Reconnaissance des documents

L'intégration de DocumentAnalyser permet de reconnaître et de traiter automatiquement les documents. Les pièces jointes des e-mails peuvent également être automatiquement stockées dans Admin-DMS, si l'intégration de Mailbox a été installée.

Table des matières

Installation

     Marketplace

Gestion des accusés de réception

     Configuration

     Fonctionnement

Versions

Installation

Marketplace

Le DocumentAnalyser est une intégration Marketplace.
Dans Admin-IS / Admin-Consult, vous trouverez la plateforme Marketplace via [Configuration - Général - Marketplace]. Vous devrez d'abord installer le Marketplace pour que cette intégration soit active. Vous n'avez pas besoin d'installer l'intégration de DocumentAnalyser. Il est automatiquement installé et activé lorsque vous installez le Marketplace.

Remarque : à partir de la version 11.0.1.7 de Admin-IS / Admin-Consult, le Marketplace est installé automatiquement. Le "Marketplace" et le "DocumentAnalayser" fonctionnement peut ne pas être à 100% de cette manière en raison d'autorisations insuffisantes du service. Voir également la configuration requise.

Si vous avez déjà le Marketplace, allez dans le Marketplace Manager et cliquez sur "mettre à jour les intégrations" pour activer le DocumentAnalyser. Le DocumentAnalyser n'apparaîtra pas dans l'aperçu du Marketplace, mais vous pouvez vérifier qu'il est installé dans le Marketplace Manager.

La reconnaissance des documents peut également être utilisée lors de l'ajout de documents via Admin-DMS. Vous pouvez vérifier via Auxiliaires> Paramètres > Configuration dans Admin-DMS si la reconnaissance de documents est activée.

Gestion des accusés de réception

Via batch > gestion des accusés de réception, vous pouvez lire les reçus, cocher les tâches automatiquement et effectuer l'enregistrement du temps nécessaire.

Configuration

Via batch - gestion des accusés de réception - configuration - confirmation vous pouvez définir les éléments suivants par type de reçu :

• Tâche et sous-tâche : lors du traitement des accusés de réception, un sous-tâche appartenant à la tâche sélectionnée sera coché.
• Catégorie DMS et mot-clé DMS dans Admin-DMS : le reçu sera stocké dans Admin-DMS avec le mot-clé et la catégorie choisis.
• Type d'enregistrement : quel type d'enregistrement voulez-vous faire et les paramètres correspondants (temps, coût,...) peuvent être définis ici.

Il est également possible de n'avoir aucune tâche à cocher ou aucun enregistrement à effectuer lors du traitement d'un accusé de réception, et de ne stocker le document dans Admin-DMS que sous le mot-clé et la catégorie choisis. Vous ne devez donc configurer que ce dont vous avez besoin.

Mais si vous choisissez l'enregistrement des temps, il faut saisir à la fois la performance/le coût + l'employé + la durée.

Exemple de réglages :

Un projet peut s'écarter de cette configuration générale. Vous pouvez ajouter des paramètres spécifiques au projet pour les accusés de réception dans un fichier de projet sous "configuration différente". Toutefois, une tâche et une sous-tâche pour le type de réception doivent être définies dans la configuration générale.

Fonctionnement

Vous pouvez lire les reçus de différentes manières :

• Dans la rubrique "batch - gestion des accusés de réception", faites glisser votre document dans la fenêtre de gauche et cliquez sur "traiter fichiers".
• Dans le menu "batch - gestion des accusés de réception", définissez l'emplacement du dossier où se trouvent vos accusés de réception, cliquez sur "Chercher fichiers" et les fichiers trouvés apparaîtront dans la fenêtre de gauche. Ensuite, cliquez sur 'Traiter fichiers'.
• Si l'intégration Mailbox est installée dans la Marketplace, vous pouvez commencer à traiter les accusés de réception d'e-mails. (Voir l'article Intégration mailbox)
• Dans Admin-DMS, vous pouvez ajouter des documents qui peuvent être reconnus et traités par DocumentAnalyser. Si le document n'est pas entièrement reconnu ou traité, vous le trouverez sous Outils > Fichiers orphelins afin que vous puissiez toujours l'ajouter manuellement à Admin-DMS.

Dans la fenêtre de droite apparaît le résultat du traitement par le DocumentAnalyser :

• Si le DocumentAnalyser a reconnu le document, il affiche le nom du type de document. Si le document n'a pas été reconnu, vous obtenez le type "unknown".
  
  
  
• Le document est traité lorsque les trois cases (Taskflow ok ?, DMS ok ?, Enregistrement ok ?) sont cochées. La case est colorée en noir si elle n'a pas été configurée pour ce type d'accusé de réception.
  
