kosten etc… op genummerde facturen.
Turnover fixed amount
De som van alle forfait bedragen.
Turnover ratio fixed amount
We delen de “Turnover fixed amount” door de “Performed in fixed amount” en tonen dit als een percentage.
Invoices: Other measures
Performed hours
De som van de geregistreerde uren in forfait van echte prestaties.
Opmerkingen
0 opmerkingen
Artikel is gesloten voor opmerkingen.