  
• Si le document n'a pas été traité complètement, la raison est indiquée en rouge à côté du document. Il se peut que
  • la relation n'a pas été trouvée.
  • la tâche n'existe pas.
  • aucun enregistrement n'est autorisé sur le projet.
  • le document est déjà traité.
  • le type d'accusé de réception n'est pas défini dans la configuration.
  • le document ne peut pas être numérisé par DocumentAnalyser.
    
    
• Si le document ne peut être traité intégralement, vous avez également la possibilité d'apporter des corrections dans Admin-IS / Admin-Consult, puis de choisir "traiter fichier" afin que l'accusé de réception puisse tout de même être traité. Ou vous pouvez choisir de supprimer le document.
  

Versions

08-10-2024 - V1.0.3.1

• Les docuements de Biztax avec numero TVA qui commence avec 1 sera reconnu correct - 38132
• Clarification du message d'erreur pour les documents qui ne peuvent pas être traités - 37254
• Lecture du excel "PB Mandatenlijst" lit correct la premiere ligne de data. - 37253

18-04-2024 - V1.0.2.3

• La multi-déclaration peut désormais inclure plusieurs types documents simultanément
  L'analyseur de documents a été adapté pour traiter correctement cette multi-déclaration.- 36380

14-04-2024 - V1.0.2.1

• TVA liste des clients - documents en allemand sont aussi traité - 36093

21-06-2022 - V1.0.1.19

• correction lecture "déclaration 237"- 32970

05-05-2022 - V1.0.1.18

• erreur en lisant l'accusée de reception TVA: @hermes_docsis_error - 32487
• Declaration OSS - coche la bonne tache - 32936

02-03-2022 - v1.0.1.15

• Fiche 281.20 sera analysé sur base de numero d'entreprise

13-12-2022 - v1.0.1.12

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• La date de dépôt des états financiers est utilisée pour cocher la tâche.
• IPP - Accusé de réception (Excel) est correctement lu et traité.

09-11-2022 - v1.0.1.9

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Les fichiers sans définition de traitement sont supprimés après la fermeture de l'écran de batch.
• Les documents qui n'ont pas été entièrement traités et qui ont été déplacés vers la corbeille dans Admin-DMS n'apparaissent plus dans l'écran des fichiers incomplets.
• Une période d'enregistrement peut être saisie via batch> gestion des accusés de réception dans Admin-IS / Admin-Consult si elle a été cochée comme obligatoire dans les paramètres d'enregistrement.
• Améliorations internes

14-10-2022 - v1.0.1.5

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Les dossiers sans définition de traitement ne sont plus transmis au Admin-DMS
• Si le client pour lequel un document est ajouté est inactif, cela est indiqué dans Admin-DMS.
• Les fichiers déjà traités qui se trouvent dans la corbeille peuvent être traités lors du rechargement.

20-09-2022 - v1.0.1.3

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• La reconnaissance des documents permet de reconnaître la relation à partir du document "états financiers (confirmation de paiement)".
• S'il y a deux numéros nationaux dans un document et que le document n'est pas divisé, le document est lié aux deux relations.
• Lors de la lecture des documents, la reconnaissance des documents transmet un horodatage. Dans l'Admin-DMS, vous obtenez une date + une heure à "ajouté le".
• Améliorations internes

26-08-2022 - v1.0.0.34

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Le document UBO peut être automatiquement lié au contrôle UBO.
• Améliorations internes

28-06-2022 - v1.0.0.26

• A partir du système Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Les documents peuvent être enregistrés avec les projets (Via la configuration des accusés de réception dans Admin-IS / Admin-Consult à partir du v11.0.1.23)
• Améliorations internes

17-06-2022 - v1.0.0.24

• A partir de Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Le préfixe du reçu d'Intracom a été changé en "ICO".
• Les documents dont le type est reconnu, mais pour lesquels aucune donnée de relation ne peut être trouvée dans le document, reçoivent le message "No customer identification inside document". Grâce aux "dossiers orphelins", ce dossier peut être lié à la relation souhaitée.

18-05-2022 - v1.0.0.21

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Le nom de l'utilisateur connecté est utilisé pour l'enregistrement du temps. (Le "Receipt user id" n'est plus pris en compte dans la définition).
  

09-05-2022 - v1.0.0.20

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Le nom de l'utilisateur connecté est affiché sous "Ajouté par".

27-04-2022 - v1.0.0.19

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
• Traitement correct du flux de tâches dans les listes IC

12-04-2022 - v1.0.0.18

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2 - logiciel minimum .NET Framework 4.7.2 ou supérieur
  
• Nouveau document pour le dépôt des comptes annuels.

23-03-2022 - v1.0.0.17

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
• Améliorations internes

23-02-2022- v1.0.0.15

• À partir de la version Admin-IS / Admin-Consult v11.0.1.2
• Première version